Глава 3 Автоматизированная система учета архивных документов «Архивный фонд»

3.1. Программный комплекс «Архивный фонд», его значение

По мере распространения автоматизированных технологий все министерства и ведомства стали создавать автоматизированные системы учета, электронные картотеки, обеспечивающие удобство поиска и оперативного использования информации об объектах учета в масштабах всей страны.

В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве на него возложена работа по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Создание единой автоматизированной системы учета документов Архивного фонда РФ – важная государственная задача, и наполнение такой автоматизированной учетной системы зафиксировано во всех основных планах, стратегиях и целевых программах в том числе и в программе информатизации архивного дела до 2020 года и др.

Создание единой государственной автоматизированной системы учета документов Архивного фонда РФ должно стать основой для организации общегосударственной системы хранения оцифрованных документов и документов в электронной форме в государственном масштабе. Основой такой системы сегодня является программный комплекс «Архивный фонд», который архивные учреждения уже не один год используют для организации государственного учета документов Архивного фонда РФ. Уже много сделано и в ближайшее время будет завершена работа по наполнению системы информацией о всех фондах государственных архивов. В ряде регионов завершается работа и по занесению информации о имеющихся в архивах описях дел. Параллельно ведется оцифровка описей дел, что позволяет наполнять программу более детальной информацией о содержании архивов вплоть до уровня дела. Более того, многие архивы в субъектах федерации уже активно ведут работу по внесению в систему информации о документах и оцифрованных образов документов, что превращает программный комплекс в полнотекстовую систему, хранящую не только информацию о делах, но и сами документы. В отдаленной перспективе мы должны получить систему, хранящую информацию о всех 248 миллионах дел открытого хранения и включающую в себя образы миллионов уникальных и особо ценных документов.

4-а­я версия программы «Архивный фонд», используемая архивистами сегодня и разработанная компанией «Электронные офисные системы», представляет собой значительный шаг вперед по сравнению с третьей версией. Она написана на стандартной, хорошо масштабируемой платформе, которая позволяет использовать клиент­серверные технологии, разворачивая программу на любом необходимом количестве компьютеров в локальной сети архивного учреждения. Современные технологии предполагают, что с программой активно работают многие сотрудники архива, а также доступ к системе имеют и посетители читального зала. Эти возможности не могла обеспечить 3­я версия программы, написанная на языке FoxPro и имеющая проблемы совместимости с современными операционными системами, возможности ее развития исчерпаны.

При создании 4-о­й версии был полностью переработан интерфейс программы, добавлено много новых возможностей по вводу информации о различных типах документов, формировании стандартных отчетных форм. Фактически 4-а­я версия программного комплекса «Архивный фонд» – это совершенно новая программа, краеугольный камень единой автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда РФ.