2. Планування та прогнозування управління як функція попереднього планування

Для ефективної діяльності людей, які працюють спільно в організаціях чи підрозділах, важливою умовою їх діяльності є чітке розуміння визначених цілей і завдань, методів їх здійснення. Інакше кажучи, щоб колективні зусилля були успішними, люди повинні знати, чого від них очікують. Саме це забезпечує функція управління - планування.

Воно полягає у виборі як для організації в цілому, так і для кожного підрозділу відповідного чину дій з майбутніх можливих альтернатив, у визначенні шляхів вирішення завдань і досягнення цілей. Таким чином, планування - це прийняття заздалегідь рішення про те, що робити, як робити, хто буде робити. Отже планування - це функція управління, змістом якої є визначення цілей діяльності та шляхів їх досягнення.

Серед інших функцій управління (організація, мотивація, контроль) планування грає провідну роль, оскільки діяльність керівників з цих функцій спрямована на те, щоб сприяти досягненню запланованих цілей. Очевидно, що планування логічно передує виконанню всіх інших функцій, передбачаючи напрямки дій по них: адже ж цілі визначаються до того, коли вже відомо, які будуть потрібні організаційні взаємозв'язки, які знадобляться особисті якості, який вид контролю належить застосувати. Крім того, вся решта функцій повинні плануватися, щоб успішно здійснюватися. Сенс планування - це природний міст між минулим і майбутнім. Відомий французький вчений в області управління А. Файоль писав: «Планування дій - це водночас і передбачений результат, і напрямок дій, яким треба йти, і етапи, які треба пройти, і методи, які належить застосувати. Це свого роду картина майбутнього, у якій наближені події окреслені з деякою певністю, в той час як віддалені події виступають все менш і менш виразно.» Важливо розуміти, що планування виражає собою навмисне намагання вчинити вплив на майбутні зміни, управляти їх розмахом, швидкістю і наслідками. Отже, воно дає змогу здійснитися тому, що за інших обставин могло і не статися. Таким чином, планування - це організоване продумування рішень замість спонтанного їх прийняття. Тобто протилежністю планування є імпровізація, коли рішення ухвалюється після отримання реальних даних про подію, яка вже здійснилась, і виконавець лише узгоджує свої дії з ситуацією.

Планування вважають чудовим досягненням людської думки. Р.Акофф, відомий американський вчений - управлінець, пише так: „Мудрість - це здібність передбачати віддалені наслідки дій, які здійснюються, готовність пожертвувати теперішньою вигодою заради більших благ у майбутньому і уміння управляти тим, що є керованим, не засмучуючись із - за того, що не є керованим ... Планування це зброя мудрих ... Планування це один з самих складних і нелегких видів розумової праці, доступних людині”.

Плани є засобом координації діяльності різних підрозділів при прийнятті управлінських рішень. В планах визначають наявні ресурси, необхідні для досягнення накреслених цілей в межах конкретного періоду. Плани охоплюють діяльність виробничих підрозділів, тому прийняття управлінських рішень здійснюється в межах своїх планів. Перевага планів перед правилами заключається в тому, що вони являються більш гнучкими і їх легше пристосувати до змінюючих умов. В той же час план повинен бути не догмою, а гнучким інструментом. Успішно діяти в ситуації, яка безперервно змінюється, може той, хто не просто стежить за змінами, і використовує нову інформацію для оперативного коригування власної дійсності.

Отже, планування - розподіл функцій та ресурсів, докладний опис і погодження передбачуваних дій. В основі плану лежить управлінське рішення.

Перед початком планування керівник повинен максимально конкретизувати своє рішення і завдання, висловити всі міркування, що виникають у результаті власних роздумів, і дати оцінку пропозиціям, що висуваються іншими.

