Схеми побудови організаційних структур управління.
Кожний орган управління, його структурний підрозділ наділяються певними функціями управління. Сукупність функцій усіх підрозділів апарату управління обумовлює їхню функціональну структуру. Для реалізації функцій управління необхідне створення організаційної структури органу управління, узгодження її елементів, налагодження між ними зв'язків.
Залежно від форм зв'язку між структурними підрозділами, організаційні структури управління підрозділяються на наступні:
- лінійні;
- функціональні;
- лінійно-функціональні (лінійно-штабні);
- змішані;
- програмно-цільові.
Доцільно розглянути більш детально тільки перші три організаційні структури, через те, що вони найчастіше зустрічаються серед органів та підрозділів системи ДСНС України.
Лінійна організаційна структура. Як видно з рис. 5.1, ця структура характеризується тим, що в ній усі функції управління зосереджені в одного керівника або в одному органі управління.
Кожен керівник має одну вищу інстанцію і кілька нижчих. Іншими словами - у кожного керівника може бути кілька підлеглих, але в одного підлеглого є тільки один керівник. У даній структурі є наявними вертикальні зв'язки.
Переваги лінійної організаційної структури управління виражаються у наступному:
- надходження команд тільки від одного начальника;
- чіткість і простота взаємовідносин;
- ясність зв'язків;
- узгодженість дій виконавців (виконавці не отримують спірних, не пов'язаних між собою завдань і розпоряджень);
- оперативність підготовки та прийняття управлінських рішень;
- підвищення відповідальності керівника за результати діяльності очолюваного підрозділу;
- відсутність паралелізму в роботі;
- особиста відповідальність керівника за кінцеві результати діяльності свого підрозділу;
- надійний контроль.
Недоліки лінійної організаційної структури управління є такими:
- обмеження ініціативи у працівників на нижчих рівнях;
- довгочасне проходження інформації від керівників до виконавців, яка передасться почергово з одного рівня на інший;
- дуже багато контактів з підлеглими, вищими та суміжними організаціями;
- високі вимоги висуваються до кваліфікації керівників та до їхньої компетенції за всіма питаннями роботи підлеглих ланок, що, у свою чергу, обмежує керівника в ефективному управлінні організацією;
- перевантаження керівника (багато різних обов'язків);
- важко підібрати самого керівника.
Лінійні організаційні структури управління є ефективними лише при виконанні оперативних завдань і найчастіше зустрічаються на нижчих рівнях управлінської діяльності.
Функціональна організаційна структура управління. Створення функціональної структури потребує групування персоналу за завданнями, які він виконує. Конкретні характеристики діяльності підрозділу відповідають найбільш важливим напрямкам діяльності всієї організації.
Основна ідея полягає в тому, щоб максимально використати переваги спеціалізації та не допускати перевантаження керівництва. Але, водночас, і щоб відділ, наприклад, не ставив свої власні цілі вище спільних цілей організації.
Як видно з рис. 5.2, функціональна структура характеризується тим, що у керівника з'являється орган управління (функціональні керівники, які спеціалізуються на чітко визначених функціях). У кожного виконавця є декілька керівників, кожен з яких здійснює управлінський вплив лише в межах покладених на нього функцій управління.
Замість керівника, що розбирається у виконанні усіх функцій, з’являється апарат фахівців, кожний з яких відповідає за конкретну ділянку роботи. Виконавці одержують розпорядження одночасно від декількох функціональних підрозділів або фахівців.
- ускладнюється координація управлінського впливу в результаті отримання виконавцями вказівок від кількох функціональних органів;
- зменшується рівень відповідальності виконавців за роботу через подвійне підпорядкування;
- порушується принцип єдиноначальності;
- зменшується оперативність роботи органів управління.
Функціональна організаційна структура добре пристосована до
вирішення поточних та оперативних завдань, але погано - до вирішення перспективних.
Лінійно-функціональна організаційна структура. Щоб усунути недоліки лінійного та функціонального управління, було розроблено лінійно-функціональну структуру управління (рис.5.3).
Рис. 5.2 - Функціональна організаційна структура управління.
Переваги функціональної організаційної структури полягають у наступному:
- неперевантаженість керівника організації;
- підвищення якості управлінських рішень;
- висока компетентність спеціалістів, які відповідають за здійснення конкретних функцій, стимулює ділову та професійну спеціалізацію;
- зменшення дублювання зусиль і споживання матеріальних ресурсів у функціональних сферах;
- поліпшення координації у функціональних галузях;
- відповідність професійно-кваліфікаційних характеристик працівників завданням управління.
