Служба бухгалтерского учета или финансовая служба
Эта служба относится к подразделениям «заднего плана», так как напрямую не контактирует с клиентами. Однако в структуре отеля она занимает ведущую позицию. В ее функции входит формирование достоверной бухгалтерской отчетности, дающей полное представление об имущественном и финансовом положении отеля, о результатах хозяйственной деятельности и изменениях в его финансовом положении.
Типовая структура финансовой службы отеля
ФУНКЦИИ ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ
Персонал службы бухгалтерского учета:
осуществляет контроль и учет всех производимых в отеле финансовых операций, включая получение и выдачу денежных средств, начисление и выплату заработной платы персоналу;
осуществляет операционное обслуживание гостиничной деятельности, расчеты внутри отеля, с поставщиками и с кредиторами;
осуществляет планирование финансово-экономической деятельности, направленной на развитие отеля.
В обязанности этого подразделения входит регулярная подготовка отчетных форм для контролирующих государственных органов и владельцев или акционеров предприятия. В этом подразделении также аккумулируется и обрабатывается вся финансовая информация.
В силу требований, предъявляемых к подразделению бухгалтерского учета, и его функций главный бухгалтер гостиницы напрямую подчиняется генеральному директору, а служба работает в тесном контакте со всеми структурными подразделениями отеля. Особенное внимание бухгалтерской службы фокусируется на подразделениях, приносящих предприятию основные объемы прибыли.
Исходя из этого, работа службы бухгалтерского учета делится на два глобальных участка: учет гостиничных операций и учет операций общественного питания. В крупных отелях выделяются сектора расчетной группы по заработной плате персонала, центральной кассы и отдела закупок.
УЧЕТ ГОСТИНИЧНЫХ ОПЕРАЦИЙ
Кассиры службы приема и размещения в конце каждой смены сдают полученную от реализации услуг отеля выручку в бухгалтерию или в центральную кассу. В их обязанности также входит проверка чековых книжек, авторизация кредитных карт, проверка изменений и внесение поправок в счета гостей.
Иногда служба ночного аудита и кассиры службы приема и размещения относятся к отделу ценового контроля, включенного в структуру службы бухгалтерского учета.
УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ
Учетом поступлений через предоставление услуг ресторанами, буфетами, барами и другими пунктами питания клиентов занимается, как правило, специальная служба бухгалтерского подразделения. Если пункты питания обслуживаются не предприятиями-арендаторами, то сведения об их работе поступают в общую бухгалтерию для включения в общую отчетность. Кассиры, осуществляющие операции по предоставлению услуг питания и напитков, отслеживают баланс доходов и расходов ресторанных служб. Они отчитываются перед бухгалтером-контролером, ответственным за этот участок. Бухгалтер-контролер подотчетен по всей поступающей к нему информации главному бухгалтеру.
Деятельность бухгалтерии или финансовой службы связана со сбором и обработкой большого объема информации. Выводы, полученные после обработки имеющихся данных, становятся основой формирования бюджетной политики отеля и дальнейших его стратегических решений.
В некоторых отелях, особенно в крупных, финансовые и бухгалтерские службы разделены и имеют иные функции и управление.
В отелях, включенных в гостиничные цепи, финансовые службы непосредственно подчинены головной организации.