Процес планування містить такі елементи:

1. Уточнення мети. Керівник конкретизує визначену старшим начальником мету з урахуванням ситуації, можливостей, особистостей виконавців, розуміння ситуації, методів керування. Він по змозі повинен виключити невизначеність, точно сформулювати мету і досягти того, щоб часткові цілі підпорядкованих підрозділів відповідали загальній меті.

2. Розвиток ідей. Планування припускає розвиток ідеї, що складає основу рішення. Деталізація ідеї не повинна бути стереотипною. В той же час вона не повинна мати і багато варіантів. Багатоваріантність не завжди сприяє успіху, не завжди полегшує виконання завдань, а навпаки, часто ускладнює їх.

Одне із завдань планування полягає в тому, щоб зробити нові ідеї зрозумілими, доступними, відчутними в конкретних формах реалізації, близькими кожному виконавцеві.

3. Прогнозування подій.

Прогнозування як функція попереднього планування.

На керівника покладається вся повнота відповідальності за правильне визначення перспектив і можливостей. Прийняття рішення вимагає загального принципового прогнозу подій, прогнозування всіх функцій, можливих перешкод і способів їх подолання. Прогнозування включає оцінку змін ситуації, екстраполяцію й розпізнавання результату. Прогнозування виступає науковою основою планування.

Прогноз - це науково обґрунтоване передбачення тенденцій і особливостей розвитку об'єкта в перспективному періоді на основі виявлення та оцінки стійких зв'язків і залежностей між минулим, теперішнім і майбутнім. Прогнозування є першою стадією планування, оскільки воно дає можливість виявити стійкі тенденції або якісні зміни у процесах, що розглядаються, оцінити їх вплив на майбутній плановий період, виявити можливі альтернативні варіанти дій, накопичити матеріал для обґрунтованого вибору тієї чи іншої концепції або планового рішення. Прогнозування дозволяє органам управління і підрозділам ДСНС отримувати оціночні дані, які надають можливість всебічно обґрунтовувати варіанти плану.

В теорії існує велика кількість методів прогнозування. Серед найбільш поширених у практиці діяльності ДСНС є методи: лінійної екстраполяції, колективної експертної оцінки, мозкового штурму. Перспективними є методи прогнозування, в основі яких лежать математичні моделі досліджуваних процесів.

Цінність прогнозних даних у процесі управління органами і підрозділами ДСНС полягає в тому, що вони надають інформацію про ті процеси, які не можна безпосередньо планувати (кількість надзвичайних ситуацій, пожеж, величина збитків від них, загибель людей, потреба у кадровому забезпеченні тощо). І, водночас, прогнози дозволяють передбачати наслідки прийнятих планових рішень.

Один із засновників класичної школи управління А.Файоль називав передбачення сутністю управління. Вміння дивитися наперед, на його думку, містить у собі як оцінку майбутнього, так і вжиття відповідних підготовчих заходів. Він визначав плани як сукупність довгострокових, короткострокових та інших прогнозів. Причому він рекомендував періодично переглядати довгострокові прогнози .

Прогнозування повинно здійснюватись на всіх рівнях управління, починаючи з державного (а в деяких випадках і міждержавного) і закінчуючи рівнем міст, населених пунктів та об'єктів. Як основні напрямки прогнозування стану цивільного захисту частіше всього виділяють такі:

- прогнозування кількості пожеж та інших надзвичайних ситуацій, які можуть виникнути у галузях, регіонах, у містах і в населених пунктах;

- прогнозування загибелі людей під час пожеж та інших надзвичайних ситуацій в регіонах, в містах і в цілому по країні;

- прогнозування матеріальних збитків від пожеж та інших надзвичайних ситуацій на об'єктах, у регіонах і в цілому по країні;

- прогнозування потреби органів ДСНС у трудових ресурсах;

- прогнозування розвитку ДСНС.

Потреба у кваліфікованому прогнозуванні обумовлена його важливою роллю у плануванні. Прогнозування допомагає при зведеному плануванні і координації планів органів і підрозділів системи ДСНС України.