7. Інвентаризація в бюджетних установах

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх співставлення з фактичною наявністю майна.

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи. Основними завданнями інвентаризації є:

- виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворого обліку, грошових коштів в касах, на реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунках, валютних та поточних рахунках;

- виявлення не використовуваних матеріальних цінностей;

- дотримання умов та правил зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації основних засобів;

- перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі такої, строк позовної давності яких минув, та перевірка інших статей балансу.

Головний бухгалтер разом з керівниками підрозділів зобов'язаний контролювати дотримання встановлених правил проведення інвентаризації.

Для її проведення наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи при обов'язковій участі головного бухгалтера. Комісію очолює керівник або його замісник.

Наказом встановлюються терміни початку та завершення робіт з інвентаризації та відображення її результатів в обліку.

В установах, в яких через великий обсяг роботи одна комісія не в змозі провести інвентаризацію, створюються місцеві комісії, які очолюються керівниками цих підрозділів і до складу яких включається працівник бухгалтерії.

Інвентаризація (крім продуктів харчування та грошових коштів) повинна проводитись, як правило, на перше число.

За результатами інвентаризації складаються Інвентаризаційні описи за встановленими Інструкцією № 90 формами, які підписуються матеріально-відповідальною особою та членами комісії.

На цінності, що не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, складаються окремі описи: по орендованих, по прийнятих на зберігання та інше.

По закінченні інвентаризації оформлені описи здаються в бухгалтерію для перевірки, проставляння в них даних обліку та виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої заключення та пропозиції заносить в Протокол інвентаризаційної комісії (форма затверджена Інструкцією № 90), який заповнюється по закінченні інвентаризації.

В протоколі вказуються дані про причини та особи, що винні в нестачах, надлишках і вказуються які прийняті міри відносно винних осіб.

Протоколи затверджуються керівником установи не пізніше ніж через 10 днів по закінченні інвентаризації.

Матеріали інвентаризації і рішення щодо врегулювання розходжень затверджуються керівником установи з включенням результатів у звіті за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також і в річний звіт.

При встановленні нестач та винних в них осіб, відшкодування завданих збитків розраховуються з використанням Постанови № 116 від 22.01.96 року "Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей" та Закону України "Про визначення розміру збитків нанесених підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням, псуванням, недостачею чи втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, чи валютних цінностей".

При встановленні нестач і втрат, що виникли в результаті зловживань, відповідні матеріали на протязі 5 днів після встановлення нестач і втрат повинні бути передані в слідчі органи, а на суму нестач і втрат подається позов в суд.

Інструкція № 90 також встановлює випадки обов'язкового проведення інвентаризації активів та пасивів:

- перед складання річного звіту;

- при зміні матеріально-відповідальних осіб;

- при встановленні фактів крадіжок чи зловживань;

- після пожежі чи стихійного лиха;

- при ліквідації установи;

- відповідно до розпоряджень судових і слідчих органів;

- при передачі майна установи в оренду;

- при передачі підприємства, установи, організації чи їх структурних підрозділів від одного підпорядкування в інше.

Інвентаризація може не проводитись у випадку передачі установи чи структурних підрозділів, а також будівель і споруд всередині одного міністерства.