11.3.3. Расходы на форменную одежду

Согласно законодательству для некоторых категорий работников (милиция, таможня, железнодорожный транспорт и т. п.) использование форменной одежды носит обязательный характер. Для остальных категорий ношение формы — дело добровольное.

Многие организации переходят на использование форменной одежды в целях укрепления своего имиджа.

Согласно Письму Минфина России от 01.11.2005 №03-03-04/2/99 форменная одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме и содержать товарный знак или логотип организации (ее символику). Причем товарный знак (логотип, символика) наносится непосредственно на одежду (а не на значок, галстук, косынку или жилет).

Специальная и форменная одежда

Бухгалтеры некоторых отелей учитывают форменную одежду как специальную. На самом деле разница между этими двумя понятиями достаточно существенна.

Специальная одежда — это средство индивидуальной защиты работников организации (п. 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденных Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 №135н). Иными словами, это такая одежда, наличие которой необходимо для безопасного выполнения определенного вида работ.

Право работника на получение специальной одежды и других средств защиты закреплено нормами Трудового кодекса РФ, который обязывает работодателя заботиться о безопасных условиях труда.

Работодатель обязан осуществлять приобретение и выдачу за счет собственных средств специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты в соответствии с установленными нормами работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением (ст. 212 ТК РФ).

Обеспечение сотрудников спецодеждой предусмотрено не только положениями трудового законодательства. Обязательное использование специальной одежды на предприятиях общественного питания установлено санитарными нормами и правилами личной гигиены персонала (п. 13.14 Санитарно-эпидемиологичских требований к организациям общественного питания).

Форменная одежда (униформа) — это одежда, введенная внутренними распоряжениями администрации отеля для поддержания общего стиля, а также демонстрации (в данном случае гостям) принадлежности к отелю. Форменная одежда объединяется единым фасоном, цветом, отделкой и отличительными знаками. Она может быть единой для какой-либо определенной категории сотрудников (дифференцированной по службам). Например, форма горничных отличается от формы персонала службы размещения.

Основные различия специальной и форменной одежды

	Спецодежда	Форменная одежда
Назначение	Средство индивидуальной защиты	Свидетельствует о принадлежности работника к данной организации
Обязательность выдачи	Обязательна для работников, перечень которых установлен законодательством	Не всегда обязательна
Порядок выдачи	Бесплатно во временное пользование	На усмотрение организации
Нормирование	Выдача по установленным нормам	Не нормируется

Расходы на форменную одежду

Но если отражение стоимости специальной одежды в расходах, уменьшающих налоговую базу по прибыли, налоговики считают правомерным, то по поводу форменной одежды у них зачастую возникают претензии и сомнения.

В соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Оправданность обеспечения форменной одеждой обслуживающего и технического персонала отеля, как правило, не вызывает сомнения даже вне зависимости от его «звездности». Под обслуживающим персоналом понимаются сотрудники, непосредственно связанные с обслуживанием клиентов, технических помещений и оборудования гостиничного корпуса: горничные, портье, швейцар, технический персонал и т. п.

Что касается административного персонала (руководство отеля, бухгалтерия, экономический и правовой отделы и др.), то по поводу таких сотрудников с налоговыми органами могут возникнуть споры, так как эти сотрудники непосредственно не задействованы в производственном процессе отеля. Хотя нигде нет указаний на то, что какие-либо категории персонала отелей не следует обеспечивать форменной одеждой.

Положение об обеспечении форменной одеждой

Необходимость введения форменной одежды закрепляется приказом руководителя организации.

Поскольку нормы, устанавливающие порядок выдачи и срок службы форменной одежды, законодательно не установлены, отель должен самостоятельно разработать локальное внутреннее Положение об обеспечении сотрудников гостиницы форменной одеждой («О форменной одежде»).

В указанном Положении необходимо аргументировать введение форменной одежды, описать порядок ее выдачи сотрудникам. Также необходимо установить категории работников, которым выдается одежда, вид выдаваемой одежды (эскизы), срок ее службы и порядок пользования форменной одеждой.

Кроме того, в целях обеспечения контроля над сохранностью форменной одежды в Положении следует прописать меры ответственности сотрудников отеля в случае порчи или пропажи одежды. С точки зрения включения в расходы затрат на приобретение форменной одежды данное Положение будет являться главным основанием для их списания.

