Geschäftsverkehr

Verhandlungen (2) Termin vereinbaren

Aufgabe 1. Frau Lind ruft das Schloß Reinach an, um einen Termin zu vereinbaren. Danach ruft sie Herrn Frey, den Geschäftsführer einer HML-Tochtergesellschaft in Stuttgart, an.

Dialog 1

Rezeption: Schloß Reinach, guten Tag.

Frau Lind: Guten Tag, hier spricht Lind von der Firma HML. Ich möchte bitte Frau Fell von der Bankettabteilung sprechen.

Rezeption: Ich verbinde.

Frau Fell: Fell, guten Tag.

Frau Lind: Guten Tug, Frau Fell, hier Lind, Firma HML.

Frau Fell: Ah. Guten Tag, Frau Lind.

Frau Lind: Ich habe Ihr Angebot für unsere Konferenz bekommen, vielen Dank. Bevor wir unsere Entscheidung treffen, möchten mein Chef, Herr Cook und ich Ihr Hotel und die Konferenzeinrichtungen besichtigen. Können wir einen Termin vereinbaren?

Frau Fell: Aber gerne. Wann möchten Sie kommen?

Frau Lind: Geht es in der ersten Septemberwoche?

Frau Fell: Ja, selbstverständlich. Welcher Tag passt Ihnen am besten.

Frau Lind: Sagen wir Mittwoch, der 6. September?

Frau Fell: Ja, das geht. Vormittags oder nachmittags?

Frau Lind: Vormittags wäre uns lieber. Dann haben wir genug Zeit, um alles zu sehen und um die Konferenzorganisation zu besprechen. Sagen wir um 10.30 Uhr?

Frau Fell: In Ordnung, Frau Lind. Und wollen Sie auch übernachten?

Frau Lind: Nein, danke, nach der Besichtigung fahren wir gleich weiter.

Frau Fell: Ist gut. Ich bestätige Ihnen den Termin für Ihren Besuch per Fax.

Frau Lind: Vielen Dank, auf Wiederhören.

Frau Fell: Auf Wiederhören.

Dialog 2

Zentrale: HML Stuttgart, guten Tag.

Frau Lind: Guten Tag, können Sie mich bitte mit Herrn Frey verbinden?

Zentrale: Einen Moment, bitte.

Sekretärin: Müller am Apparat.

Frau Lind: Guten Tag, ich möchte Herrn Frey sprechen.

Sekretärin: Herr Frey ist gerade in einer Besprechung. Kann ich Ihnen helfen? Ich bin seine Sekretärin.

Frau Lind: Ja, vielleicht. Hier spricht Lind von der Hauptverwaltung. Es geht um die Konferenz in Freiburg. Mein Chef, Herr Cook, und ich fliegen in der ersten Septemberwoche nach Freiburg, um einige Konferenzhotels zu besichtigen. Wir möchten gerne Herrn Frey besuchen, um die Organisation der Konferenz zu be-sprechen. Können wir einen Termin vereinbaren?

Sekretärin: Moment bitte, ich schaue mal in seinem Terminkalender nach. Also, in der letzten Augustwoche ist er im Urlaub und kommt erst am Dienstag, dem 5. September, ins Büro zurück. Am Mittwoch, dem 6. September, ist er nur am Vormittag frei, oder am Nachmittag ab 15.00 Uhr. Am Donnerstag, dem 7. September, ist er den ganzen Tag frei.

Frau Lind: Donnerstag passt sehr gut. Geht es um 10.00 Uhr?

Sekretärin: Ja, das geht. Donnerstag, der 7. September um 10. 00 Uhr, Herr Cook und Frau Lind. Ich trage es ein.

Frau Lind: Sehr gut, vielen Dank.

Sekretärin: Gern geschehen. Auf Wiederhören.

Frau Lind: Auf Wiederhören.

Beantworten Sie die Fragen zu den Gesprächen.

Dialog 1

1. Wann möchten Frau Lind und ihr Chef das Hotel besichtigen?

2. Welcher Tag passt ihnen am besten?

3. Um welche Uhrzeit ist der Termin?

Dialog 2

1. Warum ist Herr Frey im Moment tlefonisch nicht erreichbar?

2. Worum geht es bei dem Anruf?

3. Wann ist Herr Frey frei?

4. Für welchen Tag und welche Uhrzeit wird der Termin vereinbart?

Aufgabe 2. Üben Sie Dialoge, in denen Sie einen Termin vereinbaren.

