11.2.4. Применение контрольно-кассовых машин в отелях и пансионатах

На протяжении многих лет (и даже десятилетий) отечественные гостиницы и пансионаты могли при расчетах с населением использовать бланки строгой отчетности утвержденной формы. При этом можно было не выдавать клиенту чек, пробитый на контрольно-кассовой машине (ККМ).

В июне 2003 года вступил в силу Федеральный закон от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», положивший конец спорам между гостиницами и пансионатами с одной стороны, и налоговыми службами с другой стороны об обязательности применения ККМ в гостиницах. Кассовые аппараты сейчас устанавливаются практически во всех отелях.

Обязательное и необязательное применение ККМ

При расчетах с гостями пробивать чек по кассе не обязательно, но при соблюдении двух условий:

гостям выдаются бланки строгой отчетности (БСО);

услуга оказывается населению (п. 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 №54-ФЗ).

Пример

Закон разрешает применять бланки строгой отчетности вместо кассовых машин лишь при расчетах с населением, а не с юрлицами.

В случае, когда у налогоплательщика, имеющего право выдавать вместо кассового чека бланк строгой отчетности, появился клиент — юридическое лицо или предприниматель, расплатившийся наличными денежными средствами, бланк такому клиенту выдавать нельзя, ему следует выдать кассовый чек, поскольку ККМ не применяется только при оказании услуг населению.

Бланки строгой отчетности

Отели вправе использовать формы документов строгой отчетности, утвержденные Приказом Минфина России от 13.12.1993 №121, до 1 сентября 2007 года (п. 2 Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 №171 в редакции от 05.12.2006). Это:

№1-Г «Анкета»;

№2-Г «Журнал регистрации иностранных граждан»;

№3-Г «Счет»;

№3-Гм «Счет»;

№4-Г «Карта гостя»;

№5-Г «Кассовый отчет»;

№7-Г «Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету»;

№8-Г «Квитанция о возврате денег»;

№9-Г «Акт о порче имущества гостиницы»;

№10-Г «Заявка на бронирование мест».

Бланки строгой отчетности — санаторно-курортные путевки и курсовки утверждены Приказом Минфина РФ от 10.12.1999 №90н.

Бланки строгой отчетности, используемые в сфере туризма, утверждены:

Письмом Минфина РФ от 16.06.1994 №16-30-65 (три вида туристических путевок, накладная-счет, талоны на питание);

Письмом Минфина РФ от 14.02.1995 №16-00-30-13 (групповые путевки);

Письмом Минфина РФ от 10.04.1996 №16-00-30-19 (турпутевка с дополнительными видами услуг ТУР-1).

Следует иметь в виду, что в случае получения предоплаты за туристическую путевку организация-продавец обязана выдать покупателю кассовый чек на сумму аванса. Окончательный расчет производится с применением БСО, в который вносится полная стоимость тура. Такой вывод сделан в Постановлении Президиума высшего арбитражного суда РФ от 21.03.2006 №13854/05.

Использовать бланки строгой отчетности можно и при оказании отелем дополнительных услуг.

Вид услуги	№ формы БСО	Документ, утверждающий БСО
Ремонт радиотелевизионной аппаратуры, бытовых машин и приборов, часов, ремонт и техническое обслуживание автомобилей, услуги по ремонту одежды	БО-1	Письмо Минфина РФ от 20.04.1995 №16-00-30-33 (Порядок заполнения и применения — Письмо Госналогслужбы РФ от 31.03.1998 №ВК-6-16/210)
Крупный и средний ремонт обуви и кожаных изделий	БО-2
Фотоработы, стирка белья (самообслуживание), выдача напрокат предметов почасового пользования, все виды ремонтных работ, не требующих затрат материалов	БО-3
Крупный ремонт одежды	БО-4
Услуги химчистки	БО-5
Прокат предметов	БО-6
Мелкий ремонт в присутствии заказчика (при использовании формы БО-9 заказчику обязательно должен быть выдан или чек ККМ, или отрывная часть «Талона» формы БО-11(02).	БО-9
Прокат автомобилей (на основании Письма УФНС по Москве от 21.09.2005 №22-12/67260)	БО-6, БО-3, БО-9, БО-11(02)
Ремонт ювелирных изделий	БО-10ДМ
Услуги парикмахерской	БО-11(01), при работе без ККМ обязательно применение Талона БО-11(02)
Услуги прачечных	БО-12	Письмо Минфина РФ от 11.04.1997№16-00-27-15 (Порядок заполнения и применения — Письмо Госналогслужбы РФ от 31.03.1998 №ВК-6-16/210)
Средний и крупный ремонт автомототехники	БО-14 (применяется с чеком ККМ)
Прием почтовых отправлений	форма №1	Приказ Минфина РФ от 29.12.2000 №124н
Междугородное соединение и дополнительные услуги	МТФ-2
Прием телефонного заказа за наличный расчет	МТФ-4
Услуги автостоянки отеля	11-Г	Приказ Минфина РФ от 13.12.1993 №121
Прием вещей в камеру хранения отеля	13-Г
Дополнительные платные услуги отеля	12-Г
Услуги общепита, ресторана	«Счет официанта»	Письмо Минфина РФ от 20.12.1993 №16-31

