Тема 6.1. «Процес управління організацією в органах і підрозділах дснс України» План лекції:

1. Поняття сполучних процесів управління, системного та ситуаційного підходу в управлінні.

2. Поняття управлінських рішень, їх класифікація та прийняття управлінських рішень.

Мета:

Навчальна: Ознайомити слухачів з основними процесами систем управління в органах та підрозділах ДСНС України.

Виховна: Виховання чіткості виконання поставлених задач, які входять до системи управління.

Час: 2 год.

Місце проведення: Лекційний зал – згідно з розкладом.

Матеріально-технічне забезпечення: Кодоскоп, кодослайди.

1. Поняття сполучних процесів управління, системного та ситуаційного підходу в управлінні.

У попередніх лекціях надавалось поняття і розглядались функції управління.

Однак для ефективного їхнього здійснення необхідні сполучні процеси, такі як прийняття рішень і комунікація.

Організація процесу – це комплекс таких дій керівника, як формулювання рішень, визначення необхідності ресурсів для виконання рішення, своєчасне доведення рішень до виконавців і контроль за виконанням рішень.

Прийняття рішень наявне при здійсненні всіх управлінських функцій, оскільки і при плануванні, і при організації, і при мотивації, і при контролі необхідно приймати управлінські рішення. Не прийнявши відповідного рішення, не можна реалізувати ні одну з перерахованих вище функцій. При ухваленні рішення перед керівником постають дві задачі: виробити можливі варіанти рішень і з них вибрати найкращий.

Розвиток сучасної науки про управління, активне використання комп'ютерної техніки, обсяг і складність інформації роблять процес вироблення й ухвалення управлінського рішення тим «вузьким місцем», яке є найбільш «чутливим» до найменших змій у виборі ефективного шляху реалізації тієї чи іншої управлінської ідеї.

Важливу роль при ухваленні управлінського рішення відіграє інформація. Процес, за допомогою якого можна одержувати чи передавати управлінську інформацію, називається комунікацією.

Очевидно, що без процесу комунікації, без передачі інформації від суб'єкта управління до об'єкта управління і навпаки, без того, щоб передана інформація була правильно зрозумілою, ефективна робота системи управління є не можливою.

Без наявності комунікації неможливо визначитись з загальною метою, що лежить в основі діяльності будь-якої організації. Без комунікації не можливе виконання будь-яких функцій управління.

Якщо чисто технічні проблеми передачі інформації, як правило, не викликають особливих труднощів, то вибір найбільш зрозумілого й ефективного способу представлення переданої управлінської інформації багато в чому визначає ефективність системи управління.

Аналіз існуючих організацій показує, що організація є досить складною системою, яка складається з великої кількості елементів.

Згідно, «система - це деяка цілісність, що складається із взаємозалежних частин, кожна з яких робить свій внесок у характеристики цілого».

Сучасний технічний пристрій, прилад, виріб - це система, що складається і з взаємозалежних частин (технічна система).

Живий організм (біологічна система) також дуже складна система.

Сучасна організація (соціально-економічна система) є не менш складною системою, що включає і людей, і техніку, і має специфічні особливості.

Вважається, що будь-яка організація має також складові частини, основними з яких є структура, цілі, завдання, технології, люди.

Управління будь-якою організацією - це управління єдиним організмом - і треба чітко зрозуміти, що будь-який управлінський вплив на одну з частин системи, як правило, позначається і на інших її частинах. Тобто саме системний підхід дозволив по-новому глянути на управління як на певну систему зі своїми елементами і взаємозв’язками.

Крім того, важливим фактором є також вплив навколишнього середовища на організацію й навпаки - вплив організації на навколишнє середовище.

Як відомо, системи бувають відкритими і закритими. Закриті системи існують ізольовано від зовнішнього середовища і функціонують за рахунок власних ресурсів, домагаючись цілей незалежно від змін, що відбуваються в зовнішнім середовищі.

Відкриті системи, на відміну від закритих, безпосередньо пов’язані з зовнішнім середовищем численними каналами. Це і сировина, і енергія, і фінансові, і трудові ресурси, і інформація, що надходять із зовнішнього середовища. Це і продукція або послуги, які надає організація, соціальні й екологічні наслідки її діяльності та інш.

У цілому ДСНС України, окремі його органи і підрозділи як організації є відкритими системами, причому досить складними. Вони складаються, як правило, з підсистем, що мають свої функції і призначення, які. у свою чергу, є системами. Наприклад, територіальне управління ДСНС України є організацією, яка включає: оперативну підсистему, що здійснює реагування на НС; планову підсистему, що розробляє стратегію і тактику розвитку організації в цілому, системи ЦЗ на певній території; підсистему, що визначає стратегію і тактику організації на наглядово-профілактичному напрямку; кадрову підсистему, що забезпечує основні підсистеми організації професійними кадрами та інш.

Основна заслуга системного підходу полягає в тому, що він об’єднав у процесі управління окремі складові елементи системи - підсистеми - в єдину систему, якою є організація. Він дозволив усвідомити, що керувати треба не тільки окремою системою організації, але й всією організацією в цілому, беручи до уваги складні взаємозв'язки, що існують усередині системи, і різнобічну її взаємодію з навколишнім середовищем.

Відповідно до ситуаційного підходу, в основі управління лежить ситуація, якою треба керувати. Ситуації, у яких приймаються управлінські рішення, с досить різноманітними, і керівник повинен знайти і прийняти ефективне рішення в кожній із ситуацій, з якими доводиться стикатися йому й організації, якою він керує.

Якщо системний підхід, розвитком якого є ситуаційний підхід, установив єдність взаємодіючих частин системи, то ситуаційний підхід дозволив забезпечити професійний підхід до управління конкретною ситуацією, у якій часто задіяними виявляються різні підсистеми, що входять до складу організації.

Найбільш важлива частина ситуаційного підходу - виділення тих змінних, які визначають розвиток ситуації. Природно, при цьому немає необхідності відслідковувати всі змінні, що впливають на розвиток ситуації, оскільки вплив багатьох з них є незначним, необхідно виділяти і відслідковувати зміни дійсно важливих змінних.

Можливість проаналізувати ситуацію і заздалегідь передбачити очікувані зміни у ній є набагато ефективнішим, ніж використання методу проб і помилок. Це дозволяє уникнути значних витрат ресурсів і часу.

Крім своєї універсальності і можливостей широкого практичного використання, ситуаційний підхід дозволив установити основні змінні, які визначають поведінку організаційних структур у тому чи іншому випадку, розробляти і приймати конкретні управлінські рішення.