3. Нормативная регламентация деятельности службы доу

Цели, задачи, функции и структура службы ДОУ закрепляются в ряде внутренних документов организации.

Положение о службе ДОУ разрабатывается на основе действующего законодательства, нормативных документов (прежде всего, Основные положения ГСДОУ) и внутренних организационно-правовых документов: Устава или Учредительного договора, которые в разделе «Порядок управления организацией» должны содержать соответствующую информацию (в т.ч. о видах распорядительных документов), а также положений о подразделениях, на основе которых устанавливаются основные виды документов, их содержание, сроки подготовки, периодичность, примерный объем). При разработке Положения используют типовое положение, дополняя и корректируя его в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и делопроизводственной службы. Основными разделами этого документа, как и любого другого Положения о подразделении являются: Общие положения (наименование службы, ее место в структуре организации, степень самостоятельности – подчиненность, указание на документы, послужившие основанием для разработки Положения); Функции; Руководство (функции руководителя, его права, обязанности, ответственность); Права; Ответственность; Взаимоотношения с другими подразделениями.

Должностные инструкции сотрудников ДОУ фиксируют разделение и кооперацию выполняемых функций. Основой разработки при этом являются:

• Положение о службе ДОУ

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации и Основные положения ГСДОУ

• Типовые должностные инструкции

Инструкция по ДОУ – документ, закрепляющий порядок системы ДОУ данной организации и включающий в себя разделы: Общие положения; Документирование управленческой информации; Организация документооборота; Организация справочной работы; Организация контроля исполнения документов; Оперативное хранение документов; Подготовка документов к сдаче в архив. Инструкция должна содержать справочно-иллюстративный материал по видам документов, схемам маршрутов документов.

При составление указанных документов опираются на Типовые документы и следующие источники:

Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Минтруд РФ, 1998.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. – ЦБНТ Минтруда РФ. – М., 1995.

Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду. – Росглавархив, ВНИИДАД, 2004.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. – М., 1995.

Табель и Альбом форм документов по типовым управленческим ситуациям. Об этих документах говорилось в теме 2.

При организации режима работы различных подразделений должны учитываться особенности производственной деятельности (например, операторы компьютеров – напряжение глаз, руки, работающей с мышью, излучение, и т.п.). Оборудование рабочих мест и помещения должны соответствовать санитарно-гигиеническим (освещенность, проветриваемость, изоляция шумов и т.п.), эргономичным (удобным в процессе выполнения рабочих функций для самого работника и обслуживания технических средств) и эстетическим (интерьер, озеленение и т.п.) нормам.

Размещение подразделений службы ДОУ в организации должно быть в одинаково доступном для работников других подразделений месте. Экспедиция, архив, копировальное бюро, складские помещения могут располагаться в цокольном этаже здания.

Резюмируя все сказанное, следует отметить, что нормативно-методическое обеспечение проектирования службы ДОУ является достаточно полным. Это является основанием для рационального решения проблем документационного обеспечения управления в любой организации.