Ich möchte Sie/Ihre Firma gerne besuchen. Wann möchten Sie kommen?

Können wir einen Termin vereinbaren? Welches Datum/Welcher Tag

I ch möchte gerne einen Termin/eine passt Ihnen am besten?

B esprechung mit Ihnen (in den nächsten

Tagen/in der nächsten Woche/in der Woche

v om 13. März) vereinbaren.

Geht es am ( Mittwoch, dem 7. Juli)?

Paßt Ihnen (Montag, der 15. März)?

Wäre Ihnen (Donnerstag vormittag) lieber?

H ätten Sie (nächsten Dienstag) Zeit? Vormittags oder nachmittags?

Um welche Uhrzeit?

Um wieviel Uhr möchten Sie

Vormittags / Nachmittags wäre kommen?

mir lieber.

Sagen wir um 10 Uhr? Einen Moment, ich sehe in mei-

nem Terminkalender nach.

Ja, das passt sehr gut.

Ja, (Mittwoch, um 10 Uhr) geht.

Ja, am (Donnerstag) bin ich den

ganzen Tag frei.

Das geht leider nicht.

Das passt mir schlecht.

Da habe ich schon einen Termin/

eine Besprechung.

Da bin ich nicht im Hause.

Vormittag/Nachmittag passt mir

G ut, wir treffen uns also besser.

Am ... um ... Uhr.

Ich bestätige Ihnen den Termin per

Telefon (per Fax).

Aufgabe 3. Lesen Sie die Telefongespräche.

Dialog 1

Herr Beck: Beck.

Herr Werner: Guten Morgen, Herr Beck, hier Werner, Firma Kluwer, Wien.

Herr Beck: Ah. Guten Morgen, Herr Werner.

Herr Werner: Es geht um unseren Termin am nächsten Montag.

Herr Beck: Ja, um 9.30 Uhr, nicht wahr?

Herr Werner: Ja. Ich muß leider absagen, weil wir hier in der Firma im Augenblick einige Probleme haben.

Herr Beck: Ah so, das tut mir leid.

Herr Werner: Könnte ich Sie nächste Woche wieder anrufen, um einen neuen Termin zu vereinbaren? Ich bitte um Verständnis für diese Unannehmlichkeit.

Dialog 2

Frau Doliwa: Doliwa am Apparat.

Herr Riedel: Guten Morgen, Frau Doliwa, hier spricht Riedel, Lieberoth GmbH. Wie Sie wissen, haben wir einen Termin für heute nachmittag um zwei Uhr. Ich glaube aber, das schaffe ich nicht. Ich stehe im Moment auf der Autobahn im Stau. Bis wann sind Sie im Büro?

Frau Doliwa: Das ist kein Problem, Herr Riedel, ich bin bis fünf Uhr hier.

Herr Riedel: Ah, gut. Ich melde mich später wieder, sobald ich weiß, wann ich wahrscheinlich ankomme. Auf Wiederhören.

Frau Doliwa: Auf Wiederhören.

Dialog 3

Herr Fleck: Fleck, guten Tag.

Frau Lavalz: Guten Tug, Herr Fleck, hier spricht Ivette Laval, Intrex Trading, Paris. Ich habe einen Termin mit Ihnen übermorgen um 11.00 Uhr. Ich muss den Termin aber leider absagen, weil die Fluglotsen hier am Flughafen streiken. Könnten wir den Termin vielleicht auf nächste Woche verschieben?

Herr Fleck: Ja, ich schaue in meinem Terminkalender nach. Mm, das wäre wohl schwierig. Nächste Woche bin ich nämlich drei Tage auf der Messe in Köln.

Aus welchem Grunde müssen die Anrufer ihre Termine verschieben?

Ich muß unseren Termin leider absagen/verschieben ...

1. ... es ist nämlich etwas dazwischen gekommen.

2. ..., denn ich stehe im Moment auf der Autobahn im Stau.

3. ..., da ich ganz plötzlich eine Geschäftsreise machen muss.

4. ..., weil die Fluglotsen hier am Flughafen streiken.

5. ..., weil ich im Momenr zu beschäftigt bin.

6. ..., weil wir hier in der Firma im Augenblick einige Probleme haben.

