3.2. Проблемы эксплуатации 4-о­й версии пк «Архивный фонд»

Безусловно, существующая 4­-ая версия программного комплекса «Архивный фонд» не лишена недостатков.

Во-­первых, это сложность инсталляции (установки) программы. Для установки программы на  отдельный компьютер, что характерно для большинства архивов, требуется подключение дополнительных компонентов Windows, установка Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services SP3. Причем при установке на современную операционную систему Windows 7 – обязательно надо использовать именно версию с третьим сервис­паком. Более того, уже после установки Microsoft SQL Server 2005 требуется вручную внести изменения в его настройки. И только после этого можно приступать к установке собственно ПК «Архивный фонд», которая также происходит в два этапа – создание базы и установка клиентской части программы. Надо отметить, что программа работает и на новых компьютерах с установленной 32­-битной или 64­-битной версией Windows 7, некоторые проблемы могут возникнуть только с 64­-разрядной версией MS Office 2010, но она сегодня используется крайне редко.

Во-­вторых, много проблем возникает при загрузке в программу БД 3-е­й версии «Архивного фонда». Ошибки и отклонения от типовой схемы заполнения полей в третьей версии системы могут повлечь за собой неправильную загрузку базы в четвертую версию программы. А так как система сложная, с большим количеством полей, и отличия в 3­-ей и 4-о­й версии программы значительны, проблемы возникают достаточно часто. Поэтому при переходе на 4­-ую версию программы важно выборочно проверить заполнение всех полей, формирование справочников и отчетов в 4­-ой версии «Архивного фонда», сохранив в то же время отдельно 3-у­ю версию системы для сравнения и выверки значений.

Кроме того, пользователи сталкиваются с большим количеством более частных проблем, связанных с некорректной работой отдельных полей, сложностью пересчета данных, а также с тем, что программа не полностью учитывает многочисленные особенности работы и специфические требования для отдельных архивов, фондов, видов носителей и т. п.– например проблемы возникают с учетом аудиовизуальных материалов, особенно в цифровой форме.

Все замечания и пожелания по усовершенствованию программы собираются Федеральным архивным агентством и систематизируются для использования при подготовке технических заданий для дальнейшего развития системы. Программа «Архивный фонд» является основой программного комплекса. Ее дополняет программа «Фондовый каталог», которая позволяет объединять базы данных, создаваемые в программном комплексе «Архивный фонд», создавая обобщенную базу данных на уровне субъекта федерации. Вершиной программного комплекса является программа «Центральный фондовый каталог», объединяющая базы, сформированные в субъектах федерации в единую общегосударственную базу данных – систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.3. Перспективы развития пк «Архивный фонд» – «Фондовый каталог» – «Центральный фондовый каталог»

В настоящее время уже заключен контракт на доработку программного комплекса «Архивный фонд» и всего комплекса программ, включая «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог».

В рамках указанного комплекса работ проводится модернизация программного комплекса «Архивный фонд» (4­-ая версия), в ней будут исправлены проблемы, возникавшие в 4­-ой версии с реквизитом «Историческая справка», она была большого размера, с представлением дат ранее 01.01.1753, исправлены другие недоработки, переписаны руководства пользователя, технолога и администратора.

Также разрабатывается полнофункциональная 3-а­я версия программы «Фондовый каталог», которая сможет загружать в себя и объединять базы данных, создаваемые в 4­-ой версии программного комплекса «Архивный фонд». Это решит большую проблему, так как значительная часть архивных учреждений уже перешла на использование программного комплекса «Архивный фонд» 4­-ой версии, а программы, которая могла бы объединить создаваемые в этой версии программы базы, пока нет.

Одновременно разрабатывается программа «Центральный фондовый каталог», которая будет функционировать в Росархиве, и в которую будут загружаться базы данных, формируемые в субъектах федерации в программе «Фондовый каталог».

Программа обеспечит создание научно­-справочного аппарата к архивным документам, в том числе автоматизированное ведение каталогов на основе содержащегося в программном комплексе Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации.

По мнению автора, если мы хотим сделать действительно универсальную общегосударственную систему учета, то она должна учитывать все особенности работы со всеми видами документов, типами носителей информации и охватывать все потребности архивов и архивных органов.

В рамках контракта на разработку программного комплекса «Архивный фонд», также должен быть разработан механизм интеграции системы с интернет­порталом «Архивы России» с возможностью доступа к данным системы через Интернет. В дальнейшем эта технология могла бы быть использована и в регионах для обеспечения доступа граждан к информации о фондах, описях и делах, хранящихся в том или ином архиве, через сайт этого архива или раздел сайта, посвященный архивам на сайте субъекта федерации или муниципального образования.

Сегодня многие архивы ведут работу по оцифровке описей, уникальных и особо ценных документов, имеют у себя те или иные электронные картотеки, базы данных и рассматривают вопрос о создании новых автоматизированных систем.

