III. Внутренние аудиты
Существует 4 вида внутреннего аудита:
Аудит, проводимый президентом.
Аудит, проводимый главой подразделения (руководитель отдела, управляющий предприятием, управляющий филиалом и т.д.)
QC аудит, проводимый персоналом QC.
Взаимный QC аудит.
Аудит, проводимый президентом, означает, что президент сам посещает предприятие и различные офисы, чтобы сделать собственные наблюдения и оценки о результатах деятельности по QC.
Аудит, проводимый главой подразделения, предполагает, что руководитель сам проводит QC аудит рабочих мест, находящихся в его подчинении.
QC аудит, проводимый персоналом QC, подразумевает возложение ответственности за QC на одного из директоров компании и наличие 4-5 специалистов по QS, которые могли бы составить группу аудиторов для посещения каждого отдела, производства и филиала. Такой подход дает персоналу QC возможность определить степень ответственности руководства и то, насколько она соответствует условиям.
Взаимный аудит проводится в точном соответствии со своим названием. Различные отделы компании обмениваются своими командами аудиторов. Например, один производственный участок и участок, следующий за ним в технологической цепочке, могут обменяться своими командами, чтобы провести аудит друг у друга.
Чтобы представить действительный пример внутреннего аудита QC, я рассмотрю QC аудит, проводимый президентом. Данный вид отсутствует в Европе и США. Президенты японских компаний принимают на себя руководство QC, и пристально изучают TQC, в то время, как в западных странах президенты компаний не проявляют интереса к этим аспектам.
В ходе проведения QC аудита первым шагом будет определение того, каким будет аудит: охватывать всю деятельность по внедрению TQC или каким-то ограниченным аудитом, основанным на определенных руководящих положениях. В обоих случаях необходимо, чтобы в каждом отделе, который будет объектом президентского аудита, был подготовлен отчёт о внедрении QC. Президент, сопровождаемый некоторыми своими директорами, посещает предприятия, а также офисы и отделы своей штаб-квартиры и требует доложить ему о состоянии дел по QS. Отчет должен сопровождаться конкретными данными. После окончания разъяснений наступает период вопросов и ответов.
Отчет должен включать в себя следующее:
В соответствии с какой политикой и целями осуществляется QC?
Какие результаты были достигнуты и при помощи каких мероприятий? (Отчёт должен состоять не только из результатов. Подразделение должно показать процесс достижения полученного результата. Их отчёты должны выглядеть как “рассказ о QC”).
Какие проблемы все еще существуют на данный момент?
В соответствии с какой политикой и целями подразделение намерено осуществлять QC в будущем?
Какие предложения есть у подразделения для президента и администрации компании?
Лучше всего, когда этап вопросов и ответов проводится в утренние часы, когда присутствуют все. За этим должны следовать дневные мероприятия, состоящие из посещения рабочих мест, таких, как отделы исследования и развития, производства прототипов, закупки, производства, управления качеством, маркетинга, обслуживающие (вспомогательные) отделы. Все аудиторы, которые участвуют в QС аудите, должны участвовать в таких мероприятиях. От них требуется изучить каждый объект, исследовать их деятельность в области QC и принять в каждом из них участие в вопросах и ответах.
Последняя стадия президентского аудита состоит из замечаний и предложений. Отчёт о президентском аудите может быть направлен объекту, который проверялся, позже. После получения предложений президента или аудиторского отчёта, каждый из объектов, например, производственный цех, должен показать то, как он планирует действовать и предотвращать повторение ошибок.
После того, как каждое подразделение разработает такой план, он периодически проверяется и вместе с докладом о рекламациях представляется во время следующего президентского аудита.
Данный вид аудита позволяет получить следующие положительные результаты:
Во-первых, такой аудит полезен для президента. Аудит зависит от него, и он вынужден заботиться о своем уровне знаний о QC. Он может сопоставить фактическую деятельность своего предприятия и других производств, что углубляет его понимание дел в своей компании. Знаний, полученных из бумажных отчетов, недостаточно. У президента могут быть свои идеи о том, как должно работать конкретное подразделение и он может изложить свою позицию в концепции, но ничто не может заменить ему опыт, полученный им самим что называется из первых рук.
Президент может узнать истинное состояние своей компании. Как правило, все факты ему не докладываются. Плохие новости удерживаются, а докладываются только положительные моменты. Как я упомянул ранее, если подчинённые составляют неприукрашенные доклады, это может вызвать неодобрение. Поэтому я советую президентам, которые только начинают свою аудиторскую деятельность: «Никогда не стоит проявлять свою злость, если вам приносят отчёты о чём-то негативном. Не проявляйте свой характер до тех пор, пока вам приносят правдивые отчеты. Наоборот, пусть ваши служащие докладывают вам обо всём плохом, происходящем в компании. Будет лучше, если они будут составлять реальные отчёты о том, что их беспокоит. Обсудите эти проблемы и попытайтесь найти решение в атмосфере сотрудничества. В конце концов, президентский аудит проводится именно с этой целью».
Как правило, происходит улучшение в отношениях между президентом и его подчинёнными. Президент обычно настолько занят, что у него нет возможности встречаться с руководителями подразделений, членами администрации и мастерами лицом к лицу. Аудит позволяет встретиться, поговорить и послушать. У них разовьётся чувство понимания друг друга и отношения улучшатся. И в самом деле, почему бы не поужинать вместе с ними после аудита?
Для людей, чья деятельность в сфере QC проверяется, это тоже значительное событие. В человеческой деятельности всегда бывают и спады, и подъёмы. Бывают моменты, когда человек может посвятить всю свою энергию работе, а иногда он лишь автоматически выполняет определённые действия. Президентский аудит - случай, когда можно встряхнуть служащих и вызвать оживление в деятельности в области управления качеством и TQC. Это также гарантирует продолжение деятельности кружков качества.
Важно отметить, что президент должен проводить такой аудит лично. Это особенно важно в Японии. Мы все знаем, как занят президент, но он должен находить время для аудита. Если от его имени будет действовать вице-президент, результаты будут достигнуты лишь наполовину.
Вначале президент может не знать, как проводить такой аудит. Чтобы компенсировать свою неопытность, он может взять в сопровождение консультантов и в случае необходимости обращаться к ним за помощью. Президент должен быть откровенен, чтобы создать независимую атмосферу свободного обмена информацией и ее обсуждения.
Всё вышесказанное - это только основы. Моё предложение компаниям - применять оба вида QC аудита - и внутренние, и внешние. Они могут оказать компании неоценимую помощь.