Лабораторна робота № 2

Тема: MS Word. Створення структурованих документів. Стандартні поля. Поля злиття. Поля форми.

Мета: Уміти створювати стуктуровані документи; готувати ділові листи однакового змісту для розсилання декільком адресатам, підписувати конверти, створювати шаблони бланків.

Теоретичні відомості

1. Структура документа

Word надає користувачу спеціальні засоби для роботи з великими документами. Великим називається документ складний по своїй структурі. Під структурою документа звичайно розуміють схему, що визначає взаєморозміщення і зв’язок його складових частин. У структурі курсової роботи: назва роботи, назви глав, розділів, підрозділів і т.д. На найнижчому рівні розташовується текст.

При створенні великого документа користувач може застосовувати різні підходи:

• якщо відомий план майбутньої роботи, зразкові назви глав, розділів і підрозділів, то бажано спочатку створити структуру документа, а потім уже набирати текст пояснювальної записки;

• якщо текст уже набраний, то можна провести структурування існуючого документа. Процес структурування документа полягає в тім, що в режимі перегляду структури документа за допомогою кнопок панелі інструментів “Структурирование” потрібним абзацам привласнюються рівні “Заголовок 1”, “Заголовок 2”, і т.д.

На підставі заголовків можна швидко створити зміст документа. Тип шрифту чи заголовка його розмір можна змінити.

Щоб переключитися в режим перегляду структури документа, необхідно вибрати команду меню “ВидСтруктура”.

На екрані з’явиться панель інструментів “Структура” (мал. 1).

Малюнок 1 – Панель інструментів Структура:

2 Заголовки

Створення заголовків розглянемо на прикладі розробки структури реферату (мал. 2).

1. Реклама і пропаганда товару

Один або кілька абзаців тексту

2. Методи просування товару на ринок

Один або кілька абзаців тексту

2.1. Виділення ринкових сегментів

Один або кілька абзаців тексту

2.1.1. Рекламна діяльність

Один або кілька абзаців тексту

2.1.2. Зовнішні характеристики товару

Один або кілька абзаців тексту

3. Особливості товару

Один або кілька абзаців тексту

Демонстрація можливостей товару

Один або кілька абзаців тексту

Малюнок 2 – План реферату на тему «Планування рекламної компанії»

Таку структуру можна одержати двома способами.

1 спосіб:

1. увести всі заголовки (глави, розділи, підрозділи) у стилі “Обычный” або “Заголовок 1” з пункту “Стиль” панелі “Форматирование”;

2. перейти в режим перегляду структури документа, натиснувши відповідну кнопку ліворуч від нижньої смуги чи прокручування вибравши команду меню “ВидСтруктура”;

а	б

Малюнок 3 – Діалогові вікна;

3. використавши описані вище кнопки панелі інструментів “Структура”, підвищте (понизьте) кожен абзац до потрібного рівня. Перед натисканням кнопок відповідний заголовок потрібно чи виділити поставити в цей рядок курсор;

4. вибрати вкладку меню “ФорматСписок”;

5. у діалозі, що з’явився, перейти на вкладку “Многоуровневый”, у ній вибрати вікно з нумерацією типу «1. —1.1. —1.1.1.», натиснувши клавішу “Изменить”, задати тип шрифту, відступ заголовків і тексту від лівого краю, початкову цифру нумерацію заголовків.

У результаті цих дій до кожного абзацу, відформатованому раніше як заголовок, буде доданий відповідний номер. При додаванні чи вилученні елементів структури документа заголовки будуть автоматично перенумеровуватися. Стиль нумерації заголовків можна змінити, повторно виконавши команду “ФорматСписок”, после чего прейдя на вкладку “Нумерованный” (чи “Многоуровневый”), вибрати новий стиль нумерації. Щоб вилучити нумерацію заголовків, необхідно в діалоговому вікні “Список” натиснути кнопку “Удалить”.

На даному етапі реферат складається з заголовків різного рівня. Щоб розмістити в ньому текст, зручно спочатку в режимі перегляду структури документа додати в кожен розділ один порожній текстовий рядок, а потім перейти в звичний режим розмітки сторінки. З цією метою необхідно виконати команду меню “ВидРазметка” чи сторінки натиснути відповідну кнопку внизу ліворуч від смуги прокручування. Далі варто набирати текст. Нові номери, що з’являються автоматично, у текстових рядках убираються клавішею Васкsрасе чи кнопкою “Понизить” до звичайного тексту з режиму “Структура”.

2 спосіб:

Якщо в першому способі спочатку вводилися і нумерувалися заголовки, а потім вставлялися абзаци з текстом, то в другому способі і заголовки, і текст вводяться одночасно. У цьому випадку при нумерації в пункті меню “ФорматСписок” на вкладці “Многоуровневый” вибирається вікно з нумерацією типу «1 Заголовок 1—1.1 Заголовок 2—1.1.1—Заголовок 3». В іншому порядок дій такої ж, як і в першому способі.