Кроме того, такой внутренний документ является основанием для выдачи форменной одежды работнику, а также способствует осуществлению функции внутреннего контроля над сохранностью имущества отеля.

Учет наличия и движения форменной одежды

Пунктом 50 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности определено, что форменная одежда не относится к основным средствам и учитывается в организациях в составе средств в обороте.

При этом, как и в случае с постельным бельем, срок полезного использования форменной одежды может быть как менее 12 месяцев, так и превышать этот период.

В соответствии с действующим законодательством порядок принятия к учету товарно-материальных ценностей установлен ПБУ 5/01, а порядок учета основных средств — ПБУ 6/01.

Бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей ведется на счете 10 «Материалы» субсчета «Форменная одежда на складе», а активов, принимаемых к учету в качестве основных средств, на счете 01 «Основные средства».

Для учета форменной одежды к счету 10 «Материалы» могут быть открыты отдельные субсчета, например субсчет 12 «Форменная одежда на складе» и субсчет «Форменная одежда в эксплуатации».

Отель должен самостоятельно выбрать метод учета форменной одежды и отразить его в учетной политике.

Приобретается форменная одежда, как правило, за плату.

В случае если стоимость форменной одежды отражается в составе основных средств, все фактические расходы, связанные с ее приобретением, отражаются по дебету счета 08 «Капитальные вложения» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на основании накладных и отгрузочных документов, предъявляемых поставщиками. Такой порядок предусмотрен пунктом 8 ПБУ 6/01.

Аналогично формируется стоимость форменной одежды, если она принимается к учету в качестве товарно-материальной ценности (п. 6 ПБУ 5/01).

В соответствии с ПБУ 5/01 она принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, способ отпуска в производство или иное ее выбытие должен быть закреплен в учетной политике организации.

Передача форменной одежды работнику

В любом случае передача форменной одежды сотруднику должна оформляться первичными документами.

Передача в эксплуатацию форменной одежды, учитываемой в составе основных средств, оформляется типовым унифицированным документом — Актом о приеме-сдаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений). Это форма №ОС-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 №7.

Форменная одежда, принятая в состав материалов, передается работнику отеля по требованию-накладной (форма №М-11, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а).

При передаче форменной одежды в бухгалтерском учете отеля может быть сделана запись по дебету счета 10 «Материалы» субсчета «Форменная одежда в эксплуатации» и кредиту счета 10 «Материалы» субсчета «Форменная одежда на складе».

Форменная одежда фактически ничем не отличается от любого другого вида товарно-материальных ценностей, и порядок ее учета не предусмотрен отдельным нормативным документом. Поэтому при ее передаче в эксплуатацию отель имеет право сделать в бухгалтерском учете запись по дебету счета 20 «Основное производство» и кредиту счета 10 «Материалы» субсчета «Форменная одежда на складе», списав тем самым всю стоимость на расходы.

При передаче ее в эксплуатацию как основного средства стоимость форменной одежды переносится с кредита счета 08 «Капитальные вложения» в дебет счета 01 «Основные средства».

Если форменная одежда учитывается в составе основных средств, ее стоимость погашается путем начисления амортизации исходя из срока полезного использования в соответствии с требованиями пункта 17 ПБУ 6/01. При этом для определения срока полезного использования в целях бухгалтерского учета отель может воспользоваться Постановлением №1072, Классификацией основных средств или самостоятельно определить срок полезного использования с учетом требований пункта 20 ПБУ 6/01.

Если стоимость форменной одежды продолжает учитываться в составе материалов, переданных в эксплуатацию, тогда аналогично учету спецодежды все будет зависеть от срока ее полезного использования. Форменная одежда со сроком полезного использования до 12 месяцев может сразу списываться на счета учета затрат, а стоимость одежды со сроком службы более 12 месяцев может погашаться посредством амортизации, начисляемой линейным способом.

Налоговый учет форменной одежды

Как правило, стоимость одного комплекта форменной одежды не превышает 10 000 рублей. В целях налогового учета имущество стоимостью до 10 000 рублей не признается амортизируемым и отражается в составе материальных расходов.

