Типи моделей

Фізична модель – збільшене/зменшене відображення досліджуваного об'єкта (наприклад структура управління підприємством);

Аналогова модель - замінює досліджуваний об'єкт об'єктом-аналогом, що поводиться як реальний об'єкт, але виглядає інакше (графіки, схеми, карти тощо);

Математична модель - заснована на використанні символів і позначень для опису властивостей об'єкта за допомогою формульних (математичних) залежностей.

Неформалізовані (якісні) методи прийнятті управлінських рішень – засновані на інтуіції, власному досвіді та досвіді інших осіб (експертів).

Питання 4. Інформація і діловодство в менеджменті

Взаємозв’язок між суб’єктом управління і об’єктом управління — здійснюється через інформаційну систему. Сучасний менеджер, як показують дослідження, витрачає від 50 до 90 % робочого часу на обмін інформацією.

Інформація –

Дані –

Для того, щоб дані перетворилися в інформацію, необхідно розуміння що вони означають.

Тобто інформація - це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів.

Управлінська інформація - це сукупність відомостей про процеси, що протікають усередині фірми та її оточенні, які служать основою ухвалення управлінських рішень.

Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

Здатність інформації знімати невизначеність - одна з найбільш важливих її властивостей, від яких залежить цінність інформації.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним суб’єктам управління, залежать від:

• масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає той чи інший менеджер;

• кількості й характеру параметрів, які регулюються в керованій системі (об’єкті управління) та які характеризують результати роботи системи;

• кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи;

• величини та різноманітності внутрішніх і зовнішніх факторов;

• кількості та якості показників.

Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений релевантною інформацію - об’єктивною, повною, наданою в потрібний час, для конкретної особи і під конкретну ціль.

Тому до інформації, що використовується в управлінні системою, пред’являється ряд вимог:

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками (табл. 7.1):

Таблиця 7.1

Класифікація інформації

Класифікаційна ознака	Вид інформації
за формою відображення	візуальна (графіки, таблиці, табло та ін.) аудіо аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку)
за формою подання	цифрова буквена кодована
за характером носіїв інформації	документована недокументована
за призначенням	планова обліково-бухгалтерська звітна статистична виробничо-оперативна розпорядча довідкова нормативна
за напрямом руху	вхідна вихідна
за стабільністю	умовно-перемінна умовно-постійна
за способом відображення	текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки)
за способом обробки	піддається механізованій обробці не піддається механізованій обробці
за порядком виникнення	первинна (несистематизовані дані) похідна (відомості, що пройшли процес попереднього «очищення» і систематизації) кінцева (інформація дає можливість ухвалювати обґрунтовані управлінські рішення
з погляду ступеня надійності	достовірна (якщо її не можна поставити під сумнів) ймовірнісна
за періодичністю	змінна добова декадна квартальна тощо

Поширеним носієм інформації, за допомогою якого реалізуються управлінські функції є документ.

За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94), документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має згідно з чинним законодавством юридичну силу.

Тобто, документом називають

.

Приблизно 12% управлінської інформації представлено в електронній формі, структуровано зберігається і управляється за допомогою системи управління базами даних; приблизно 15% неструктуровані дані в електронній формі (як правило це текстова інформація); біля 73% інформації традиційно зберігається на папері.

Документи одного виду мають загальне призначення і єдиний формуляр.

Формуляр –

.

Реквізит –

.

За призначенням ділові документи мають вид оригіналу, копії, дубліката, витягу.

Оригінал - основний вид документа, його перший або єдиний примірник. Оригінал має підпис уповноваженої особи і у разі потреби оформляється штампом і печаткою.

Точне відображення оригіналу називається копією. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті - позначка «Копія». її засвідчують проставленням нижче реквізиту «Підпис» засвідчувального надпису «Вірно». При цьому пишуть назву посади працівника, який засвідчив копію, його особисті підписи і дату.

Витяг (із офіційного документа) відображає тільки частину певного документа (наприклад, виписка із постанови зборів акціонерів, з наказу директора підприємства та ін.). На відміну від оригіналу і копії, виписки не підписують відповідальні особи, їх тільки засвідчують.

Дублікат - повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Він видається у разі втрати оригіналу і має однакову юридичну силу.

На практиці оперативність управління безпосередньо залежить від швидкості обробки і доставки документів, вірогідності інформації, включеної у документ, стійкості системи приймання і передачі документованої інформації, організації пошуку, зберігання і використання документів, тобто чіткості роботи інформаційної системи організації.

Інформаційна система (ІС) —

ІС складається з:

1. компонентів обробки інформації;

2. внутрішніх і зовнішніх каналів передачі інформації;

3. інформації.

Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, як і будь-яка інша інформаційна система, включає як складову частину інформаційну базу.

Інформаційна база є сукупністю певним чином організованої, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на різних носіях, яка відображає стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та в його зовнішньому середовищі.