Основные функции службы доу

Наименование подразделения

Выполняемые функции

СЕКРЕТАРИАТ

(помощник руководителя, секретарь-референт, технический секретарь)

предварительное рассмотрение и подготовка документов на имя руководителя;

подготовка и согласование документов по поручению руководителя;

организация и документационное обслуживание переговоров и совещаний, документирование коллегиальных органов управления;

бездокументное обслуживание руководителя: (телефонные переговоры, прием посетителей, организация работы приемной, организационно-информационное обслуживание и техническое обеспечение, организация деловых встреч и командировок руководителей и т.п.)

ПРОТОКОЛЬНАЯ ГРУППА

разработка планов работы коллегиальных органов;

организация и проведение заседаний органов управления;

документирование их деятельности;

подготовка проектов нормативно-распорядительных документов, писем, справок;

оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов, выписок из протоколов заседаний

анализ справок и докладов структурных подразделений;

прием, регистрация, организация хранения, рассылка необходимых документов;

информационно-справочная работа;

контроль за исполнением решений коллегиальных органов.

ОТДЕЛ

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ

(бюро, сектор, центр).

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию ДОУ (от создания бланков, включая обеспечение защиты информации, создания Табеля и Альбома форм документов, до совершенствования документооборота и организационно-технического оснащения ДОУ);

• разработка нормативно-методического обеспечения ДОУ;

• разработка классификационных справочников организации (классификаторы, номенклатура дел, перечни документов со сроками хранения );

• проведение повышения квалификации работников ДОУ и специалистов аппарата управления;

• консультирование работников организации и контроль их деятельности по вопросам ДОУ.

ЭКСПЕДИЦИЯ

• прием и отправка документов;

• доставка их в структурные подразделения;

• количественный учет входящих и исходящих документов.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО УЧЕТУ И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• формирование и ведение информационно-справочной работы;

• контроль за правильностью составления и оформления исходящих и внутренних документов;

• подготовка документов для представления руководству на рассмотрение;

• формирование дел и подготовка их к передаче на хранение в архив.

ГРУППА КОНТРОЛЯ (бюро, отдел, инспекция)

• организация контроля сроков исполнения документов, постановка их на контроль и снятие с контроля;

• регулирование исполнения и информирование руководства о ходе исполнения документов;

• организация итогового контроля (анализ исполнительской дисциплины и обоснованности сроков исполнения документов).

ПРИЕМНАЯ

(группа писем или отдел обращений граждан )

• формирование и хранение дел с обращениями граждан;

• анализ и обобщение причин обращения и результатов их рассмотрения;

организация приема граждан руководством организации (органа власти).

ЦЕНТР ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

( отдел, группа)

• перепечатка документов с черновиков;

• считка и правка текстов;

• учет выполняемой работы.

КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО

• копирование документов;

• тиражирование документов;

• подготовка рекламной продукции;

• учет выполняемой работы.

ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ

• прием на хранение документов от структурных подразделений и оказание им методической помощи

• контроль за соблюдением правил формирования и хранения дел в структурных подразделениях

• учет, систематизация и хранение документов, организация их движения и использования

• участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и ДОУ

• подготовка и передача дел на государственное хранение.