Тема 9. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации.

Значение систематизации документов для их оперативного использования и последующего хранения. Определение ценности документов и документной информации. Критерии оценки их научной, социальной, практической ценности. Экспертная комиссия (ЭК): задачи, состав, основные функции.

Номенклатура дел как классификационный справочник. Типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел. Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах. Порядок составления, согласования, удостоверения, корректировки индивидуальной номенклатуры дел. Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) госархива, её роль в подготовке номенклатуры дел организации.

Формирование дел. Составление заголовков дел. Установление сроков хранения дел. Оформление обложки дела. Основные принципы систематизации документов внутри дела: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный.

Хранение документов в оперативной деятельности и текущее хранение дел. Основные правила.

Тема 10. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Понятия: информация «открытая» и «с ограниченным доступом». Правовое регулирование отношений, связанных с информацией с ограниченным доступом. Состав конфиденциальной информации, источники и каналы её разглашения.

Система защиты ценной информации и конфиденциальных документов; особенности технологии обработки, учета, порядка работы персонала, хранения, защиты при проведении переговоров.

Нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации организации.

Тема 11. Организация службы делопроизводства (доу).

Организационные формы работы с документами: централизованная, децентрализованная, смешанная. Общие требования к службе ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ.

Типовые организационные структуры службы ДОУ. Функции структурных подразделений службы ДОУ. Должностной состав.

Примерные структуры управления делопроизводством в органах власти федерального, областного и местного уровней.

Нормативная регламентация службы делопроизводства. Условия труда.

Тема 12. Работа с письмами и обращениями граждан.

Обращения граждан – средство осуществления и охраны прав личности. Устные и письменные обращения. Виды обращения граждан: предложения, заявления, жалобы.

Нормативная регламентация документационного обеспечения работы с обращениями граждан, технология работы с обращениями.

Информационно-справочная работа и контроль. Порядок формирования и сроки хранения дел с обращениями.

Тема 13. Подготовка дел к архивному хранению.

Завершающий этап работы с документами. Оформление и описание законченных дел. Оформление дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Нумерация листов. Внутренняя опись дела. Заверительная надпись. Окончательное оформление обложки дела. Переплет.

Опись дел. Порядок передачи дел в архив. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Использование документов, хранящихся в архиве.