60

Конспект лекций по дисциплине

Базы данных и системы управления базами данных

База данных Microsoft Access

Архитектура базы данных

Основу базы данных (БД) составляют хранящиеся в ней данные. Однако в БД Microsoft Access есть и другие важные компоненты, которые называются объектами. Access называет объектами все, что может иметь имя в системе. Основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица - объект, который определяется и используется для хранения данных. Любая информация, которая заносится в БД, сохраняется в таблице. Каждая таблица соответствует объекту определенного типа. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ и один или несколько индексов. Таблица БД должна соответствовать всем требованиям, предъявляемым к таблицам реляционных БД.

Запрос - объект, позволяющий пользователю получать нужные данные из одной или нескольких таблиц, задавая условия отбора. Для определения запроса используются бланк QBE (Query By Example) или инструкция SQL (Structured Query Language). Возможно создание запросов на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких уже существующих таблиц.

Форма - объект, предназначенный для просмотра, ввода и редактирования данных. Через формы пользователь взаимодействует с БД.С помощью форм удается обеспечить необходимый вид отображаемой на экране информации. В формах содержатся также элементы управления, позволяющие пользователю управлять работой приложения. Формы обычно составляют основу пользовательского интерфейса для работы с БД.

Отчет - объект, предназначенный для форматирования и обобщения данных, вычисления итогов и печати выбранных данных. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране.

Макрос - объект, содержащий одну или несколько макрокоманд. Каждая макрокоманда выполняет определенное действие над объектами БД. Вся последовательность макрокоманд, описанных в макросе, выполняется в ответ на некоторое событие. Например, можно определить макрос, который при выборе некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. Макросы можно использовать для открытия таблиц, выполнения запросов, просмотра или печати отчетов, т.е. для управления работой приложения.

Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic для приложений.

Все объекты объединены в единую реляционную БД и хранятся в одном файле с расширением .mdb.

Создание файла базы данных

При запуске Access открывается диалоговое окно - Окно запуска, в котором установкой флажков можно выбрать режим создания новой БД, запустить Мастера БД или открыть существующую БД.

При выборе флажка Новая БД откроется окно Файл новой базы данных, где следует выбрать каталог и задать имя создаваемой БД. Раскроется Окно базы данных.

Вниманию студентов! Студенческие БД должны создаваться в директории Student / GR NNN.

При дальнейшей работе с Access окно запуска больше не открывается и нужный режим работы можно установить с помощью соответствующих команд меню Файл. Так, например, для создания файла БД надо выбрать команду Файл / Создание БД. В раскрывшемся окне Создание на вкладке Общие надо выбрать значок База данных, после чего откроется окно Файл новой БД. В этом окне можно выбрать из каталога нужную директорию, задать имя создаваемой БД и нажать кнопку Создать. Откроется окно БД.

О кно базы данных – одно из основных окон Access. В этом окне находится панель Объекты с кнопками для всех объектов БД. Нажав нужную кнопку, можно приступить к созданию соответствующего объекта. В окне БД также находится своя панель инструментов, содержащая кнопки основных команд меню системы. Из других окон Access можно перейти в окно БД с помощью кнопки F11.

Основные операции над объектами БД

Открыть файл БД можно через окно запуска так, как это описано выше. Если это окно уже закрыто, то следует воспользоваться командой меню Файл / Открыть и выбрать из каталога нужную БД.

Для того чтобы открыть таблицу надо в окне БД нажать кнопку Таблицы, выбрать нужную таблицу и нажать кнопку Открыть (таблица откроется в режиме Таблицы) или кнопку Конструктор (таблица откроется в режиме Конструктора). Подобным образом открывается любой другой объект БД.

Файл БД удаляется из каталога так же, как и любой файл Windows.

Объекты БД удаляются в окне БД. Объект, подлежащий удалению, нужно выделить, а затем нажать клавишу Del или воспользоваться командой меню Правка / Удалить.

Для того чтобы переименовать объект БД, надо выделить его в окне БД и выбрать команду меню Правка / Переименовать. Имя объекта будет предоставлено для редактирования. После ввода нового имени надо нажать клавишу Enter для сохранения нового имени.

