Тема 2. «Цілі та завдання управління в органах і підрозділах дснс України» План лекції:
Поняття цілей, їх класифікація.
Завдання організації та їх роль в управлінні.
Декомпозиція цілей. Побудова дерева цілей та методи обґрунтування цілей.
Мета:
Навчальна: Ознайомити слухачів з основними цілями та завданням управління в органах і підрозділах ДСНС України
Виховна: Виховання чіткості виконання поставлених задач, які входять до системи управління.
Час: 2 год.
Місце проведення: Лекційний зал – згідно з розкладом.
Матеріально-технічне забезпечення: Кодоскоп, кодослайди.
1. Поняття цілей, їх класифікація.
В попередніх лекціях розглядались такі категорії як об'єкт, суб'єкт та система управління. Дана лекція присвячена вивченню категорії «мета управління». Ця категорія є вкрай важливою, оскільки саме з визначення мети починається управління. Заради досягнення мети управління здійснюється.
Будь-яке суспільство для забезпечення нормального рівня своєї життєдіяльності повинно здійснювати велику кількість видів конкретної праці. З цією метою люди створюють організації (трудові колективи), які спільно, керуючись певними правилами і процедурами провадять ту чи іншу діяльність. В суспільстві з ринковою економікою більшість видів діяльності є предметом підприємництва та здійснюється, головним чином, у формі „підприємства". Підприємства, як правило, функціонують і розвиваються за рахунок власних коштів. В той же час існує ряд видів діяльності, які з тих чи інших причин не є предметом підприємництва. До такої сфери належить і цивільний захист, зокрема. Виходячи з об'єктивно існуючих загроз техногенного та природного характеру, невиключеності загроз воєнного характеру, держава поклала на себе функції з цивільного захисту населення і території країни. Серед сукупності центральних органів виконавчої влади, на які покладаються завдання цивільного захисту, головним є ДСНС України. Це бюджетна організація, існування якої забезпечується бюджетним фінансуванням.
Мета цивільного захисту:
- реалізація державної політики, спрямованої на забезпечення безпеки та захисту населення і територій, матеріальних і культурних цінностей та довкілля від негативних наслідків надзвичайних ситуацій у мирний час та в особливий період;
- подолання наслідків надзвичайних ситуацій, у тому числі наслідків надзвичайних ситуацій на територіях іноземних держав відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
Що розуміють під метою?
Мета - це бажаний результат або ті орієнтири, яких намагаються досягти члени організації, використовуючи свою активність, для задоволення колективних потреб. Зрозуміло, що мета повинна мати певну корисність. Мета - це планований результат. Вибір мети фактично означає визначення майбутнього стану об'єкта управління. Якщо мова йде про фактичний результат, то по відношенню до нього використовується термін „ефект" або просто „результат".
В чому ж полягає значення цілей для організації?
Цілі організації не є лише формальним оголошенням про наміри. Мета для організації є системоутворюючою ознакою. Цілі організації наповнюють її діяльність змістом, сприяють єдності колективу, орієнтують її у відношенні до зовнішнього середовища. Цілі є основою формування організаційної структури, вони є джерелом стабільності в організації. (Різка зміна цілей може призвести до серйозних дестабілізуючих наслідків). Визначення цілей організації зосереджує увагу на результатах, досягнення яких передбачується.
Цілі управління є підпорядкованими місії і. як правило, спрямовуються на саму організацію, її структурні підрозділи та окремих співробітників.
Виходячи з важливості правильного визначення цілей для ефективної діяльності організації, з'ясуємо, які ж функції виконують цілі по відношенню до організації.
1. Когнітивні функції цілей. Когнітивність - від лат. соgnіtіо «пізнання, вивчення, усвідомлення». В широкому розумінні конгітивність означає появу та „становлення" знання та концепцій, пов'язаних з цим знанням.
Когнітивні функції узагальнюють розпорядження керівних та координуючих органів і зосереджують увагу на аналізі альтернатив дій і прийнятті рішень.
2. Розподільні функції. Оскільки діяльність практично завжди носить економічний характер, то існує проблема раціонального (оптимального) розподілу ресурсів в середині організації. Наявність цілей різного рівня (цілей організації, цілей структурних підрозділів, цілей членів організації) ставить проблему їхнього сполучення в ході повсякденної діяльності. Одним з факторів, які визначають якість спільної роботи, є розподіл ресурсів.
