Декомпозиція цілей. Побудова дерева цілей та методи обґрунтування цілей.
Кількість та різноманіття цілей і завдань управління є настільки великим, що без комплексного, системного підходу до визначення їх складу не може обійтись жодна з організацій, незалежно від її розмірів, спеціалізації, виду тощо. З точки зору організаційного проектування мета представляє собою систему, яка складається з великої кількості системних одиниць. Завдання керівника (органу управління) - перетворити мету організації як цілого в цілі окремих її структурних підрозділів, змусити всі структурні підрозділи працювати на один результат. Для цього загальну мету розкладають на окремі складові, котрі будуть орієнтирами в діяльності для кожного структурного підрозділу організації. Процес розкладання загальної мети на окремі складові називається „декомпозицією мети". Виходячи з великого числа цілей, їх індивідуального характеру, ієрархічної побудови організації і складних взаємозв'язків, для аналізу використовується спеціальна модель, яка отримала назву „модель дерева цілей".
Дерево цілей - структурована, побудована за ієрархічним принципом сукупність цілей організації (програми, плану), у якій виділено генеральну мету («вершина дерева») та підпорядковані їй цілі першого, другого і наступних рівнів («гілки дерева»). Назва „дерево цілей" пов'язана з тим, що схематично зображена сукупність розподілених за рівнями цілей нагадує перевернене дерево.
Побудова дерева цілей організації виконується методом послідовної декомпозиції мети верхнього рівня. Будуючи „дерево цілей", треба враховувати, що між цілями можуть існувати різні типи зв'язків: підпорядкування (для реалізації мети А необхідне здійснення цілей В, С і т.д.), передування (до мети D треба досягти мети Е). Крім того, між цілями можуть бути відносини спільного підпорядкування, при якому вони є частинами, що деталізують більш загальну мету, або попередниками однієї і тієї ж більш глобальної мети. Цілі можуть вступати між собою у протиріччя, тобто бути конфліктними. Наприклад, мета F - економія ресурсів, мета G - технічне переоснащення оперативно-рятувального підрозділу.
При побудові «дерева цілей» організації як цілого спочатку визначається генеральна мета - її місія. Як ми вже з'ясували, визначення місії є прерогативою вищого керівництва. По відношенню до ДСНС України як одного з міністерств України місія визначається вищим керівництвом держави та закріплюється в законодавчому порядку. Вона має довгостроковий характер і спрямована на забезпечення безпеки населення, навколишнього природного середовища, об'єктів і споруд, уникнення можливих економічних, соціальних та інших втрат суспільства від надзвичайних ситуацій техногенного і природного характеру.
Очевидно, що постановка генеральної мети має бути ретельно підготовленою, оскільки цілі нижчого порядку є похідними від неї. З часом місія може змінюватися, обумовлюючи тим самим зміну інших цілей, завдань, функцій, структури організації тощо.
На другому етапі проводиться декомпозиція генеральної мети організації за обраними класифікаційними ознаками на цілі другого рівня. Необхідність цього етапу є обумовленою наявністю функціональних напрямків діяльності організації з досягнення основної мети і, отже, первинною спеціалізацією управлінської структури. Всі цілі другого рівня повинні бути пов'язаними між собою, і жодна з цілей не повинна суперечити будь-якій іншій. Вони реалізуються через організаційну структуру центрального апарату ДСНС України.
Цілі другого рівня також мають яскраво виражений системний характер. Вони часто визначаються у вигляді цільових програм.
На третьому етапі здійснюється декомпозиція цілей другого рівня в межах кожного з функціональних напрямків діяльності або відповідних цільових програм.
Кількість рівнів декомпозиції залежить, головним чином, від масштабів і складності поставлених цілей та організаційно-штатної структури організації.
Фундамент дерева цілей повинні складати завдання.
При розробці дерева цілей необхідно виходити з того, що досягнення всіх цілей конкретно взятого рівня повинно обов'язково приводити до досягнення відповідних цілей попереднього рівня; серед цілей даного рівня не повинно бути надлишкових цілей. Наявність останніх спричинить розростання організаційно-штатної структури та невиправдані витрати.
Досягнення кожної мети повинно забезпечуватись організаційно, тобто для її реалізації необхідне існування відповідних структурних підрозділів (виконавців) - органів управління та (або) підрозділів ДСНС, - орієнтованих на досягнення даної мети, забезпечених відповідними ресурсами і, які ведуть відповідну діяльність.