7. ... Ich muss den Termin aus persönlichen Gründen absagen.

Aufgabe 4. Ändern Sie Ihre Termine. Spielen Sie abwechselnd die Rolle des Anrufers und des Angerufenen in folgenden Situationen.

Anruf 1 Anruf 2

Sie haben einen Termin mit Herrn Krause Sie haben eine Besprechung mit Ihrer

von der Firma Klingspor am Mittwoch, Kollegin, Frau Walter, am nächsten

den 29. November um 11.15 Uhr, den Sie Dienstag um 15.30 Uhr. Sie können

aber leider absagen müssen. Rufen Sie ihn aber leider nicht einhalten und möchten

an und vereinbaren Sie einen neuen Termin. das Gespräch auf die folgende Woche verschieben.

Benutzen Sie die untenstehenden Ausdrücke im Gespräch und wählen Sie einen passenden Grund aus der Aufgabe 3.

Es geht um unseren Besuchstermin/unsere Besprechung am ...

Ich muss diesen Termin leider absagen. / Ich kann den Termin leider nicht mehr einhalten.

Wäre es möglich, einen neuen Termin zu vereinbaren?

Könnten wir den/unseren Termin auf eine Woche/einige Tage / auf den 14. De-zember/die folgende Woche verschieben?

Aufgabe 5. Vereinbaren und ändern Sie einen Termin mit einem Geschäftspartner.

Datenblatt für Partner A.

Situation 1

Sie sind Frau Schumacher und arbeiten bei der Firma Otto Elektrik. Sie haben Herrn Weiss, einem potentiellen Kunden, Fachliteratur und Kataloge per Fax geschickt. Sie möchten in der nächsten Woche einen Erstbesuch bei ihm machen. Sehen Sie Ihren Terminkalender nach und rufen Sie dann Herrn Weiss an, um einen Termin zu vereinbaren.

Juni

Montag Termine für Mittwoch absagen

13. 9.30 Besprechung mit dem Bertriebsleiter

14.15 Herrn Blau vom Flughafen abholen

Dienstag 9.00 – 13.00 Kundenbesuch in München

14. Herrn Blum anrufen

Theaterkarten für Samstag bestellen

Mittwoch Düsseldorf / Messe

15.

Donnerstag Verkaufsbericht schreiben!

16. 11.00 Besprechung mit Dr. Jung (Handelskammer)

12.30 Mittagessen mit Herrn Schmidt

Freitag Termine für nächte Woche vereinbaren

17. 15.20 Flug nach Paris

Situation 2

Einen Tag später ruft Herr Weiss zurück, weil er den Termin nicht einhalten kann. Vereinbaren Sie einen neuen Termin in der gleichen Woche.

Datenblatt für Partner B.

Situation 1

Sie sind Herr Weiss und haben von Frau Schumacher, von der Firma Otto Elektrik, Fachliteratur und Kataloge bekommen. Frau Schumacher ruft Sie an, weil sie Sie in der nächsten Woche besuchen möchte. Sehen Sie Ihren Terminkalender nach und vereinbaren Sie mit ihr einen Termin.

Situation 2

Sie können den Termin mit Frau Schumacher leider nicht einhalten. Es ist etwas dazwischen gekommen. Rufen Sie sie an und vereinbaren Sie einen neuen Termin in der gleichen Woche.

Juni

Montag Kopierer-Service anrufen!

13 11.30 Besprechung mit dem Produktionsmanager

Lieferung der neuen Maschine!

Dienstag Nachmittag in Frankfurt

14

Mittwoch 9.00 Vorstandssitzung

15. 16.00 Zahnarzt

Peters Geburtstag

Donnerstag 9.00 – 12.00 Betriebsrundgang (Firma Schickel)

16 Mittagessen mit Frau Reiter

Bericht für Riedel schreiben

Freitag Eva anrufen! Blumen besorgen!

17 14.00 Sitzung der Betriebsleitung

Aufgabe 6. Sie haben einen Kundentermin für die nächste Woche, müssen aber leider absagen.

Hinterlassen Sie eine Nachricht auf seinem/ihrem Anrufbeantworter. Berichten Sie:

- Namen und Firmennamen

- warum Sie den Termin absagen müssen

- für wann der Termin vereinbart werden muss (kann)

- wann Sie wieder anrufen

Nehmen Sie Ihre Nachricht eventuell auf Band auf.