3. Функції ідентифікації. Передбачають зіставлення власних прагнень членів організації з цілями підрозділу або організації як цілого. Якщо дані функції не реалізовуються, то діяльність членів організації буде низькопродуктивною.
4. Функції мотивації. Цілі здатні мотивувати членів організації в тому випадку, якщо останні визнають їх реально досяжними, орієнтованими на майбутнє і співвіднесеними з власними потребами.
Питання про ступінь досяжності цілей є досить неоднозначним. Якщо мета є бажаним результатом, бажаним станом, до якого прагне людина чи організація, то вона може бути і «фантастичною», недосяжною для конкретних умов та періоду часу. Така мста буде визначати напрямок розвитку і надалі, при прикладанні відповідних зусиль може втілитися в реальність. Ллє, з іншого боку, заздалегідь нереальна мета може призвести до розчарування людей, втрати інтересу до роботи тощо. Дане питання дещо по-різному виглядає і по відношенню до різних організацій, точніше - до різних сфер діяльності. Якщо розглядати підприємство, то цілі, які визначаються його власником, повинні бути чіткими та обґрунтованими. Інакше невизначеність спричинить недоцільність для потенційних інвесторів вкладання коштів у відповідні бізнес-проекти, а для членів трудового колективу - невпевненість та скептичне ставлення до роботи. Якщо розглядається організація, діяльність якої с реакцією на випадкові події, наприклад, оперативно-рятувальний підрозділ служби цивільного захисту, то цілі можуть бути дещо ідеалізованими: наприклад, повністю відвернути людські та матеріальні втрати. Така мета є, на жаль, нереальною, але саме до неї треба прагнути. Аналогічно можна розмірковувати і по відношенню до профілактичної діяльності. Питання щодо реальних та нереальних цілей має певну кореляцію з рівнем ризику. Чим більший ризик, тим менш ймовірним є досягнення мети. В той же час нереальна мета, але якщо вона є привабливою для членів організації, відіграє позитивну мобілізуючу роль.
5. Функції перетворення. Прагнення до реалізації цілей організації неминуче приводить до розуміння необхідності перетворень різних аспектів організаційної діяльності. Необхідність покращення діяльності визначається факторами як об'єктивного, так і суб'єктивного характеру. До об'єктивних факторів відносяться: розвиток відповідної галузі науки та техніки, зміна умов діяльності, накопичення практичного досвіду тощо. До суб'єктивних - наявність недоліків в робочі, можливі зловживання тощо.
6. Емоційні функції. Цілі можуть формувати у членів організації різні емоційні стани: емоційний підйом або, навпаки, почуття розгубленості, непевності. Ці функції доцільно враховувати, приймаючи управлінське рішення, тому що вони суттєво впливають на мотивацію членів організації.
7. Символічні функції. Визначаючи цілі організації, керівники повинні враховувати, що вони впливають і на зовнішнє оточення, на людей, інші організації, органи влади. У цьому випадку цілі виступають візитною карткою, концентрованим відображенням місії.
8. Ідеологічні функції. Цілі формують ідеологію організації, тобто пояснюють не лише, як будуть досягнуті ті або інші результати, але і чому виникла необхідність у їхньому досягненні.
Управління організацією спрямоване на реалізацію її місії, точніше сказати на рішення тих проблем, які обумовили створення організації. В той же час у процесі діяльності виникає цілий ряд специфічних проблем, пов'язаних безпосередньо не з основним предметом діяльності, а з роботою колективу. Тому в повній мірі ототожнювати цілі організації та цілі управління організацією не можна. Організацію створено для задоволення зовнішніх потреб. Діяльність колективу людей потребує внутрішнього управлінського впливу - як через основні функції управління (планування, організацію, координацію, контроль), так і через специфічні, спрямовані на забезпечення високих результатів роботи кожного співробітника, кожного колективу. Крім того, у великих колективах, які є структурними підрозділами організації, виникають і самостійні цілі, які на той чи інший період часу є важливими для них. В разі недосконалої структури, наявності зайвих ланок управління, виникає ситуація, коли такі структурні підрозділи відстоюють не суспільні інтереси, задля ради яких їх було створено, а свої власні.
Класифікація цілей. Класифікація - це система розподілу предметів, явищ або понять на класи, групи тощо за спільними ознаками, властивостями.
У спеціальній літературі як класифікаційні ознаки цілей організацій застосовуються різні ознаки, причому, інколи, велика їх кількість. Розглянемо класифікацію цілей, яка відображає основні практичні аспекти управління органами та підрозділами ДСНС України. їх представлено на рис. 2.1.
