6.3. Збирання і захист інформації

Підприємницька діяльність залежить від різноманітної ділової інформації: економічної, комерційної, фінансової і ін. Інформація є основою для прийняття будь-якого управлінського, комерційного, науково-технічного рішення. Той, хто володіє інформацією, володіє і ринком.

Інформація (наприклад, відомості про постачальників, про покупців і ін.)

може бути одним із видів інтелектуальної власності (ноу-хау) і вноситись в якості внеску в статутний фонд господарського товариства.

Наявність надійної ділової інформації дозволяє швидше приймати фінансові і комерційні рішення, що в кінцевому випадку веде до збільшення прибутків. Будь-яке рішення ґрунтується на інформації. При цьому чим більш конкретна інформація, тим обгрунтованіше рішення.

Якість інформації повинна оцінюватись при її отриманні. Для того щоб при цьому відокремити необхідні відомості від непотрібних, виділити важливе зерно із величезного потоку лишньої інформації, необхідно застосувати систему пошуку. В системі пошуку можна виділити шість основних напрямків:

1. Колеги – конкуренти. В цьому напрямку збирається і вивчається вся інформація про діючих і потенційних конкурентів.

2. Законодавство. Сюди належать всі законодавчі акти, що регламентують діяльність підприємства, нормативні документи міністерств, служб і відомств.

3. Клієнти. Збирається вся можлива інформація про клієнтів, їх фінансовий стан, плани, наміри.

4. Консалтинг. По цьому напрямку пошуку створюються підшивки преси, збирається спеціальна література, вивчається передовий досвід.

5. Ринок .Збирається статистична і фактична інформація про стан ринку, попит і пропозицію, запити споживачів, загальна економічна, політична, соціально-демографічна ситуація в державі, можливість виходу на зовнішній ринок.

6. Зона ризику. Формується список неблагонадійних клієнтів, який поповнюється за рахунок власних даних і зовнішніх джерел, а також випадки і найбільш типові схеми махінацій, нечесних прийомів.

Для ціленаправленого пошуку, нагромадження і обробки інформації на підприємстві необхідно налагодити роботу інформаційної служби. В невеликих фірмах таку роботу може виконувати секретар-референт. Необхідно також заохочувати контакти співробітників підприємства з працівниками інших підприємств і організацій, передбачати швидку передачу важливих відомостей своєму керівництву. Адже інформація тільки тоді має цінність, коли вона своєчасна.

Інформація швидко старіє, тому використовувати її потрібно оперативно. Цінність інформації ще і в тому, що часто відомості, що збираються для поточних цілей, допомагають в рішенні тактичних і стратегічних питань розвитку підприємства.

Порядок отримання, використання і зберігання інформації визначається режимом доступу до інформації.

В залежності від режиму доступу розрізняють інформацію наступних трьох видів:

• відкриту;

• службову;

• секретну (таємну).

Відкрита інформація поступає через засоби масової інформації – пресу, радіо, телебачення. Вона доступна всім.

Службова інформація завжди знаходиться під контролем тих, кого вона стосується. Цілеспрямоване її отримання пов’язане з певними труднощами, однак вона дуже часто “відходить” через велику кількість осіб, що мають до неї доступ.

Секретна інформація строго зберігається її власниками, чи то є державні, комерційні чи приватні особи. Отримання такої інформації завжди пов’язане з великими економічними, організаційними і технічними труднощами і, як правило, незаконне.

Існує точка зору, що більша частина корисної інформації – 95 % – не є секретною, тобто практично всю необхідну інформацію можна отримати із відкритих і службових джерел. Такі джерела можна поділити на чотири групи.

До першої групи відносяться:

• клієнти (керівництво і їх дуже балакучі співробітники, що намагаються створити враження власної значущості);

• колеги-підприємці (отримуванні від них відомості оперативні, але не завжди достовірні);

• банківські, кредитні, інвестиційні і біржові установи (інформація поступає від них дуже розрізнена, але, часом, дуже корисна);

• державні органи контролю і управління (найбільш достовірне джерело інформації по законодавству, нормативних документах, формах звітності);

• правоохоронні органи (при налагоджених зв’язках, що вдається далеко не багатьом, – джерело цільової інформації по окремих особах і підприємствах).

Другу групу складають:

• засоби масової інформації (місцеві, загальнодержавні, міжнародні);

• спеціальні видання і банки даних (прекрасні джерела структуризованої загальної і оперативної інформації).

Третя група – об’єднує різноманітних консультантів і експертів (незалежні спеціалісти або спеціалізовані агентства і служби – джерело високопрофесійних знань з юридичних, економічних питань, а також з проблем методології і превентивних дій).

