Sprachliche Gestaltung und Stil

1. Alle Satzzeichen nutzen incl. Doppelpunkt und Gedankenstrich (-)

2. kurze Sätze, im Durchschnitt 10-15 Wörter

3. besser Sie-Stil als Wir-Stil, Verbal- statt Nominalstil

4. Höflichkeit ohne Floskeln

5. positiv und persönlich formulieren

6. keine unnötigen Wiederholungen, Phrasen und umständlichen Formulierungen

7. sparsam mit Konjunktiv, Nebensätzen, Passivformen und Modalverben sein

8. wichtigste Informationen an den Satzanfang

9. nicht marktschreierisch sein: Übertreibungen und Superlative vermeiden

Psychologisches

• sich immer in die Person des Empfängers versetzen

• DIN-Briefnormen respektieren, sich aber auch darüber hinwegsetzen können (bei persönlichen Briefen)

• nicht förmlicher sein als der vorangegangene Brief (z.B. Anrede „Liebe/r“)

• Briefe der Art des Kontakts bzw. seiner Entwicklung anpassen

• Brief persönlicher machen (Anrede, Grußformel, Inhalt), falls direkter Kontakt zur angeschriebenen Person besteht

• ruhig eine landestypische Note hereinbringen (vor allem bei gutem Kontakt)

• bei der „Auflockerung“ des schriftlichen Kontaktes ruhig den ersten Schritt tun (die Initiative hierfür liegt in der Regel bei demjenigen, der antwortet)

• beachten, dass die Normen für die Handelskorrespondenz in DaF-Lehrwerken immer tendenziell altmodisch sind

• den Studenten deshalb unbedingt diejenigen Normen beibringen, die „im Trend“ liegen. Sonst ist ihr Briefstil 10 Jahre nach Abschluss der Universität völlig antiquiert

Die Anschrift gemäß DIN 676 1

1. Position des Anschriftfeldes

Die Position des Anschriftfeldes ist davon abhängig, welche Standardbriefform man wählt. Bei der Form A beginnt das Anschriftfeld 32 Millimeter, bei der Form B 50 Millimeter von der oberen Blattkante.

2. Allgemeiner Aufbau des Anschriftfeldes

- Das Anschriftfeld besteht aus einer Zusatz- und Vermerkzone und den nachfolgenden

Empfängerangaben.

- Zwischen den einzelnen Angaben im Anschriftfeld werden keine Leerzeichen eingefügt.

- Die Schriftgröße sollte mindestens 8 p betragen, bei Schriftgrößen unter 10 p sollten serienlose Schrifttypen verwendet werden.

- Bei Inlandsanschriften wird der Bestimmungsort (Namen der Stadt oder Gemeinde) nicht durch Großschreibung hervorgehoben.

- Bei Auslandsanschriften wird der Bestimmungsort (Stadt, Land) in Großbuchstaben geschrieben.

- Bei Auslandsanschriften wird der Bestimmungsort in der Landessprache, der Ländername auf Deutsch angegeben.

- Postleitzahlen werden ohne Leerzeichen geschrieben.

- Postfachnummern werden zweistellig gegliedert (z.B.: Postfach 1 56 78).

3. Gliederung des Anschriftfeldes

Das Anschriftfeld besteht aus der Zusatz- und Vermerkzone und der anschließenden Anschriftzone.

a) Die Zusatz- und Vermerkzone

Für Zusätze und Vermerke stehen 3 Zeilen zur Verfügung.

Hier können Angaben zur Art der Sendung ( z.B. „Büchersendung“, „Einschreiben“) gemacht und Verfügungen oder Vermerke (z.B. „Nicht nachsenden“, „persönlich“) eingetragen werden.

Sind keine Zusätze oder Vermerke vorgesehen, so bleiben die ersten drei Zeilen frei.

Wenn Zusätze vorgesehen sind, dann sind sie so einzutragen, dass keine Leerzeile zwischen diesen und der ersten Zeile der Anschriftzone entsteht.

b) Die Anschriftzone

Die Anschriftzone umfasst maximal 6 Zeilen und enthält folgende Elemente:

- Empfängerbezeichnung

(Berufsbezeichnungen werden neben „Frau“ oder „Herrn“ geschrieben, akademische Grade stehen direkt vor dem Namen.)

- Postfach oder Straße und Hausnummer = Zustell- bzw. Abholgaben

(Zusätzliche Angaben wie Gebäudenummer, Etage oder Wohnungsnummer können hinter der Hausnummer ergänzt werden. Sie werden von dieser durch zwei Schrägstriche abgegrenzt.)

Postleitzahl und Bestimmungsort

(Ortsteilnamen können in der Zeile über den Zustell- oder Abholangaben eingefügt werden.)

Beispiele:

1 2 3 Nicht nachsenden ! 1 Frau 2 Prof. Elfriede Hellmann 3 Luisenstraße 67 4 45244 Essen 5 6		1 2 Einschreiben 3 Persönlich 1 Herrn Minister 2 Dr. Hartmut Lingen 3 Tiergarten 4 Bismarckstraße 22 5 10407 Berlin 6		1 2 3 1 Herrn Uwe Kolb 2 bei Familie Tauber 3 Yorckstraße 23 // App.24 4 22117 Hamburg 5 6
1 2 3 Einschreiben – Rückschein 1 Bezirksregierung Düsseldorf 2 Dezernat 47.1.3 3 Postfach 30 08 65 4 40408 Düsseldorf 5 6		1 2 3 Vertraulich 1 Günther Beck e. Kfm. 2 Heilbach Apotheke OHG 3 Anstatter Str. 23 4 70328 Stuttgart 5 6		1 2 3 1 Alca Chemical s.r.l. 2 Strada Carpice, 10/B 3 10024 MONCALIERI (TO) 4 ITALIEN 5 6

Bezugszeichen und Betreff gemäß DIN 676

Die Bezugszeichenzeile

Die Zeile dient der Orientierung des Briefempfängers. Sie enthält alle wichtigen Informationen und Angaben, die sich auf den aktuellen Schriftwechsel beziehen, z. B. Geschäftszeichen, Datumsangaben, Telefonnummer, Name des Sachbearbeiters/ Emp-fängers.

Diese Informationen werden unter die meist auf bereits auf dem Briefpapier vorgedruckten Leitwörtern eingetragen.

Beispiel:

Leitwörter	Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom	Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom	Telefon, Name (0211) 6357-	Datum
Angaben	ra-kr 2008-12-14	IV-43 2008-12-08	167, Herr Klein	2009-01-02

Bezugs-zeichen

Datum des gesendeten / empfangenen Schreibens

Durchwahl-nummer

Name des/der Sachbearbeiters Sachbearbeiterin

Datum des aktuellen Schreibens

Leitwörter

Die Leitwörter „Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom“ oder „Telefon, Name“ sind in der oben abgebildeten Reihenfolge anzugeben. Nicht benötigte Leitwörter können entfallen.

Für die Leitwörter sollte ein Mindestschriftgrad von 6 pt gewählt werden.