Нормативные документы

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М., 1989 (для документов, созданных ранее 1995 г.).

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. – М., 2000 г.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2205 № 536.

Литература

1. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – С.283-309.

2. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. - С. 226-247, (см. также послед. изд.).

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, 2003 – С. 156-165, (см. также послед. изд., раздел «Хранение документов»).

4. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина К.А. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни. // Делопроизводство. – 2003. - № 2. – С. 85-92.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие цели преследует систематизация документов в организации?

2. Каковы основные функции экспертной комиссии организации?

3. С какой целью проводится экспертиза ценности документов?

4. Сформулируйте отличия типового перечня документов от примерного.

5. Какие документы включаются в номенклатуру дел организации?

6. Из каких разделов состоит номенклатура дел организации?

7. В каких случаях изменяется и переутверждается номенклатура дел – типовая, примерная, индивидуальная?

8. Что представляет собой итоговая запись к номенклатуре дел организации?

9. Какие операции включает в себя формирование дел организации?

10. По каким правилам формулируется заголовок дела?

11. Каковы особенности формирования распорядительных документов в дела?

12. Каковы особенности формирования дел по обращениям граждан?

13. Каковы основные правила оперативного хранения документов?

14. Перечислите основные требования к текущему хранению дел.

15. Каковы правила выдачи документа или дела за пределы подразделения, в котором они хранятся?

Словарь основных терминов

дело – совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, подшитых в отдельную обложку после завершения работы с каждым из них и имеющих общий заголовок; основная единица систематизации, учета и хранения бумажных документов

заголовок дела – наименование дела, отражающее четко и однозначно в обобщающей форме основное содержание и состав документов дела; важнейший элемент систематизации, хранения и поиска документов

индекс дела – это номер дела, составными частями которого являются порядковый номер подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре дел подразделения, разделенные знаком «дефис» (например 14-01, где 14 – номер подразделения, а 01 – порядковый номер дела).

номенклатура дел организации (индивидуальная номенклатура дел) - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

обложка дела - титульный лист сформированного дела, содержащий обязательные реквизиты и оформленный в соответствии с предъявляемыми требованиями

оперативное хранение документов – хранение документов, находящихся на исполнении, в соответствии с предъявляемыми требованиями в целях их сохранности и возможности, в случае необходимости, оперативного их перераспределения между исполнителями

систематизация документов организации – это создание рациональной системы учета, оборота, хранения и поиска документированной информации, позволяющей оперативно использовать информационную базу организации всем ее сотрудникам

текущее хранение исполненных документов в делах – хранение дел в подразделениях, обеспечивающее их сохранность, а также быстрый и точный доступ к необходимой документированной информации в процессе принятия решений

формирование дел - это группировка (объединение) документов под одной обложкой в соответствии с заголовком дела

экспертиза ценности документов - определение значимости документированной информации на основе единых критериев для установления сроков ее хранения

экспертная комиссия (ЭК) организации - представляет собой совещательный орган, созданный для проведения экспертизы документов, согласования номенклатуры дел организации и нормативно-методических аспектов ДОУ

11