Організація складського обліку

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

З метою забезпечення збереження цінностей в установах належним чином організується складський облік. Для цього виділяються спеціально обладнані приміщення - склади.

Облік запасів за місцем відповідального зберігання ведеться матеріально-відповідальною особою в Книзі складського обліку (ф. З-9) за найменуваннями, сортами, кількістю. В ній ведеться облік на складі матеріалів, продуктів харчування, готових виробів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, інших запасів.

Книга видається завскладом в бухгалтерії. При цьому вона повинна бути прошнурована, сторінки пронумеровані та їх кількість завірена підписом головного бухгалтера установи та скріплена печаткою.

Книга ведеться у розрізі найменувань матеріалів, при цьому вказують місце зберігання запасів, їх ціну, ґатунок, розмір, кількість, джерело отримання та видачі запасів. Записи здійснюються по кожному документу про приймання чи видачу запасів і після кожного запису в Книзі виводиться залишок матеріалів.

Облік запасів в складі та в бухгалтерії може вестись з присвоєнням запасам номенклатурних номерів.

Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів однієї назви, якості і ціни. Він має 7 знаків:

- перші три цифри означають код субрахунку - наприклад, 231;

- четверта цифра означає номер підгрупи - 1 - реактиви і хімікати;

- останні три цифри означають порядковий номер у підгрупі: 051 - спирт етиловий.

Номенклатурний номер спирту етилового буде: 2311051.

Номенклатурні номери вказуються на ярликах, стелажах де вони розміщені та у книзі складського обліку, а також в усіх первинних документах з обліку руху запасів.

У встановлені терміни (відповідно до графіка документообігу) завскладом комплектує прибуткові та видаткові документи, на їх підставі складає Реєстр приймання-здачі документів ф. № М-13 в двох примірниках, які разом з документами подає до бухгалтерії. В бухгалтерії перевіряється поданий звіт та роблять записи в облікових регістрах. Один примірник Реєстру повертається завскладом.

5. Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів

В бухгалтерії ведеться аналітичний та синтетичний облік запасів. Аналітичний облік ведеться за назвами, видами, сортами та за матеріально-відповідальними особами. При цьому облік узгоджується з встановленими установою номенклатурними номерами. В складському і аналітичному обліку слід окремо вести облік запасів, що придбані по коштах загального фонду, спеціального фонду, та тих що надійшли як гуманітарна допомога.

Для аналітичного обліку використовують такі регістри: 1. Книга кількісно-сумового обліку (ф. З-6). Використовується для аналітичного обліку запасів (крім тварин на вирощуванні та відгодівлі та продуктів харчування) в кількісному і вартісному вираженні. Записи в них здійснюються на підставі Реєстрів приймання-здачі документів (звітів завскладом), первинних документів. Аналітичні рахунки відкриваються за встановленими номенклатурними номерами, тобто, за назвами, сортами запасів по їх кількості та вартості.

2. Оборотна відомість (ф. З-11). Використовується для перевірки правильності записів в обліку запасів в аналітичному та синтетичному обліку. Відкривається по кожному субрахунку.

3. Картки кількісно-сумового обліку (ф. З-7). Картки можуть вестись як альтернативний обліковий регістр аналітичного обліку. Їх будова аналогічна Книзі кількісно-сумового обліку з тією різницею, що кожна картка призначена для обліку одного найменування запасів. Картки кількісно-сумового обліку реєструються в Описах карток кількісно-сумового обліку (ф. З-14). В централізованих бухгалтеріях Описи ведуться окремо за кожною установою, що обслуговується.

При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку Книги кількісно-сумового обліку (Картки кількісно-сумового обліку) можуть не застосовуватися.

4. Книга обліку тварин (ф. З-8). Використовується для аналітичного обліку тварин на вирощуванні та тварин на відгодівлі. В ній відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, та по видах тварин на відгодівлі. Тварини обліковуються за кількістю, живою вагою та вартістю за матеріально-відповідальними особами. Відкривається на рік.

5. Журнал реєстрації битого посуду ф. № З-10. Ведеться для списання битого посуду в установах, що мають в своєму складі кухні. Всі сторінки Журналу повинні бути пронумеровані, Журнал прошнурований і на останній сторінці підписом головного бухгалтера та печаткою установи завіряється кількість листів. Записи до нього здійснює на протязі місяця матеріально-відповідальна особа, яка вказує дату, назву предметів та кількість битого посуду (прописом). Члени постійно діючої комісії перевіряють факт наявності битого посуду та завіряють ці дані своїми підписами в журналі. Битий посуд вилучається та знищується. Щоквартально (або щомісячно) комісія за даними Журналу складає акт на списання битого посуду, який затверджується керівником установи.

При автоматизації обліку вирішення організації складського та бухгалтерського обліку досягається веденням машинної картотеки. Завдяки цьому ведеться по предметний облік та досягається тотожність даних складського і бухгалтерського обліку.

Основним узагальнюючим регістром синтетичного обліку є Жур-нал-Головна.

Надходження запасів записується до Головної книги на підставі меморіальних ордерів:

- № 4 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними дебіторами ф. № 408);

- № 6 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними кредиторами ф. № 409);

- № 7 (Накопичувальна по розрахунках в порядку планових платежів ф. № 410);

- № 8 (Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами ф. № 386);

- № 11 (Зведення накопичувальних відомостей по надходженню продуктів харчування, ф. № 398 - бюджет).

Для узагальнення інформації по вибуттю та переміщенню запасів в бухгалтерії на підставі первинних документів складають:

Меморіальний ордер № 10 (Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ф. № 439 - бюджет);

Меморіальний ордер № 11 (Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. № 396 - бюджет);

Меморіальний ордер №12 (Накопичувальна відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № 411 - бюджет);

Меморіальний ордер № 13 (Накопичувальна відомість витрачання матеріалів ф. № 396 - бюджет) . Записи в них кореспондують з кредиту рахунків обліку запасів в дебет різних рахунків.

Таблиця 42

Кореспонденція рахунків з обліку запасів

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт Кт
Надходження запасів
Придбання від різних організацій:
Оприбутковано запаси (на їх купівельну вартість)	20, 21, 23	361, 364, 675
Одночасно відображається сума ПДВ:
Списана на видатки установи по загальному фонду (якщо придбані за рахунок загального фонду)	801, 802	361, 364, 675
- списано на видатки по спеціальних коштах (по придбаних запасах за рахунок спеціального фонду і установа не є платником ПДВ)	811-813	361, 364, 675
- віднесені на податковий кредит з ПДВ (по придбаних за рахунок спеціального фонду і установа є платником ПДВ)	641	364, 361, 675
Оприбуткування запасів, що надійшли як гуманітарна допомога	324	712
	364	324
	23	364
Оприбутковані запаси від ліквідації необоротних активів, малоцінних предметів	324	711
	364	324
	231, 234, 235, 238, 239	364
Вартість витрачених запасів списується на видатки установи відповідно до напрямків їх використання, джерел придбання та за кодами КЕКВ
Списані витрачені матеріали на витрати установи, що придбані за рахунок загального фонду	801, 802,	201-205, 231-236, 238, 239
Списані витрачені матеріали на витрати по спеціальному фонду, що придбані за рахунок спеціального фонду	811, 813	201-205, 231-236, 238, 239
Списані матеріали, що надійшли як гуманітарна допомога, благодійні надходження тощо	812	201-218, 231-236, 238, 239
Переоцінка запасів
До оцінка	201-218, 231-236, 238, 239	441
Уцінка	441	201-218, 231-236, 238, 239