2. Організаційні структури управління.

Багато років були і залишаються дуже важливими питання про побудову організаційних структур управління і, насамперед, питання вибору типу організаційної структури.

І якщо допущені помилки при виборі структури організації можуть і не призвести до її негайного краху, але нераціональна структура стає постійним джерелом проблем, причиною безвідповідальності, вона може заважати керівникам керувати організацією.

Організаційна структура апаратів управління та підрозділів значною мірою впливає на всі сторони управлінської діяльності. Вона вважається формою здійснення в організації функцій та є ефективним механізмом саморегулювання і координації діяльності працівників. У межах структури управління відбувається процес управління (тобто рух інформації в середині організації та прийняття управлінських рішень), між членами якого розподілені завдання та функції управління, а на підставі цього повноваження та відповідальність за виконання завдань та функцій.

Вибір організаційної структури управління завжди - це компетенція вищого керівництва організації, але керівники середнього та нижнього рівнів повинні знати організаційну структуру організації, в якій вони працюють, тому що організаційна структура визначає відношення між елементами організації.

Організаційна структура управління - це форма реалізації функцій управління. її елементами виступають ланки, рівні і зв'язки. Своє конкретне вираження структура управління знаходить у схемі, штатному розкладі, положеннях про відділи та служби, існуючому співвідношенні структурних підрозділів і працівників апарату управління.

Ланка управління - самостійний структурний підрозділ (працівник), який виконує окрему функцію, частину її або сукупність декількох функцій управління.

Формування ланок управління починається зі встановлення і закріплення за кожною з них відповідних прав, обов'язків і відповідальності. Ланками в системі ДСНС можуть виступати: департамент, управління, відділ управління, сектор, районний або міський відділ, аварійно-рятувальний підрозділ, а також окремі фахівці. Сюди ж можна віднести і керівників, які здійснюють керування і координацію діяльності декількох структурних підрозділів.

Рівень управління - це сукупність ланок одного рівня ієрархії управління. Рівні управління показують послідовність побудови органів управління знизу до верху, тобто вертикальну побудову апарату управління, складність системи управління, її масштаб.

Елементи структури управління знаходяться у відповідних зв’язках між собою. Основними видами таких зв'язків є вертикальний зв'язок керівництва з підлеглими і горизонтальні зв'язки координації і кооперації. Вертикальні, у свою чергу, поділяються на лінійні, в яких підлеглість здійснюється по всьому колу питань, і функціональні, де підпорядкування відбувається в межах реалізації певної функції управління.

Вертикальні зв'язки визначаються масштабом керованості, горизонтальні - кількістю працівників або підрозділів, з якими здійснюються контакти у процесі управління.

Склад і взаємозв'язок рівнів та ланок управління виражаються в організаційній структурі управління. Структура апарату управління впливає активним чином на процес функціонування системи управління і тому повинна відповідати таким вимогам, як оптимальність, оперативність, надійність, економічність, спеціалізація, незалежність від конкретних осіб.

1.Структура апарату управління вважається оптимальною, якщо між ланками і рівнями управління на всіх рівнях ієрархії створюються раціональні зв'язки з якнайменшою кількістю рівнів у кожній системі.

2.Структура апарату управління буде вважатися оперативною, якщо зможе забезпечувати такий зв'язок між її елементами, щоб за час від прийняття рішення до його здійснення в керованій системі не встигли статися безповоротні зміни, які б зробили непотрібною реалізацію прийнятих рішень.

3.Надійність структури апарату управління полягає у тому, що створена структура повинна гарантувати задану імовірність передачі інформації, не допускати перекручення управлінських команд та інших переданих даних, забезпечити безперебійний зв'язок в системі управління.

4.Економічність створеної структури полягає в тому, що необхідний ефект управління повинен досягатися мінімальними витратами на утримання апарату управління, уникненням дублювання функцій та робіт. Критерієм цього є співвідношення між витратами ресурсів і корисним результатом.

5.Спеціалізація управлінської структури спрямовується на зосередженість окремих працівників на виконанні заданих функцій управління.

6.Незалежність від конкретних осіб - вимога пристосовувати організацію до особливостей працівників, будувати її як інструмент для досягнення цілей організації, підбирати людей, здатних забезпечити досягнення місії організації.

Важливою характеристикою структури управління вважається кількість рівнів.

За своїм призначенням в структурі всі елементи поділяються на вищі, нижчі і рівноправні. Перед кожним елементом структури необхідно ставити завдання, закріпляти права, обов'язки і відповідальність. При цьому важливо не допустити дублювання функцій, а так само випадків випадіння з кола обов'язків всіх органів управління яких-небудь функцій.

Організаційні структури управління вимагають постійної досконалості й уточнення. Тим самим досягається ефективність управлінської діяльності.

На структуру управління органами та підрозділами ДСНС справляють вплив ряд факторів:

1. Характер роботи, що виконується, її цілі.

2. Міра відповідальності.

3. Співвідношення між централізованою і децентралізованою формами управління.

4. Співвідношення між галузевою (за функціями) і територіальною формами управління.

5. Рівень механізації й автоматизації управлінських робіт.

6. Кваліфікація працівників, організація роботи, ефективність праці.

7. Принципи і методи управління.

Для характеристики різних типів організаційних структур використовують схеми, які відображають розподіл співробітників та їх обов’язків, проходження каналів комунікації та ліній підпорядкування.

Розробляють організаційні структури за принципом «зверху вниз». Послідовність розробки є подібною до послідовності планування. Спочатку керівники повинні здійснити розподіл організації за укрупненими (широкими) сферами її діяльності, потім поставити конкретні завдання - так само, як у плануванні: спочатку формулюються загальні завдання, а потім конкретні. Таким чином, послідовність є такою:

1. Розподілити організацію по горизонталі на широкі блоки, які відповідають найважливішим напрямам діяльності з організації стратегії.

2. Встановити співвідношення між повноваженнями різних посад. Керівництво встановлює мету команд кожного рівня управління, подальший поділ на більш дрібні організаційні підрозділи для ефективнішого використання спеціалізації.

3. Визначити службові обов'язки як сукупність визначених завдань і функцій та доручити їх виконання конкретним особам. В організаціях, діяльність яких є тісно пов'язаною з технологією, керівництво розробляє конкретні завдання та закріплює їх за безпосередніми виконавцями, які несуть відповідальність за їх виконання.

Організаційна структура значною мірою залежить також від вимог зовнішнього середовища та цілей організації.