Поділ цілей за призначенням можна вважати основним. Він дозволяє зрозуміти значення цілей організації і показує їхню різноманітність.
Цілі-завдання визначають сенс існування організації в цілому та кожного її структурного підрозділу. Вони задаються, головним чином, організацією (ієрархічним рівнем організації) більш високого рівня. Наприклад, для ГУ ДСНС України в областях - міністерством. В той же час вони обумовлюються станом зовнішнього середовища, наявністю та рівнем загроз, які існують або можуть виникнути у сфері та зоні відповідальності тих чи інших органів управління та підрозділів.
Очевидно, що цілі-завдання є пріоритетними і на їхнє виконання спрямовані увага й основні зусилля усіх учасників організаційного процесу.
Цілі-орієнтири - узагальнені цілі колективу. Дані цілі є важливими для здійснення ефективної роботи організації та кожного її співробітника. Правильне їх визначення створює високу мотивацію в роботі.
Важливим моментом спільної діяльності є поєднання цілей-завдань і цілей-орієнтирів. Якщо вони розходяться, то мотивація до виконання цілей-завдань буде втрачатися. Крім того, слід пам'ятати, що коли власні цілі-орієнтири співробітника є егоїстичними, то він може „відмахуватися" від цілей-завдань організації або виконувати їх лише формально.
Цілі самозбереження обумовлені прагненням керівництва зберегти організацію як самостійне ціле, тобто зберегти рівновагу, стабільність і цілісність. Цілі самозбереження виражають прагнення до виживання в умовах існуючого зовнішнього оточення. Дані цілі повинні органічно вписуватися в цілі-завдання і цілі-орієнтири.
Цілі самозбереження в цілому відіграють позитивну роль та сприяють виконанню цілей-завдань. В той же час, за певних умов прагнення самозбереження організації може відігравати негативну роль, наприклад, коли діяльність організації входить в суперечність з об'єктивними потребами. Негативні прояви самозбереження нерідко спостерігаються і за високого рівня бюрократизму, коли організація, утративши реальні цілі, існує лише для того, щоб вижити, зберегти свою самостійність.
Класифікація цілей за спрямованістю є основною для стратегічного управління. Вона передбачає встановлення груп цілей, однорідних за характером дій, що будуть виконуватися.
Цілі функціонування спрямовані на підтримку робочого стану організації та її структурних підрозділів. Вони повинні сприяти нормальній (плановій) повсякденній роботі колективу, виконанню покладених завдань. Вони передбачають здійснення належного ресурсного (фінансового та матеріально-технічного) забезпечення, якісну експлуатацію техніки (згідно з вимогами інструкцій та інших керівних документів), постійний контроль за діяльністю членів організації. Дані цілі повинні бути чіткими та відповідати реально існуючим умовам діяльності.
Незважаючи на важливість цілей функціонування та їх очевидність, вони все ж можуть викликати труднощі при мотивації поведінки членів організації, оскільки вимагають від них постійного напруження сил.
Якою б досконалою не була організація, її колектив, рівень керування, завжди залишається місце для удосконалення діяльності. Це пояснюється як об'єктивними так і суб'єктивними причинами. Об'єктивні причини обумовлені випереджаючим, в порівнянні з практикою, розвитком відповідних галузей науки, техніки, технології, передовим досвідом роботи. Суб'єктивні - існуючим рівнем знань, умінь та досвіду кожного співробітника, можливим консерватизмом та догматизмом.
Цілі удосконалення повинні займати одне з провідних місць. їх реалізація дозволяє підвищувати якість виконання основних завдань, адаптуватися до змінюваного середовища, підвищувати рівень знань, навичок та вмінь співробітників, реалізовувати їх творчий потенціал та підвищувати тим самим ефективність (продуктивність) праці. Якщо діяльність організації відбувається в умовах конкуренції, то удосконалення є напрямком діяльності, який сприяє перевазі над конкурентами.
Цілі удосконалення для органів управління та підрозділів ДСНС можуть стосуватися будь-яких елементів діяльності, зокрема і управління. Дані цілі добре сприймаються співробітниками. Але слід розуміти, що з реалізацією цілей удосконалення пов'язані і деякі проблемні питання. Досить часто виникає проблема забезпечення їх реалізації необхідними ресурсами. У випадку, коли заявлені цілі удосконалення не будуть досягнутими, можливі негативні наслідки, такі як втрата авторитету керівників, зниження мотивації членів організації і т.д.
