2. Комплектование и экспертиза ценности электронных документов.

Опись — архивный справочник дел, содержит заголовок, состав дела и т.д.

Технологические критерии определения ценности ЭД:

1. полнота (завершенность) массива ЭД;

2. подлинность;

3. отсутствие дублирующей информации в документах;

4. стоимость возможного перевода ЭД в другой формат;

5. наличие законодательных актов, препятствующих принятию ЭД на хранение; ограничения на прием ЭД;

6. наличие необходимой сопроводительной документации;

7. соответствие типа оборудования различным режимам хранения ЭД;

8. затраты на обеспечение хранения.

Процесс подготовки ЭД к передаче на хранение:

1. описание ЭД и подготовка сопроводительной документации;

2. утверждение описей на ЭК организации и ЭПК госархива;

3. проверка физического состояния носителей информации (дисков, магнитных лент), на которые будет производиться запись информации;

4. запись электронных документов на носитель и проверка качества записи, проверка на вирус;

5. проставление архивных шифров на футлярах в соответствии с описью ЭД;

6. заверение юридической силы, составление и заверению сопроводительного письма;

7. внесение данных в учетные документы.

Основным учетным документов является опись ЭД.

Опись может осуществляться в трех видах – опись единицы учета, опись папки, описи файлов, таблиц БД. Для раскрытия содержания отдельных частей массива, описания логической и физической структуры документа служит сопроводительная документация. Описание ЭД представляет собой информационно-поисковую характеристику (ИПХ).

ИПХ состоит из девяти основных атрибутов:

1. Описание документа;

2. Даты и время;

3. Изменения;

4. Создатели;

5. Информация пользователя;

6. Внешние ссылки;

7. Хранение и поиск;

8. Защита;

9. Характеристики содержания;

10. Учетная карточка единицы учета ЭД;

11. Оборот карточки учета ЭД.

Экзаменационный билет № 22

1. Классификация электронных изданий

Виды электронных изданий:

1. по наличию печатного эквивалента:

   1. электронный аналог;

   2. самостоятельное электронное издание(сайты новостных агенств);

2. по виду основной информации:

   1. текстовое;

   2. изобразительное;

   3. звуковое;

   4. мультимедийное;

   5. программный продукт;

3. по целевому назначению:

   1. официальное(сайт организации/партии);

   2. научное(излагают результаты исследований);

   3. научно-популярное(как предыдущее, но на доступном языке);

   4. производственно-практическое;

   5. учебное;

   6. художественное(произведения музыки, фильмы, картины музеев);

   7. массово-политическое;

   8. рекламное;

   9. для досуга;

4. по технологии распространения:

   1. сетевое;

   2. локальное;

   3. комбинированное;

5. по характеру взаимодействия с пользователем:

   1. детерминированное:

   2. интерактивное(возможна открытая связь с разработчиком);

6. по периодичности:

   1. непериодическое;

   2. периодическое(каждый месяц);

   3. продолжающееся(не в четкий период);

   4. сериальное(нумерованные выпуски, тома);

   5. обновляемое(выходит в виде номеров/датированных версий, частично повторяется по содержанию);

7. по структуре:

   1. однотомное;

   2. многотомное.