2.1.6 Дело фонда

Дело фонда – дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда.

Для правильной организации работы с документами необходима хорошо знать не только историю фондообразователя (учреждение или лицо, в результате деятельности которого образуется его документальный фонд), но также историю самого фонда.

Когда было создано учреждение, какие функции оно выполняло, как менялось его название подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как проводились их обработка, экспертиза, использование – все это чрезвычайно важно для организации комплектования и хранения документов, осуществления всех форм их использования. Эти сведения в виде официально оформленных документов (подписанные или заверенные справки, утвержденные акты и т. д.) можно подчеркнуть из дела фонда, которое заводится на каждый хранящийся в архиве фонд. В дела фонда помещаются: историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда ;рабочая инструкция по обработке материалов; акты о приеме материалов; акты о выделении материалов к уничтожению, как не подлежащих хранению; акты проверки наличия и состояния материалов; акты о неисправимом повреждении материалов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; обзор фонда; справки об использовании материалов фонда и др. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находится в делопроизводстве архива, то в дело фонда помещается справка с перечислением этих документов и указанием их местонахождения.

Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведенных записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей.

Выполнение этого требования обеспечивает контроль над своевременным отражением в учетных документах всех происходящих с фондом изменений. Все листы фонда должны быть подшить, и пронумерованы; на документы дела фонда составляется внутренняя опись.

2.1.7 Паспорт архива

Паспорт архива – учетный документ периодической отчетности, содержащий сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, в составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива.

Паспорт архива составляется ежегодно 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление (отдел), где паспортные данные суммируются по всем подведомственным архивам. Далее составляется сводный паспорт по архивам республики, содержащий сведения о количестве архивов и количестве находящихся у них на хранении дел.

В Росархив поступают паспорта центральных, государственных архивов и сводные паспорта.

Таким образом, создается сводная статистическая отчетность по комплексам материалов отдельных архивов и групп архивов, объединенных в определенные регионы.

Учет архивных материалов ведется не только в государственных архивах, но и в архивных управлениях (отделах). Архивные управления республик, архивные отделы краев и областей создают, фондовые каталоги из карточек фондов которые представляются, государственными архивами сразу же после первого поступления документов по каждому фонду и составления него листа фонда.

Карточка фонда представляет собой сокращенный вариант листа фонда. В карточке указывается номер и название фонда с указанием всех переименований и дат этих переименований, название архива, в котором хранится фонд, и вышестоящего архивного органа. Дата первого поступления карточки фонда в архивный орган, объем фонда (включая описанные и не описанные дела), на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов.

В карточке указывается и прежний номер фонда в другом архиве, откуда фонд поступил. Карточка заверяется подписью сотрудника, ее составившего.

Каточка фонда составляется государственными архивами республик краев областей в 2 (двух) экземплярах, из которых один направляется в областной архивный отдел республики, края, области, второй – Росархив.

Форма карточки фонда позволяет отражать все изменения, происходящие в его составе и объеме. Записи об этих изменениях делаются в архивных управлениях (отделах) на основании ежегодно получаемых от государственных архивов «Сведений об изменениях в составе и объеме архивных фондов». В сведениях приводится: номер и название фонда, в котором произошли изменения название структурной части или групп материалов с указанием года документов, которые поступили в архив или выбыли из него.

Карточка в фондовом каталоге располагается по алфавиту названий архивов, а внутри – по номерам фондов.

Для быстрого нахождения карточек в фондовым каталоге, к нему составляется карточный указатель по образцу указателя к листам фондов.

Централизованный фондовый каталог включает фондовые карточки на все фонды, хранящиеся в государственных архивах в архивах Академии наук союзных республик, в рукописных отделах музеев и библиотек. Централизованный фондовый каталог позволяет представить фондовый состав всего архивного фонда Российской Федерации.