Пресс-конференции

Для того чтобы напоминать о себе, можно проводить пресс-конференции. Использовать пресс-конференцию нужно максимально эффективно — отбирая информацию, руководствуйтесь точкой зрения журналистов, исходите из того, что будет интересно им.

Проводить пресс-конференции необходимо в следующих случаях:

1. когда нужно сообщить о событии, которое может оказаться в центре общественного внимания;

2. когда нужно опровергнуть негативную информацию, которая появилась или скоро появится в печати;

3. когда необходимо напрямую ответить на выдвинутые обвинения;

4. после завершения долгосрочного проекта, крупной сделки, важных переговоров;

5. после важной поездки или визита.

Этот перечень не является исчерпывающим, и поводов для проведения пресс-конференции может быть гораздо больше. Ограничением является журналистский интерес — можно изобрести поводы для проведения прессконференции хоть каждый день, но придут ли на нее журналисты, это большой вопрос.

Организация пресс-конференции

К пресс-конференции необходимо подготовиться очень тщательно. В отличие от статьи или интервью, которые готовятся при вашем непосредственном участии, здесь вариант последующего контроля над информацией (визирования материала) исключен.

Организация пресс-конференции означает:

• выбор времени;

• оповещение и приглашение журналистов;

• оборудование зала, приглашение участников;

• подготовку и рассылкуи пресс-релизов;

• подготовку примерного сценария;

• организацию аудио- и видеозаписи;

• сбор информации об освещении пресс-конференции.

Выбор времени. Идеальным будет время, когда журналисты ищут новости. Для его выбора пресс-секретарю необходимо проанализировать, какие события каких дней попадут на первые полосы газет и в информационные выпуски. Если назначить пресс-конференцию на такой день, для ее освещения может не хватить ни газетной полосы, ни эфирного времени, ни журналистов. И даже попав в печать, отчет об этой пресс-конференции рискует остаться незамеченным. С другой стороны, новости устаревают быстро, и если слишком развести во времени пресс-конференцию и событие, которому она посвящена, интерес журналистов к ней полностью утратится.

Следует также учитывать время выхода газет и информационных выпусков. В этом смысле интересная пресс-конференция, проведенная в пятницу во второй половине дня, рискует не получить никакого освещения в выходные, а к понедельнику ее затмят более свежие новости.

Оповещение и приглашение журналистов. Если есть запас времени в два-три дня, стоит по факсу и электронной почте разослать приглашения в те средства массовой информации, которым это может быть интересно. Аналогичные приглашения можно также направить конкретным журналистам — знакомым или пишущим на данные темы.

Но следует понимать, что в редакции и информационные агентства ежедневно поступают сотни факсов и сообщений, и ваше приглашение может затеряться среди них.

Поэтому примерно за сутки до события необходимо лично обзвонить редакции и еще раз напомнить о нем. Лучше делать это по шаблонному списку, тогда спустя некоторое время можно сделать анализ, кто постоянно ходит на ваши мероприятия, а кто полностью их игнорирует, и строить отношения со СМИ, исходя из результатов этого анализа.

Анонс пресс-конференции необходимо направить в местные отделения информационных агентств: их ленты — основной источник информации для прессы, телеканалов и радиостанций.

Оборудование зала, приглашение участников. Чтобы у приглашенных журналистов не возникало трудностей, надо изготовить таблички с именами, отчествами и фамилиями сидящих в президиуме участников пресс-конференции. Титулы указывать необязательно, об этом лучше упомянуть в пресс-релизе или сказать в самом начале встречи.

Всегда будут участники пресс-конференции, не ориентирующиеся в месте ее проведения, поэтому необходимо организовать их встречу.

При необходимости можно подготовить графики, схемы и фотоматериалы, иллюстрирующие тему конференции, а также оборудование для их демонстрации — слайдпроектор или видеопроектор. Подготовка примерного сценария

Примерный сценарий рассчитывается поминутно, заранее оговаривается очередность выступлений. В случае совместной пресс-конференции важно не допускать дублирования и повторов.

Чтобы избежать длинных пауз и поддержать ритм пресс-конференции, можно попросить знакомых журналиcтов задать заранее подготовленные вопросы, на которые можно ответить с блеском.

Возможно, этот ресурс будет исчерпан, тогда можно достать другие подготовленные вопросы и объявить, что они поступили еще до начала пресс-конференции.

Иногда журналисты стремятся получить ответы сразу на два-три вопроса. В этом случае можно заранее оговорить количество задаваемых вопросов от каждого журналиста. Но это не всегда целесообразно: второй вопрос может быть интереснее первого, и появляется возможность выбора. Неприятный вопрос можно "утопить", углубившись в его предысторию, либо обратив ситуацию в шутку.

Жесткого лимита времени на пресс-конференциях нет, но трудно удерживать интерес более одного часа. Даже если есть о чем рассказать, лучше превысить запланированное время максимум на пять минут и попрощаться: надо оставить журналистов слегка неудовлетворенными, чтобы было о чем поговорить в следующий раз.

Недостатки пресс-конференции

В чем недостатки пресс-конференции? Если не взорвана "информационная бомба", хорошо, если хотя бы четвертая или пятая часть приглашенных напишет о встрече. Иной раз лучше договориться об интервью с проверенными дружественными журналистами, чем подготовить и провести пресс-конференцию.

Пример

По данным агентства "На Свет!", большинство петербургских редакторов (газет, журналов, радио и телевидения) находят эффективными менее 10% посещенных ими пресс-конференций.

Критерии, по которым журналисты выбирают стоящие для посещения пресс-конференции, презентации и другие специальные мероприятия для прессы, следующие:

• тематика для информационного повода;

• интересные личности, также присутствующие на мероприятии;

• известность компании;

• личный интерес к событию;

• время проведения;

• минимум рекламы.

Медиа-удар

Всегда существует соблазн одновременно "засветиться" в нескольких местах. Иногда необходимо, мобилизовав все ресурсы, нанести сильный медиа-удар (создать "медиа-поле").

Его цель формулируется так — инициировать определенный процесс и по возможности возглавить его. Итогом такого медиа-удара может быть получение поста, создание структуры, запуск нового проекта и т. п.

Медиа-удар — слишком сильно действующее и дорогостоящее средство, и применять его стоит, лишь если поставлена по-настоящему значительная цель. Он требует тщательной подготовки.

Примерная последовательность его создания такова:

Разработать несколько текстов, повествующих об одном и том же, но разными словами.

В кратчайшие сроки (8–10 дней) опубликовать во всех видах СМИ (печатных, электронных) тридцать-сорок материалов по проблеме, решения которой добивается компания или ее руководитель.

После этого проводится несколько пресс-конференций с использованием всех возможных PR-площадок и с привлечением дружественных организаций с их информационным влиянием.

Через некоторое время добавляется еще несколько публикаций на ту же тему.

Эффект "расходящихся по воде кругов" может быть настолько велик, что шлейф следующих за "медиа-ударом" публикаций составит еще 50–60 статей, и пребывание в фокусе внимания прессы в течение нескольких месяцев вам уж точно обеспечено.

"Чужие" пресс-конференции

Если у вас остановился гость — объект журналистского интереса, предложите ему свой отель как PR-площадку и помогите ему организовать здесь пресс-конференцию. Вы не только "засветите" свой отель в момент репортажа об этом событии, но и сможете воспользоваться полученными видеоматериалами для рекламы отеля в будущем.