Эти формы БСО также действуют до 1 сентября 2007 года.

ККМ и дополнительные услуги

Там, где бланки строгой отчетности не предусмотрены или специально оговорено применение ККМ, обязательно применение контрольно-кассовой техники. Это такие виды деятельности, как:

средний и крупный ремонт автомототехники (Письмо Госналогслужбы РФ от 31.03.1998 №ВК-6-16/210);

услуги общепита, ресторана;

зрелищно-развлекательная деятельность (например, дискотеки — Письмо Минфина от 20.10.2005 №03-01-20/5-201).

Пример

Несмотря на то, что «Счет официанта», утвержденный Письмом Минфина РФ от 20.12.1993 №16-31, является бланком строгой отчетности, эксперты считают, что данная форма без ККМ не применяется, так как в примечании к ней указано, что сумма счета должна соответствовать чекам, пробитым официантом через контрольно-кассовую машину.

ККМ, разрешенные к применению

Перечень ККМ, включенных в Государственный реестр (и, соответственно, разрешенных к применению на территории РФ), приведен в приложении к Письму Федерального агентства по промышленности от 28.11.2005 № БА-857/16 «О применении контрольно-кассовой техники». В данном перечне приведен не только список ККМ со сроком включения до 01.01.2008, но и сфера применения указанных ККМ.

Фискальный регистратор

Как правило, в больших и средних гостиницах и пансионатах в качестве ККМ применяются фискальные регистраторы. Фискальный регистратор (ФР) — это контрольно-кассовая машина, способная работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая данные через канал связи.

Использование ФР имеет смысл, поскольку для эффективной работы служб бронирования, служб предварительной продажи путевок, служб приема гостей, менеджеров высшего и среднего звена отель (пансионат) практически всегда приобретает и устанавливает гостиничную систему (PMS-систему), в составе которой, как правило, имеется модуль для связи с ФР.

Такой модуль позволяет оператору (кассиру-операционисту) при оформлении наличной оплаты, полученной от гостя, напечатать одновременно (в автоматическом режиме) как соответствующий документ на принтере, так и чек ККМ. Это исключает возможность ошибки вследствие человеческого фактора (когда оператор на автономной ККМ вручную набирает требуемую сумму, он может ошибиться, и цифры будут отличаться от тех, что проведены через компьютер).

Однако что касается мини-отелей в 5–10 номеров, расходы на компьютер и дорогостоящий ФР достаточно обременительны для них и совершенно неоправданны. Возможно, поэтому для мини-отелей некоторые налоговые органы на местах допускают применение недорогих автономных ККМ, однако это скорее исключение, чем правило.

Чек и бланк

При применении ККМ в качестве фискального документа, подтверждающего расходы на проживание в отеле, например, командированного гостя, выступает чек ККМ. Однако при этом не потерял своего значения и всем известный бланк — «Счет» (ф. №3-Г). Иногда в обиходе его называют «квитанцией».

Дело в том, что на чеке ККМ обычно указывается общая сумма наличных средств, принятых от гостя, без разбивки по конкретным услугам. К такому чеку целесообразно прикладывать форму №3-Г, содержащую точную и подробную информацию, за что конкретно платил гость — за проживание, за сауну, за завтрак, за телефонные переговоры и т. д.

