3. Порядок передачи дел в архив

Передача дел в архив производится только в соответствии с подготовленными описями по графику, составленному заведующим архивом. В ведомственный архив дела сдаются, как правило, после трехлетнего хранения в подразделениях. При передаче дел на государственное хранение организация, если она сдает документы впервые, готовит историческую справку об организации, а также справку о неполной сохранности документов, если какие-либо из них были утрачены. Передачу дел осуществляет, как правило, ведомственный архив.

При этом в обязательном порядке выполняются следующие процедуры.

Сотрудник архива, принимающий дела, сверяет их с описью и проверяет правильность формирования дела, его оформления и физического состояния. После этого заведующий архивом ставит подпись на всех экземплярах описи.

После приема документов на хранение сотрудники архива шифруют дела (проставляют №№ фонда, описи, дела) и увязывают дела в архивные связки.

Следующая процедурная операция – составление акта приема-передачи дел, который заверяется подписью представителями организации-сдатчика и госархива. Организации передаются один экземпляр описи дел и экземпляр акта, которые хранятся у секретаря, или в службе ДОУ в справочно-информационных целях.

Таким образом, мы рассмотрели подготовку и передачу дел на хранение в ведомственный и государственный архивы; эти делопроизводственные и процедурные операции регламентированы законодательством РФ и соответствующими нормативными документами, также как и порядок хранения и использования архивных фондов.

Нормативные документы

1. Гост 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М., 1972.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2205 № 536. Раздел yii.

3. Основные правила работы ведомственных архивов. – М.: Главархив СССР,1988. Положение об Архивном фонде Российской Федерации // Указ Президента РФ от 17.03.94 г. № 552.

4. Положение о государственной архивной службе России // Постановление Правительства РФ от 28.12. 98 г. № 1562.

Литература

1. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – С.294-328.

2. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. - С. 293-317, (см. также послед. изд.).

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, 2003 – С. 171-188 (см. также послед. изд., раздел «Хранение документов»).

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие нормативные документы регламентируют деятельность Росархива РФ?

2. Какие функции выполняет Росархив РФ?

3. Какой нормативный документ регламентирует деятельность ведомственных архивов?

4. Какие учетные документы составляют основу систематизации дел в архиве?

5. Как используются архивные фонды?

6. В чем состоит дополнительное оформление дел, подлежащих длительному хранению?

7. Какие сведения вносятся во внутреннюю опись дела?

8. Для чего составляется заверительная запись к делу?

9. Какие сведения вносятся в опись дел, подготовленных для передачи на архивное хранение?

10. Каковы основные реквизиты описи дел, передающихся на хранение в государственный архив?

11. Какой документ составляется при уничтожении документов, срок хранения которых истек?

12. Почему невозможна передача дел на архивное хранение без описи дел?

13. Какие функции выполняет сотрудник архива при приеме дел на хранение?

14. Какие операции с делами производятся после приема дел?

15. Какой документ подтверждает факт передачи организацией дел в архив?

Словарь основных терминов

Архивный фонд РФ - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации». Архивный фонд состоит из 2-х частей: государственной и негосударственной

Архивный шифр дела - присвоенные принятому на хранение делу номера фонда, описи дел и самого дела

Внутренняя опись дела №_____ – описание документов дела в форме таблицы с итоговой записью на отдельно пронумерованных листах, размещаемых в деле перед документами в целях организации справочно-информационной и учетной работы

Заверительная надпись (Лист-заверитель) дела №____ – размещаемый после документов, в конце дела, лист стандартного формата А 4, служащий для фиксации количества листов дела, особенностей их нумерации и физического состояния, а также для отметок обо всех изменениях в составе и состоянии дела в процессе его архивного хранения.

Опись дел – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, принятых на хранение, и предназначенный для учета, раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри архивного фонда.

Оформление обложки дел длительных сроков хранения - выполнение требований ГОСТ 17914-72 в части реквизитов, размеров, типов и технических требований обложки дела, передаваемого на хранение в ведомственный или государственный архив

Передача дел на хранение в архив – выполнение процедур, определенных требованиями Архивной службы РФ: передача подготовленных дел по графиуц архива, проверка состояния дел работниками архива, подпись описей дел руководителем архива, шифрование дел, увязка их в архивные связки, составление акта передачи дел

Подготовка дел к длительному хранению - осуществление дополнительных делопроизводственных операций с завершенными делами сроком хранения свыше 10 по их формированию, и описание этих дел в специальных учетных формах (описях дел) в соответствии с требованиями Архивной службы РФ

Режим хранения архивного фонда – определенные требования к обеспечению его безопасности, сохранности, возможности доступа для переучета единиц хранения и использования хранящейся информации, соблюдение правил перемещения единиц хранения

Росархив - Государственная Федеральная архивная служба России - находящийся в ведении Правительства РФ федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную политику в области архивного дела

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Примерная схема обложки дела постоянного хранения

(ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения.

Типы, размеры и технические требования. - М., 1972)