Р абота со всеми объектами БД возможна в двух режимах: в режиме Конструктора и в режиме Таблицы. Первый режим позволяет работать только со структурой объектов, второй – предназначен, в основном, для просмотра, добавления и редактирования данных. Переключиться из режима в режим можно несколькими способами. Находясь в окне БД, можно пользоваться кнопками Открыть и Конструктор панели инструментов этого окна. В других случаях удобно пользоваться кнопкой Вид панели инструментов Microsoft Access.

Создание таблиц базы данных Проектирование базы данных

Основой любой реляционной БД являются таблицы. Разработка таблиц является одним из наиболее сложных этапов в проектировании БД. Грамотно спроектированные таблицы являются основой для создания работоспособной и эффективной БД.

Понятие таблицы в Access полностью соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. Любая таблица реляционной БД состоит из строк (называемых также записями) и столбцов (называемых также полями).

Строки таблицы содержат сведения об однотипных объектах - документах, людях, предметах. На пересечении столбца и строки находится конкретное значение, характеризующее объект.

Можно сформулировать ряд основных требований, которым должны удовлетворять таблицы.

1. Информация в таблице не должна дублироваться, т.е. в таблице не должно существовать двух записей с полностью совпадающим набором значений ее полей.

2. На пересечении любого столбца и любой строки должно находиться одно значение.

3. Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом вычислений.

4. Значения данных в одном и том же столбце должны принадлежать к одному и тому же типу, доступному для использования в данной СУБД.

5. Каждое поле должно иметь уникальное имя.

6. Каждая таблица должна иметь первичный ключ.

7. Таблицы БД должны быть связаны через внешние ключи.

Каждая таблица должна содержать поле (или набор из нескольких полей), значения в котором однозначно идентифицируют каждую запись в таблице. Такое поле (или набор полей) называется ключевым полем таблицы или первичным ключом. Первичный ключ любой таблицы обязан содержать уникальные непустые значения для каждой записи. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

В Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и поле счетчика.

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как простой первичный ключ. Если в этом поле появятся повторяющиеся или пустые значения, Access выведет сообщение об ошибке.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений ни одного из полей, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей - составной первичный ключ. Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Не рекомендуется определять ключ по полям Имена и Фамилии, поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей.

Составной ключ необходим для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие - ко - многим» Обычно такой ключ состоит из ключевых полей связываемых таблиц.

Если для какой-либо таблицы не удалось определить простой первичный ключ или найти подходящий набор полей для составного ключа, можно добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым. При создании каждой новой записи Access генерирует уникальный номер записи, называемый счетчиком. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей.

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано предложение о создании системой ключевого поля. При ответе Да будет создано ключевое поле счетчика.

Сила реляционных баз данных, таких как БД Microsoft Access, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Таблицы реляционных БД связываются через одинаковые значения одноименных полей, содержащихся в связываемых таблицах. Такие поля называются внешним ключом для этих таблиц. Все таблицы БД Access должны быть связаны с помощью внешних ключей.

Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

Этот режим имеет наибольшие возможности для настройки структуры таблиц.

Для вызова Конструктора таблиц в окне БД для объекта Таблица следует дважды щелкнуть на кнопке Создание таблицы в режиме конструктора или нажать кнопку Создать панели инструментов и выбрать из раскрывшегося списка строку Конструктор. На экране появится окно Конструктора таблиц.

В верхней части окна, в области проекта таблицы, вводятся имена полей, определяются типы данных, вводится краткое описание назначения каждого из полей. При определении типов данных можно использовать раскрывающийся список.

Access разрешает использовать пробелы в именах таблиц и полей, однако использование пробелов не рекомендуется, так как это может затруднить обмен данными с другими БД.

В нижней части окна Конструктора находится бланк Свойства поля с вкладками Общие и Подстановка. Здесь можно задать дополнительные свойства полей. Так, например, в строке Подпись вкладки Общие можно определить то имя поля, которое будет выводиться на экран при просмотре таблицы.