В четверту групу входять:

• семінари і конференції (дозволяють обновити контакти і обмінятись думками з колегами, почути передові ідеї, познайомитися з новими розробками);

• салони, клуби (джерела колуарних чуток на соціальні, політичні і економічні теми , вони дозволяють вловити тенденції);

• суспільні громадські служби, рекламні фірми (їх агенти відрізняються рідкісною балакучістю – ставши будь-де свідком приватної бесіди, вони не вважають себе зобов’язаними тримати її в таємниці).

Основний обсяг поступає через дві перші групи джерел – по 40% на кожну групу. Через третю і четверту групи поступає по 10% необхідної інформації і це є однією із особливостей вітчизняного ринку. Справа в тому, що в економічно розвинутих державах на третю групу – консультанти і експерти – припадає не менше 20% стратегічної і тактичної інформації, які підприємства активно використовують в своїй діяльності. Роль же перших двох груп джерел дещо менша: вигідніше звернутись до експерта-професіонала з конкретним запитанням, ніж отримати відповідь на це запитання шляхом самостійної обробки великих масивів інформації.

Секретна інформація складає комерційну таємницю. Вихідною передумовою наявності комерційної таємниці є конкуренція. В умовах конкуренції комерційна таємниця забезпечує закриття тих відомостей, які при попаданні в руки конкурента і використанні ним наносять прямий збиток власнику цих відомостей. Сюди належать відомості про перспективи розвитку підприємства і його клієнтуру, інформація, що містить номери домашніх телефонів і адреси проживання керівництва підприємства, інформація про конфліктні ситуації в колективі і т.д.

Перелік відомостей, які складають комерційну таємницю на підприємстві, визначаються підприємствами самостійно і затверджуються їх керівними органами. На кожному підприємстві може, зокрема, існувати “Положення про конфіденційну і секретну інформацію”.

При віднесенні конкретних відомостей, що утворюють комерційну таємницю, необхідно мати на увазі, що в чинному законодавстві встановлено перелік відомостей, які керівники підприємств не мають права засекречувати і вважати комерційною таємницею. До цього переліку відносяться:

• засновницькі документи (рішення про створення підприємства, засновницький договір, статут);

• документи, що дають право займатися підприємницькою діяльністю (реєстраційні посвідчення, сертифікати, ліцензії і т.д.);

• відомості по встановлених формах звітності про фінансово-господарську діяльність або інші відомості, необхідні для перевірки правильності обчислення і сплати податків і інших обов’язкових платежів;

• документи про платоспроможність;

• відомості про чисельність, склад працюючих, їх заробітну плату і умови праці, а також наявність вільних робочих місць;

• документи про сплату податків і обов’язкових платежів;

• відомості про забруднення навколишнього середовища, порушення антимонопольного законодавства, недотримання безпечних умов праці, реалізації продукції, що спричинило шкоду здоров’ю населення, а також інші порушення законодавства України;

• відомості про участь посадових осіб державних установ в кооперативах, малих підприємствах, АТ і інших організаціях, що займаються підприємницькою діяльністю.

Підходи до вирішення проблеми захисту комерційних секретів в загальному вигляді зводяться до виключення неправомірних і необережних дій із відомостями, що складають комерційну таємницю.

Підприємству необхідно визначити порядок роботи з документами і іншими відомостями, що складають комерційну таємницю, тобто розробити і затвердити правила присвоєння документам обмежувальних грифів: конфіденційна, комерційна таємниця, секрет фірми. Повинно також бути визначено коло осіб і порядок їх доступу до інформації, яка складає комерційну таємницю, з метою перекриття каналів витікання інформації.

Канали витікання інформації – це відносини, що встановлюються між джерелом і споживачем таємниці, які, в свою чергу, поділяються на правомірні і неправомірні. До перших відносяться клієнти, що обслуговуються на основі угод, – це банки, юридичні фірми, аудиторські фірми і т.д., а також державні організації – податкова адміністрація, правоохоронні органи і т.д. До других – всі сторонні особи, в тому числі конкуренти. Чітка уява про елементи названих каналів, а також виявлення відомостей, що цікавлять конкурентів, допоможе розробити надійну систему захисту комерційної таємниці.

Серед різноманіття виробничих ризиків з якими стикаються підприємства, не останнє місце займають інформаційні катастрофи, тобто фізична втрата інформації, акти піратства і т.д.

Для захисту інформації існують різноманітні засоби технічного захисту даних, каналів зв’язку. Це все можливі системи контролю і сигналізації, електричні і механічні системи захисту, контрольно-пропускні системи. В Україні існує і здійснює діяльність Державна служба з питань технічного захисту інформації.

Не менш важливою є і проблема дезінформації. Дезінформація – це неправдиве, провокаційне повідомлення, яке розповсюджується під виглядом істинного, з метою ввести в оману громадську думку або іншого споживача інформації. Дезінформація може розповсюджуватись пресою, радіо, телебаченням і іншими засобами масової інформації.