4. Функционально-стоимостной анализ

Обычная сфера использования функционально-стоимостного анализа – соотнесение прибыльности направления деятельности и затрат. Однако если мы подходим ко времени как к ресурсу, который также нуждается в экономии, то вполне разумно использовать уже испробованные методики для оценки соотношения приоритетности (важности) своих действий и времени, которое мы на них тратим. Методика предполагает заполнение форм, содержащих самооценку времени в часах, которое уходит на исполнение тех или иных действий, их важности и уровня трудности, которую указанные действия у вас вызывают. Единицей для оценки первого параметра являются реальные часы, два оставшихся параметра оцениваются в условных единицах от единицы до пяти.

После заполнения трех колонок таблицы вычисляется показатель пятой колонки, равный произведению оценок важности действия и его трудности. В четвертой колонке помещается ранг (место) показателя.

Ситуация при оценке затрат времени резко усложняется, если деятельность приобретает характеристику неустойчивости. Одним из источников неустойчивости является апериодичность выполняемых действий, когда одна неделя не похожа на другую по номенклатуре выполняемых действий. Второй аспект неустойчивости – колебания во времени, которое уходит на выполнение одних и тех же действий. В таблице 6 помещено описание деятельности генерального директора, в котором присутствуют оба аспекта неустойчивости. Стоит гендиректору уехать в командировку (п.33), как вынужденно изменяются все остальные выполняемые им действия. Кроме 100 того, остальные действия также отличаются по времени исполнения в 2-4 раза. Такого рода профессиональная деятельность находится за пределами традиционных методов управления временем.

5. Использование smart-критериев

Метод предполагает, что при выработке целей работы следует использовать критерии, которые были бы:

-конкретными (Specific),

-измеримыми (Measurable),

-достижимыми (Achivable),

-ориентироваными на результат (Result-oriented),

-соотносимыми с конкретным сроком (Timed).

Конкретные цели (S) – цель должна быть чѐтко сформулирована. Иначе в конечном итоге может быть достигнут результат, отличающийся от запланированного.

Измеримые цели (M) – если у цели не будет каких-либо измеримых параметров, то будет невозможно определить, достигнут ли результат.

Достижимые цели (A) – цели используются в качестве стимула для решения каких-то задач и, таким образом, дальнейшего продвижения вперѐд за счѐт достижения успеха. Не нужно ставить такие цели, которые, наоборот, приводили бы к увеличению стрессов в жизни. Стоит ставить достаточно сложные цели, предполагающие усилия, но при этом иметь в виду, что они должны быть достижимыми.

Ориентированные на результат цели (R) – цели должны характеризоваться исходя из результата, а не проделываемой работы. Таким образом достигается эффективность. Можно поставить себе цель приходить на работу на час раньше, но если при этом не определить ожидаемый результат, то этот час можно провести, попивая кофе или просто болтая.

Цели, соотносимые с конкретным сроком (T), – любая цель должна быть выполнима в определѐнном временном измерении.