2.1.5 Опись дел

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда.

На основании описи определяется архивный шифр дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи дела. Архивный шифр, является адресом каждого дела, его поисковым образом, на которой даются ссылки при использовании архивных материалов.

Так как использование материалов происходит на всех этапах их существования, начиная с момента возникновения в системе делопроизводства, то в описях имеются сведения об изменении поисковых данных. С этой целью в специальной графе указывается делопроизводственный или прежний инвентарный номер, а в случае переработки описей составляются переводные таблицы.

Для учета архивных материалов особое значение имеют итоговые записи, которые делаются в конце каждой описи или в конце каждого тома, если опись состоит из нескольких томов, и содержит сведения о количестве дел, внесенных в опись.

При наличие в архиве большого количества описей ведется реестр описей, в котором указывается: номера по порядку, номер фонда, описи, название описи, крайние гады материалов, внесенных в опись, количество дел, количество листов описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии, примечание.

Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, частного лица, как правило, не является обособленными объектами хранения, а входят в состав первичных комплексов – дел. Поэтому учет состава дел ведется путем нумерации листов, и имеют важное значение, поскольку обеспечивать сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый порядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа, поступающего в государственный архив.

Нумерация листов проводится черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов не нумеруются, имеется в виду, что при ссылке на оборотные стороны листа документа будет проставляться номер листа с добавлением буквы «об».

Если проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркивается косой чертой но так, чтобы его можно было прочитать. Не разрешается нумерация листов цветными карандашами, поскольку они неустойчивы при хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования документа надпись цветным карандашом не всегда пропечатывается.

В конце каждого дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела.

Для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах могут составляться внутренние описи, в которых перечисляется все документы дела с указанием их делопроизводственных номеров, заголовков, дат и номеров листов. Внутренняя опись помещается в начале дела и заверяется составителем.

Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию.

В заверительной надписи дела листы внутренней описи указываются через знак +.

Например:

в деле №25 пронумеровано 230 (двести тридцать) листов с №1 по №230+3 листа внутренней описи.