Geschäftskorrespondenz (1)

Knifflige Vertragskonstrukte, Präsentationen, Organisieren unter Zeitdruck – für einen guten Manager sind das Herausforderungen, denen er sich gerne stellt. Aber dann wird’s richtig schwierig: Die Geschäftskorrespondenz muss erledigt werden.

Kundenorientierte Korrespondenz sollte kurz, konkret und positiv sein. Die Praxis zeigt aber: Es fällt vielen Menschen schwer, beim Schreiben den richtigen Ton zu treffen. Dabei sollte sich jeder bewusst machen, dass schlecht geschriebene Briefe oder E-Mails am Ende sein Image als Profi und das der Firma schädigen können.

Neun Punkte für den Geschäftsbrief

 In der Praxis schreiben wir heute meist ein E-Mail, hin und wieder kommt man aber um die Printversion der Geschäftskorrespondenz nicht herum, zum Beispiel bei Rechnungen oder Mahnungen. Generell sollte man geschäftliche Korrespondenz auf folgende Punkte checken:

 Namen des Empfängers richtig geschrieben? Ergänzen Sie immer „Herr“ oder „Frau“ zum Namen, denn ohne diesen Zusatz bedeutet es, dass es sich um ein Kind oder Teenager handelt.

 Sympathische Anrede gefunden? Statt „Sehr geehrte Damen und Herren“ sagen Sie ruhig mal „Guten Tag, Herr Meier“ oder in Bayern auch „Grüß Gott, Herr Becker“.

 Keine Belehrungen („...sollten Sie beachten…“) oder Befehlston („...müssen Sie bis zum…“). Ist der Text übersichtlich aufgeteilt?

 Beim Brief: Blatt nicht zu voll? (Leser ermüdet sonst sehr schnell).

 individuelle Schlussformel genutzt? Die meisten Briefe enden mit „Mit freundlichen Grüßen“. Differenzieren Sie sich mit Formulierungen wie „Herzliche…, beste…, sonnige Grüße vom Bodensee…“ oder beziehen Sie sich auf aktuelle Anlässe wie „Mit sommerlichen Grüßen“.

 Nicht zu viele Fachausdrücke oder Fremdwörter benutzt? Sprechen Sie nicht von „maßgeschneiderten Solutions“ oder einem „erwarteten Statement“, auch wenn es schon fast Umgangssprache geworden ist.

 Beim Brief: Eigener Name unter der Unterschrift wiederholt?

 Anlagen explizit benannt? (Erleichtert das Zuordnen).

Schreiben Sie Privatpost niemals auf Geschäftsbögen.

Der richtige Ton bei den unangenehmen Themen

Sind Mahnungen und Erinnerungen nur mit juristischen Phrasen wirksam? Nein! Denn die Rechtskräftigkeit einer Erinnerung hängt nicht von einem unfreundlichen Ton ab. Vielmehr gehört zu einem professionellen Auftreten auch ein fairer, kooperativer Schreibstil. Und das geht auch bei unangenehmen Themen:

 Setzen Sie auf eine persönliche, emotionale Ansprache schon im Betreff. Zum Beispiel: „Haben Sie unsere Vereinbarung vergessen?“ statt „Mahnung“.

 Formulieren Sie deutlich Ihre Forderung, bleiben Sie aber freundlich im Ton: „...bestimmt hat sich Ihre Zahlung mit meinem Brief gekreuzt. Bitte überprüfen Sie zur Sicherheit noch mal Ihre Verbindlichkeiten.“ Oder „Sicherlich haben Sie Verständnis dafür, dass auch ich auf pünktlichen Zahlungseingang angewiesen bin.“

 Machen Sie ein Kontakt- und Kooperationsangebot: „Falls es besondere Probleme geben sollte, rufen Sie mich bitte an, damit wir gemeinsam eine Lösung finden.“

 Aktivieren Sie für die Zukunft, denn Sie möchten ja weiterhin Geschäfte mit diesem Kunden machen. Beispiel: „Bitte erweisen Sie sich weiterhin als zuverlässiger Partner.“ Besondere Regeln für die E-Mail

Die Anzahl der Geschäftsbriefe hat durch den Einsatz von E-Mails erheblich abgenommen. Dies ist aber kein Grund dafür, dem Inhalt und dem Stil einer E-Mail weniger Aufmerksamkeit zu schenken. Für die E-Mail-Korrespondenz gelten besondere Regeln:

 Schreiben Sie einen Zwischenbescheid, wenn Sie die E-Mail nicht sofort beantworten können. Nennen Sie einen Termin für die ausführliche Antwort.

 Bearbeiten Sie Ihre Mails täglich. Die Nutzer eines schnellen Mediums erwarten auch eine schnelle Antwort.

 Benutzen Sie keine Abkürzungen wie „mfG“, „fyi“, „thx“ oder „asap“ – sie sind nicht jedem bekannt.

 Füllen Sie immer den „Betreff“ mit einer aussagenkräftigen Beschreibung des Inhaltes der E-Mail aus.

 Verzichten Sie niemals auf eine korrekte Anrede und Verabschiedung. So viel Zeit muss sein.

 Nennen Sie immer die kompletten Absenderdaten (Anschrift, Telefon, Fax) am Ende einer E-Mail, damit der Empfänger den Antwortweg frei wählen kann.

 Einen besonders schlechten Eindruck hinterlässt der, der auf einen Brief oder eine E-Mail nicht zeitnah oder überhaupt nicht antwortet. Die erwartete Antwortzeit bei einer E-Mail beträgt zwei Geschäftstage, bei einem Brief eine Woche. Wer innerhalb dieser Zeit keine endgültige Antwort geben kann, sollte unbedingt einen Zwischenbescheid versenden.