Поэтому на основании пункта 18 ПБУ 6/01 отели списывают всю стоимость форменной одежды в состав расходов по обычным видам деятельности в момент ее передачи сотруднику.

Если стоимость комплекта форменной одежды превышает 10 000 рублей, то начисление амортизации для целей налогового учета будет осуществляться в соответствии с Классификацией основных средств. Поскольку в указанном документе форменная одежда не упоминается, отель вправе определить срок ее полезного использования для целей налогообложения самостоятельно. При этом нужно руководствоваться техническими условиями или рекомендациями изготовителя одежды (п. 5 ст. 258 НК РФ).

Право собственности на форменную одежду

Организация вправе передавать форменную одежду работникам безвозмездно, за плату или оставлять в своей собственности. При этом для разных категорий работников может быть установлен различный порядок передачи форменной одежды, что должно быть отражено либо в положении «О форменной одежде», либо в приказе руководителя.

На практике форменная одежда не передается в личное пользование работнику, а остается в собственности отеля. При этом работник пользуется одеждой во время исполнения служебных обязанностей, а по окончании срока использования одежды (в случае увольнения или при переводе на работу, для которой не предусмотрено ношение форменной одежды) возвращает ее в отель.

Способ передачи форменной одежды влияет на налогообложение.

Способ передачи	Налог на прибыль	Налог на добавленную стои­мость (НДС)	Единый социальный налог (ЕСН)	Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Бесплатно	Расходы относятся к расходам на оплату труда и уменьшают налоговую базу	Исчисляется из расчета рыночной стоимости, т. к. передача признается реализацией	В отелях — не попадает под налогообложение (Письмо Минфина РФ от 07.06.2006 №03-03-04/1/502)	Доход в натуральной форме (рыночная стоимость с учетом НДС) облагается НДФЛ
По пониженным ценам	В качестве расходов учитываются только затраты в части, не компенсируемой работником	Исчисляется	НДФЛ облагается не компенсируемая работником стоимость форменной одежды
Оставление в собственности организации	Расходы не уменьшают налоговую базу (Письма Минфина РФ от 10.03.2006 №03-03-04/1/203, от 09.10.2006 №03-03-04/4/156)	Объекта обложения НДС не возникает	Попадает под налогообложение	Не облагается

Примечания:

В соответствии с Письмом Минфина РФ №03-03-04/2/99 любые выплаты, произведенные в пользу работника, должны оговариваться в трудовом или коллективном договорах. В противном случае отнести расходы, связанные с изготовлением (приобретением) форменной одежды, на расходы по оплате труда организация не вправе, так как п. 21 ст. 270 НК РФ запрещает исключать из налогооблагаемого дохода вознаграждения, не предусмотренные трудовыми договорами.

Если форменная одежда передается работникам (безвозмездно или за плату), то организация может предъявить НДС к вычету.

Форменная одежда, выдача которой предусмотрена законодательством, НДФЛ не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ). Законодательно установленным можно считать порядок выдачи форменной одежды на основании, например, Системы классификации гостиниц и других средств размещения (утв. Приказом Ростуризма от 21.07.2005 №86). Или на основании ГОСТов для организаций общепита. Эти документы вменяют в обязанность работникам ношение форменной одежды, и без выполнения этих требований данные организации не могут получить соответствующую классность.

Стоимость форменной одежды, переданной только для использования на работе, не является выплатой в пользу работников, поэтому объекта обложения НДФЛ не возникает. Однако налоговые инспекторы могут потребовать от организации доказать, что форменная одежда используется только на работе. Таким доказательством может служить, например, журнал учета выдачи и сдачи формы по окончании смены, а также выделенное на предприятии место для переодевания сотрудников.

Упрощенная система налогообложения

Согласно ст. 346.16 НК РФ организация уменьшает полученные доходы на расходы по оплате труда, которые принимаются применительно к порядку, предусмотренному для исчисления налога на прибыль организаций согласно ст. 255 НК РФ. Таким образом, организации, применяющие УСН, могут уменьшить полученные доходы на расходы по приобретению форменной одежды при передаче ее работникам в постоянное личное пользование безвозмездно либо в части, не компенсируемой работниками.