Однако если мы говорим о том, что вся информация о фондах, описях и делах, включая оцифрованные документы, будет вноситься в единую автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда РФ в формате программного комплекса «Архивный фонд» – «Фондовый каталог», и именно эта система является «краеугольным камнем» для дальнейшей организации работы с электронными документами и будет развиваться, то в этом случае архивам явно нецелесообразно создавать какие­-то другие базы данных и свои автоматизированные системы, учитывая, что в конечном счете информацию из них все равно придется переносить в ПК «Архивный фонд».

В целом, если исходить из общей задачи интеграции баз данных и стремлении к однократности ввода данных в компьютеризированные системы, число используемых архивистами баз данных должно сокращаться и они должны максимально унифицироваться для облегчения интеграции.

Соответственно, и по уже имеющимся автоматизированным базам данных имеет смысл уже сейчас активно прорабатывать возможность переноса информации из них в программный комплекс «Архивный фонд».

Последние годы ведется большая работа по сканированию и обработке описей дел с внесением информации о всех делах в единую систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

При этом отдельную проблему составляют старые рукописные описи, которые сегодня приходится вводить вручную. Сейчас решение по качественному распознаванию рукописного текста появилось, планируется его тестирование. Конечно, идеальное распознавание мы вряд ли когда­-нибудь получим, так как во многих случаях даже опытный архивист может лишь догадываться, какое именно слово написано, но существенное ускорение работы, возможно, получится.

Еще одно направление, в котором предстоит развитие системы, – это импорт документов из ведомственных систем электронного документооборота. Так как программный комплекс «Архивный фонд» обеспечивает широкие возможности по учету документов, он может быть использован и в ведомственных архивах. В этом случае прием дел на государственное хранение может сопровождаться передачей соответствующего годового раздела учетной БД, что существенно снизит нагрузку на государственные архивы в области ведения учета и ускорит введение переданных на постоянное хранение документов в оборот.

Каждый год в организациях – источниках комплектования государственных архивов создаются сотни тысяч и миллионы листов документов постоянного и долговременного сроков хранения. И каждый год промедления в организации ведомственного хранения и передачи на государственное хранение электронных документов (или копий документов) – это огромные затраты в дальнейшем на сканирование документов, которого можно избежать уже сегодня, организовав импорт электронных образов документов из существующих систем электронного документооборота.

Много говорят о проблемах юридической силы электронных документов. Но когда сканируются документы для наполнения базы данных – фактически просто создается фонд пользования, удобное средство получения информации о документах. Никто никогда и не говорил об уничтожении оригиналов архивных дел. Поэтому, организовывая импорт электронных образов документов из ведомственных систем электронного делопроизводства, мы тем самым снимаем необходимость сканирования этих документов в дальнейшем.

Однако для совместимости систем электронного документооборота и программного комплекса «Архивный фонд» предстоит еще проделать большую работу. Существенную помощь при этом в организации передачи данных может оказать новый ГОСТ «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»³, разработка которого завершилась в 2010 году, и который с 01 августа 2011 году введен в действие.

В целом сегодня на государственном уровне самым активным образом решается вопрос о расширении сферы использования документов в электронной форме, разрабатываются перечни документов, предоставление и получение которых  будет осуществляться только в электронном виде.

И это значит, что мы должны активно готовиться к работе в архивах с электронными документами.

Заключение

Строение системы учета документов позволяет сделать вывод о том, что на настоящий момент сложилась эффективная и слаженная структура, позволяющая систематизировано хранить документы, оперативно находить необходимые и уничтожать утратившие актуальность.

Каждый из основных учетных документов играет свою роль в обеспечении работоспособности этой системы. Как мы уже установили, список этих документов является обязательным и исчерпывающим. В него входят :книга поступлений, список фондов, описи, листы фондов, внутренние описи в делах, завершительные надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Все учетные документы взаимосвязаны и способны дополнять друг друга при необходимости.

В целом рассмотренный материал позволяет сделать выводы о том, что существующие в России уже несколько веков (одним из первых архивных документов считается опись, а точнее «перечневая роспись», датированная 1288 годом и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись) архивное дело на данный момент организованно эффективно и органично. Дальнейшее внедрение современных технологий – в частности, оцифровка старых архивных документов и создание цифровых архивов – позволит поднять эффективность работы государственных архивных учреждений на новый уровень.

Список использованных источников

1. «Основные правила работы ведомственных архивов»(утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985№263)

2. Алексеева Е.В. Архивы и права. М., 2003

3. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. - М.,2004

4. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение.- Пенза,2007

5. Крайская З.В. Архивоведение. - М.,2004

1. 1«Основные правила работы государственных архивов» (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985№263)

2 «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985№263)

3 ГОСТ Р 53898-2010. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению" (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 26.10.2010 N 327-ст) (в ред. от 22.05.2013) Дата введения - 1 августа 2011 года

23