Содержание

Введение ……………………………………………………………………………	3
Глава 1. Места и роль основных учетных документов государственного архива в системе архивных учреждений …………………………………………	4
Глава 2 Виды и целевое назначение основных учетных документов государственного архива…………………………………………… ……………..	6
2.1. Виды основных учетных документов государственного архива ………….
2.1.1. Книга поступлений документов ……………………………………………
2.1.2. Список фондов ………………………………………………………………
2.1.3. Лист фонда …………………………………………………………………..
2.1.4. Опись дел …………………………………………………………………….
2.1.5. Дело фонда …………………………………………………………………..
2.1.6. Паспорт архива ………………………………………………………………
Глава 3 Автоматизированная система учета архивных документов «Архивный фонд» …………………………………………………………………
3.1. Программный комплекс «Архивный фонд», его значение…………………
3.2. Проблемы эксплуатации  4-о­й версии ПК «Архивный фонд»……………..
3.3. Перспективы развития ПК «Архивный фонд» – «Фондовый каталог» – «Центральный фондовый каталог» ………………………………………………
Заключение …………………………………………………………………………
Список использованной литературы ……………………………………………..
Приложения ………………………………………………………………………..

Введение

Организация учета архивных документов – важнейшая задача, от успешности, решения которой зависит эффективность работы всей системы архивных учреждений в целом.

Актуальность данной работы обусловлена тем, что список основных учетных документов является исчерпывающим и обязательным, а, следовательно, знание его, равно как и понимание целевого назначения каждого учетного документа, является необходимыми.

Целью данной курсовой работы является установление места и роли основных учетных документов в работе системы государственных архивных учреждений, их назначение.

Для достижения поставленной цели автором исследования изучены: Основные правила работы ведомственных архивов, статья Л.С. Кузнецова Автоматизированная система учета архивных документов «Архивный фонд» опубликованная в журнале «Секретарское дело» №1-2014, приказ Федерального архивного агентства от 02.12.2011 года № 104 «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.» и многие другие источники.

В этой связи работа состоит из ведения, трех глав, заключения, списка использованных источников, …. Приложений.

В первой главе рассматривается роль учетных документов в функционировании архивных учреждений. Второй главе подробно рассматривает каждый вид основного учетного документа для государственного архива. В третьей главе настоящей работы анализируется автоматизированная система учета архивных документов «Архивный фонд», выявляются проблемы в работе комплекса, определяются перспективы развития программного комплекса. В заключение даются общие выводы на основании проанализированного материала.

Глава 1 Место и роль основных учетных документов государственного архива в системе архивных учреждений

Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного Фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивает их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно - справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Формулируя, храня и организуя использования архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав и защищаются законом.

Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов. Установлены единые требования к учетным данным (без чего было бы не возможно их суммирование и обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.

Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений), не является стабильными.

Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т. п. Это требует от системы учета динамичности, то есть способности оперативно отражать все изменения, как в объеме, так и в составе документов.

Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов.

Учет способствует проведению планомерного комплектование государственных архивов в соответствии с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.

Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немедленному учету. «Основные правила работы государственных архивов»¹ определили, что учет ведется по фондам, объединенным архивным фондам, архивным коллекциям, делам, микрофотокопиям документов (негативы и позитивы), описями.

Глава 2 Виды и целевые назначения основных учетных документов государственного архива, устройства системы учета документов

2.1. Виды основных учетных документов государственного архива

Правила² установили состав учетных документов, обязательных для ведения в каждом государственном архиве: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, завершительные надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Для архивных управлений субъектов Российской Федерации обязательным справочником по учету является фондовые каталоги, в которых учитывается все фонды, хранящиеся в государственных архивах, архивах субъектов Российской Федерации.

Функция учета всех фондов входящих в состав архивного фонда Российской Федерации возложена на Федеральное архивное агентство, которое осуществляет ведение Центрального фондового каталога (ЦФК).

Правила определили также группу вспомогательных форм учета, которые могут вестись в государственных архивах в зависимости от характера хранимых материалов: реестры описей, книга учета фондов, передаваемые в другие архивы, книга учета изменения в составе и объеме фондов и др.

Основной особенностью всех учетных документов являются их органическая связь, и взаимодополняемость в зависимости от выполняемых задач.