В этих условиях форма №3-Г, безусловно, теряет смысл бланка строгой отчетности и становится расшифровкой к чеку. Поэтому в содержании и оформлении этого документа возможны отступления от формы №3-Г, утвержденной приказом Минфина. Однако желательно все-таки соблюдать основные графы №3-Г, поскольку бухгалтерские работники предприятий и организаций, которым, вернувшись из поездки, командированные сдают отчетные финансовые документы, как правило, требуют и чек ККМ, и форму №3-Г (а кроме того, еще и счет-фактуру и иногда акт выполненных работ).

То, что счет по форме №3-Г, утвержденной Приказом Минфина от 13.12.1993 №121, является документом, подтверждающим оплату расходов по найму жилого помещения, подтверждает и Письмо Минфина от 15.06.2006 №03-05-01-04/164.

Аналогично обстоит дело и с бланками путевок, выписываемыми в пансионатах, в которых при расчетах с гостем применяются ККМ. Путевки также становятся приложением (расшифровкой) к чеку ККМ. ЧЕК И БЛАНК

Бланки и налоги

Однако следует иметь в виду, что услуги российских санаторно-курортных организаций и организаций отдыха освобождаются от налогообложения НДС, только если они оформлены путевками или курсовками, являющимися бланками строгой отчетности (подп. 18 п. 3 ст. 149 Налогового кодекса РФ).

А одним из обязательных условий, при которых бланк можно назвать бланком строгой отчетности (БСО), является наличие в нем пятнадцати обязательных реквизитов, перечисленных в Положении о БСО, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 №171.

Порядок работы кассира-операциониста в отеле

При повседневной работе с ККМ в гостиницах и пансионатах следует учесть еще одну особенность. Дело в том, что порядок работы кассира-операциониста с ККМ определен «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (эти правила утверждены Письмом Министерства финансов от 30.08.1993 №104). Однако при разработке указанных Правил, по-видимому, предполагалось, что ККМ эксплуатируется на предприятии торговли, но никак не в отеле.

В частности, по упомянутым Правилам, кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями (клиентами) чекам только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя и только по чеку, выданному в данной кассе, причем в течение текущего дня. Кроме того, допускается в течение смены использовать чек, по которому был сделан возврат, для выдачи другому покупателю.

Совершенно очевидно, что для отелей подобные правила не подходят. Ибо операция возврата денежных средств досрочно отъезжающему гостю — это постоянная практика в отелях. Причем, что важно, — гость, оплачивая услуги проживания при заезде, может попросить возврат через несколько дней. То есть явно не в день пробития чека и не обязательно в той же кассе (если отель большой и имеется несколько узлов расчетов с гостем). И, конечно же, не у того же кассира, поскольку кассиры работают посменно.

Поэтому представляется целесообразным, опираясь на Типовые правила, издать приказ по отелю, в котором подробно указать последовательность действий кассира-операциониста при осуществлении операции возврата денежных средств гостю. Регламентация действий кассира на конкретном предприятии возможна именно потому, что утвержденные Минфином правила названы «Типовыми».

Процедура возврата средств гостю

Исходя из специфики работы отеля (пансионата), конечно же, не следует требовать от гостя письменного заявления на возврат (да еще с указанием причины досрочного отъезда). Также не надо заставлять гостя получать на чеке подпись руководителя отеля либо иного должностного лица.

Обычная процедура возврата средств гостю в отеле должна проводиться примерно по следующей схеме:

При досрочном отъезде для получения излишне заплаченных средств гость отдает кассиру ранее полученный чек ККМ и приложение к нему (форма №3-Г или путевка).

Кассир проводит через ККМ полный возврат по полученному чеку (ККМ печатает возвратный чек).

Кассир выписывает квитанцию на возврат (форма №8-Г) с указанием суммы возврата (соответственно возвратному чеку).

Гость расписывается в квитанции на возврат и возвращает ее кассиру.

Кассир пробивает по ККМ новый чек на оплату реально потраченных гостем средств и выписывает соответствующую форму №3-Г (для пансионата - путевку)

Кассир выдает гостю новый чек ККМ, соответствующий ему счет (форма №3-Г) или путевку и возвращаемую сумму денег (разницу между суммами в старом чеке и в новом).

Старый чек ККМ, старую форму №3-Г (или путевку для пансионатов) и квитанцию на возврат с росписью гостя кассир сдает в конце смены в бухгалтерию отеля вместе с кассовым отчетом (форма №5-Г), Z-отчетом ККМ, выручкой за смену, а также актом по форме 54 о возврате денежных сумм по неиспользованным кассовым чекам.