Tip 7: Blockieren Sie durch bewusstes Ignorieren

Damit Sie weiterhin erfolgreich bleiben, auch gegenüber einem sich langsam in den Vordergrund spielenden Kontrahenten, müssen Sie auch einmal zu etwas härteren Maßnahmen greifen. Schließlich stehen Ihre Interessen auf dem Spiel. Stellen Sie sich einfach stur. Hören Sie nicht hin, wenn Ihr Gegenüber spricht, schauen Sie aus dem Fenster, wenn Ihr Kontrahent eine hervorragende Präsentation vorführt. Er wird nervös werden. Eventuell können Sie bei Beginn der Rede Ihres Gegners auch gleich ganz aus dem Raum gehen. Aber bitte langsam, das wirkt seriöser.

Sollten Sie im Konferenzsaal bleiben wollen, und Ihr Kontrahent fragt Sie danach, warum Sie so abwertend reagieren, gehen Sie nicht auf seine Frage ein, sondern sprechen Sie einen völlig anderen Sachverhalt an. Diese Durchsetzungsstrategie sollte aber nur in sehr seltenen Situationen benutzt werden. Sie hat bereits destruktive Züge, denn sie ist zwar situativ wirkungsvoll, langfristig aber beziehungszerstörend.

Trainingsmodul 4 Besprechungen moderieren

Wenn Sie eine Arbeitssitzung, Besprechung moderieren sollen, sind Sie von inhaltlichen Aufgaben befreit. Sie haben die Verantwortung für den Informations-, Lösungs- und Entscheidungsprozess.

Aufgabe 1. Geben Sie als Moderator den Verlauf der Sitzung vor. Dabei können Sie sich an folgendem Leitfaden orientieren:

1. Eröffnung

2. Aufwärmen und kennen lernen; Auftrag, Erwartungen und Ziele klären

3. Informationen sammeln und strukturieren

4. Pläne erstellen; Aufgaben formulieren

5. Arbeitsaufträge vergeben

6. Zusammenführung der Ergebnisse

7. Aktionsplan erstellen

Mit zielgerichteten Fragen können Sie als Moderator die Teilnehmer der Besprechung geschickt zum Ziel lenken.

Aufgabe 2. Stellen Sie sehr konkrete Fragen. Fragen Sie nach der persönlichen Meinung der einzelnen Teilnehmer und lassen Sie sich von Fragen aus der Gruppe leiten. Verwenden Sie dabei „offene Fragen“ mit den Fragewörtern „wer, wie, was, womit,“ um die Diskussion zu eröffnen. Verwenden Sie „geschlossene Fragen“, auf die man mit „ja“ oder „nein“ antworten kann oder soll, nur, wenn Sie etwas feststellen oder vereinbaren wollen.

Aufgabe 3. Werten Sie mit den Teilnehmern am Ende der Besprechung den Arbeitsprozess aus. Vergleichen Sie die Ziele mit dem erreichten Ergebnis sowie Ihre Erwartungen mit den inhaltlichen und personenbezogenen Ergebnissen.

Aufgabe 4. Vergleichen Sie nach der Besprechung den Verlauf mit Ihrer Planung: Was ist gut verlaufen, was nicht? Notieren Sie, was Sie beim nächsten Mal besser machen könnten. Versenden Sie schließlich ein Protokoll an alle Beteiligten.

Aufgabe 5. Überzeugen Sie die Partner mit Argumenten in 5 Schritten.

1. Bestimmen Sie Ihre Ziele vor der eigentlichen Besprechung

Nur wenn Sie zu Beginn der Besprechung wissen, was Sie am Ende erreicht haben wollen, können Sie diese Ziele konsequent anstreben. Je genauer Sie vorab Ihre Ziele definieren, desto wahrscheinlicher ist Ihr Erfolg. Machen Sie sich auch eine Rangfolge Ihrer Ziele bewusst, damit Sie schon vorher genau wissen, wo Sie einen Kompromiss eingehen könnten und wo Sie unbedingt an Ihrem Ziel festhalten müssen. Definieren Sie auch negative Ziele: Was sollte auf keinen Fall passieren?

2. Suchen Sie Argumente für die Besprechung

Schreiben Sie zunächst alle Argumente auf, die Ihnen einfallen. In fachspezifischen Einzelfällen können Sie auch andere Kollegen fragen. Werten  Sie die Argumente zunächst nicht aus.

3. Systematisieren Sie

Im nächsten Schritt ordnen Sie die Argumente. Fassen Sie ähnliche zu Gruppen zusammen und unterscheiden Sie Haupt- und Nebenargumente.

4. Sortieren Sie aus

Weniger ist mehr. Trennen Sie sich von Argumenten, die wenig überzeugen, sich leicht widerlegen lassen und Ansatzpunkt für eine Gegenargumentation sein könnten.

5. Gewichten Sie

Beim Gewichten Ihrer Argumente stehen 2 Kriterien im Mittelpunkt:

• Wie überzeugend ist das Argument auf sachlicher Ebene?

• Welche Argumente stehen in Übereinstimmung mit den Interessen des Gesprächspartners? 

Denken Sie daran: Sie können jemanden am besten überzeugen, wenn Sie den Nutzen der Lösung für ihn herausstellen.