Досить близькими до цілей удосконалення є цілі розвитку. Розвиток - це процес закономірних якісних змін, які характеризуються як спрямовані та незворотні.
Цілі розвитку спрямовані на зростання потенціалу організації, технічне переоснащення підрозділів, навчання особового складу тощо. Вони повинні забезпечуватись капітальними вкладеннями (інвестиціями) і не можуть бути досягнутими без них. Розвиток ДСНС України як ієрархічної організації пов'язаний, головним чином, з рішеннями, які приймаються на вищому рівні управління. В той же час кожний керівник на своєму рівні повинен дбати про розвиток підпорядкованого структурного підрозділу, готувати пропозиції до вищих органів управління та в межах своєї компетенції вживати необхідних заходів.
Управлінська діяльність повинна бути чітко орієнтованою в часі. Тому класифікація цілей за часом має важливе значення для організації роботи. Є цілі, на досягненні яких необхідно зосередитись в першу чергу, є більш віддалені цілі, є цілі далекої перспективи. Вони пов'язані між собою, є взаємозалежними. Щоб забезпечити здійснення всього цільового комплексу, керівникові потрібно правильно розподілити ресурси в часі, що дає можливість концентрувати зусилля колективу на головному і досягти безперервних, поступальних дій членів організації.
Поточні цілі відносяться до тих завдань, які слід вирішити протягом короткого періоду часу - до одного року. Такі цілі мають високий ступінь визначеності, добре сприймаються членами організації та служать керівництвом до дій.
Середньострокові цілі охоплюють період тривалістю від одного до п'яти років. Очевидно, що рівень визначеності таких цілей через більш тривалий період часу є нижчим, ніж для поточний цілей. Цілі, реалізацію яких розраховано на такі терміни, вимагають проведення ретельного аналізу умов діяльності, тенденцій їх зміни, можливого ресурсного забезпечення. В організаціях, слабко орієнтованих на середньострокові цілі, часто допускається корекція середньострокових цілей, що веде до втрат темпів розвитку, неготовності до виконання нових завдань, вирішення безперспективних малоактуальних завдань, втрати мотивації у членів організації.
Довгострокові цілі охоплюють період часу понад 5 років. Для організацій ієрархічного типу визначення довгострокових цілей є прерогативою вищих рівнів управління. В той же час про перспективи розвитку підпорядкованих підрозділів повинен дбати кожний керівник. Керівник, який не бачить перспектив, буде сприяти застою, відставанню в розвитку.
Довгострокові цілі часто розглядаються як орієнтири, як віддалені віхи. Вони мають мотивуюче значення. Але не лише це. Вони визначають «напрямок» розвитку, орієнтують організацію на виконання перспективних завдань, сприяють «виживанню» та збереженню організації. Об'єктивним підґрунтям для розробки таких цілей є кардинальні зміни за 10-15 років у галузях науки та техніки, зміна поколінь технічних засобів, ціннісних орієнтирів людей тощо.
З наведеною класифікацією цілей за часом тісно пов'язана класифікація за етапами досягнення цілей. За даною ознакою цілі поділяються на оперативні, тактичні та стратегічні. Оперативні відображають повсякденні потреби управління. Тактичні, як правило, прив'язані до періоду бюджетного планування, тобто до періоду в один рік. Вони повинні бути пов'язаними зі стратегічними цілями, виступаючи фактично етапами їх досягнення. Стратегічні цілі спрямовані на вирішення більш віддалених (перспективних) суттєвих масштабних для організації проблем. Однією зі стратегічних цілей є місія. Стратегічні цілі ґрунтуються на гіпотезах щодо майбутнього, прогнозах у різних галузях науки та техніки, практичній діяльності. Чим більш віддаленим є період планування, тим більшою буде невизначеність майбутнього та більш загальним формулювання цілей.
Діяльність органів та підрозділів ДСНС України є багатогранною. Вона включає в себе цілий ряд функціональних напрямків. Узагальненими основними напрямками, виходячи з яких будується організаційно - штатна структура ГУ (У) ДСНС в областях, є наглядово-профілактична діяльність, реагування на надзвичайні ситуації, робота з персоналом, фінансово-економічна діяльність. Кожний напрямок діяльності має свою специфіку, свої особливості. Для характеристики результатів використовуються свої специфічні показники. Виходячи з цього, визначаються і цілі. Вони враховують їх специфіку.
В той же час ДСНС України є цілісною організацією. Тому весь комплекс цілей повинен бути узгодженим, носити системний характер та сприяти реалізації місії ДСНС.