Приклад дерева цілей наведений на рис. 3
У формалізованих задачах модель дерева цілей може описуватись за допомогою зв'язного орграфа С = (V,U), вершини (V) якого є цілями, а дуги (U) - зв'язками між ними. Орграф - це граф, у якого всі зв'язки між вершинами є орієнтованими (направленими). „Зв'язність" графа означає, що його не можна розбити хоча б на дві повністю незалежні одна від одної системи цілей. Зв'язки між вершинами полягають у тім, що для виконання деякої мети (вершини графа) необхідно і достатньо виконати усі або хоча б частину (залежно від типу зв'язків) підцілей (підлеглих їй вершин). Приклад зв'язного орграфа дерева цілей показаний на рис. 3.
Рис. 3. - Приклад дерева цілей органу управління
Нехай глобальною метою V0 є підвищення ефективності роботи підрозділу. Для досягнення даної мети необхідно досягти безумовного виконання планів роботи (мета V1) та провести технічне переозброєння підрозділу (мета V2). Технічне переозброєння передбачає фінансування або з бюджету (мета V3), або з інших джерел (мета V4). Цілі V3, та V4 є альтернативними. Тоді, використовуючи теорію множин, можемо записати:
V0= V1U V2, V2= V3 U V4
Представлення дерева цілей у вигляді графа дозволяє відобразити характер зв'язків між цілями, виявити альтернативні та надлишкові цілі та сприяє пошуку оптимальних варіантів організації діяльності.
Для бюджетної організації, яка має чітко визначену суспільно необхідну місію, побудова дерева цілей не є такою вже важливою, як для організацій, які здійснюють свою діяльність в жорстких умовах конкуренції. Але це не знижує значущості „дерева цілей" як узагальненої логічної моделі діяльності. Побудова дерева цілей організації сприяє цілеспрямованості та узгодженості дій усіх структурних підрозділів організації, озброює керівників системним розумінням ролі та місця підпорядкованого підрозділу.
Розробка дерева цілей організації в цілому не є обов'язковим завданням керівника структурного підрозділу. В той же час методологія „дерева цілей" є ефективним інструментом управлінської діяльності.
Методи обґрунтування цілей. Для того, щоб цілі відігравали свою важливу роль в управлінні, реалізовували притаманні їм функції, вони повинні обґрунтовуватись. Цілі, які не мають під собою підґрунтя, скоріше за все досягнутими не будуть, можуть призвести до марнотратства ресурсів, втрати керівниками авторитету та довіри з боку підлеглих.
Обґрунтування може бути якісним та кількісним. Якісне обґрунтування передбачає якісну визначеність мети, словесний опис бажаного стану або якісних показників роботи. Кількісне - полягає у визначенні бажаного стану через встановлення кількісних показників діяльності.
Якісне обґрунтування базується на досвіді, традиційних навичках та внутрішній інтуїції керівників. При цьому можуть проводитися прогнозні розрахунки. Але вони носять частковий характер.
Кількісне обґрунтування базується на використанні розрахункових методів. Їх застосування передбачає розробку математичної моделі процесу (об'єкта), за допомогою якої можна було б розрахувати прогнозні значення показників, або знайти оптимальне значення цільової функції за існуючих обмежень. Розрахункові методи достатньо повно викладені у спеціальній літературі. Можливість використання того чи іншого розрахункового методу залежить від характеру процесів, що розглядаються, повноти та достовірності вихідної інформації.
Ступінь обґрунтованості цілей певною мірою залежить і від стилю керування, а саме від того, яким чином керівник приймає рішення - авторитарно чи демократично, наскільки він враховує при цьому думки та досвід підлеглих.
Більш суттєвим є кількісне обґрунтування. Але його проведення не завжди представляється можливим. По-перше, розробка математичних моделей є складною задачею, яка часто виступає предметом наукових досліджень, а не інженерних розрахунків. По-друге, самі моделі вносять певну методичну похибку в результати моделювання. По-третє, мета є достатньо специфічним об'єктом прийняття рішення. Мета є бажаним результатом, а тому вона не завжди може бути формалізованою.
Висновок. Вибір цілей є початковим пунктом управління. Але мета не є категорією, яка обумовлює створення організації. Мета є похідною від проблеми. У свою чергу мета є основою для визначення завдань, які покладаються на організацію. Конкретизація мети в завданнях є однією з важливих умов досягнення цілей.