Недоліки функціональної організаційної структури управління є такими:
- керівники окремих функціональних підрозділів є більш зацікавленими в реалізації цілей і завдань своїх підрозділів, ніж спільних цілей усієї організації, тому збільшується можливість конфліктів між цими підрозділами;
- у великій організації низка команд від керівника до безпосереднього виконавця стає досить довгою;
- ускладнюється координація управлінського впливу в результаті отримання виконавцями вказівок від кількох функціональних органів;
- зменшується рівень відповідальності виконавців за роботу через подвійне підпорядкування;
- порушується принцип єдиноначальності;
- зменшується оперативність роботи органів управління.
Функціональна організаційна структура добре пристосована до
вирішення поточних та оперативних завдань, але погано - до вирішення перспективних.
Лінійно-функціональна організаційна структура. Щоб усунути недоліки лінійного та функціонального управління, було розроблено лінійно-функціональну структуру управління (рис.5.3).Як видно, ця структура є модифікацією звичайної лінійної, але при керівникові утворюється штаб, що займається інформаційним забезпеченням діяльності керівника за тими чи іншими функціями управління. Головними завданнями штабу є:
- збір, обробка та аналіз інформації;
- підготовка варіантів управлінських рішень;
- організація і координація діяльності органів, підрозділів, окремих фахівців щодо реалізації прийнятих рішень.
Діяльність лінійних ланок характеризується наступними рисами:
1.Лінійний керівник нормує роботу, формує цілі свого підрозділу, на їхній основі визначає завдання конкретним виконавцям і терміни їх виконання.
2.Лінійний керівник приймає рішення з усіх питань, що зв'язані з діяльністю підрозділу. При цьому він користується правом одноосібного ухвалення рішення з питань організації роботи підрозділу.
3.Лінійний керівник організовує роботу у своєму підрозділі, контролює і координує всі дії виконавців.
4.Лінійний керівник здійснює роботу з підбору і розміщення кадрів у своєму підрозділі, проводить виховну роботу.
Діяльність функціональних керівників полягає:
1.У методичному керуванні і наданні консультацій лінійним ланкам за своїми видами діяльності підрозділу. Ця робота проводиться у вигляді рекомендацій на стадії підготовки рішень. При цьому вони не мають розпорядницьких прав.
2.У формі лінійного керування підрозділами, що входять у функціональний блок.
3.У формі прямого керування з конкретної функції.
Переваги лінійно-функціональної організаційної структури є такими:
- забезпечення швидкої реалізації управлінських рішень;
- формування функціональних підрозділів здійснюється на основі спеціалізації підрозділів, кожен з яких виконує конкретну функцію, а усі разом - комплекс функцій, що забезпечують безперебійну роботу підрозділів;
- розподіл праці між підрозділами сприяє розширенню обсягу знань по кожній функції у процесі збільшення досвіду роботи, сприяє підвищенню ефективності роботи апарату управління;
- на підставі зворотного зв'язку досягається взаємодія між різними рівнями управління;
- з'являється можливість для швидкої мобілізації й маневрування усіма видами ресурсів для вирішення задач, що стоять перед керівництвом.
Недоліки лінійно-функціональної організаційної структури є такими:
- ефективна тільки при функціонуванні у постійному незмінному режимі, коли горизонтальні зв'язки встановлюються на довгий час і їхнє регулювання не потребує додаткового втручання вищих органів управління;
- як тільки з'являються нові, нестандартні проблеми, які потребують творчих рішень, руйнується стабільність функціонування, виникає потреба у перерозподілі або формуванні нових зв'язків;
- вирішуються у першу чергу поточні завдання, а питання розвитку відходять на другий план;
- виникають застійні явища, що стримують реалізацію прогресивних змін. Тому гостро стає питання удосконалення такої структури управління. А взагалі лінійно-функціональна організаційна структура управління може вирішувати у першу чергу поточні завдання, але при довгому існуванні організація з такою структурою при незмінних задачах спроможна вирішувати і перспективні завдання.
Висновок. Організаційна структура апаратів управління та підрозділів значною мірою впливає на всі сторони управлінської діяльності. Вона вважається формою здійснення в організації функцій та є ефективним механізмом саморегулювання і координації діяльності працівників. У межах структури управління відбувається процес управління (тобто рух інформації в середині організації та прийняття управлінських рішень), між членами якого розподілені завдання та функції управління, а на підставі цього повноваження та відповідальність за виконання завдань та функцій.
Л Е К Ц І Я 9