4. Оперативное и текущее хранение документов

Организация оперативного и текущего, также как и архивного, хранения документов находится в компетенции руководителя организации. Правила хранения документов в организации устанавливаются в Инструкции по ДОУ, которая вводится в действие приказом руководителя организации.

Основная часть документов на бумажных носителях до окончания их исполнения хранится, как правило, у сотрудников организации, которым поручено исполнение этих документов, а после исполнения – в подразделении. За учет, систематизацию и хранение этих документов несет ответственность руководитель подразделения.

Оперативное хранение документов. Документы, переданные на исполнение сотруднику, не должны лежать в беспорядке на рабочем столе. Они должны храниться в систематизированном виде, и так, чтобы содержащаяся в них информация не была легко доступной, особенно это касается документов с грифами ограниченного доступа. Документы, находящиеся на исполнении, целесообразно хранить в нескольких рабочих папках с заголовками, соответствующими инстанциям и времени движения документов по маршруту. Таких, например, как: «На подпись», «На отправку», «На заседание», «На передачу в другие подразделения» «На исполнение», «Срочно» и т.п. – в соответствии с профилем деятельности сотрудника; на этих папках указываются фамилия, инициалы, телефон исполнителя. В конце рабочего дня эти папки убираются в первый ящик (на первую полку) рабочего стола или в запирающийся шкаф. Это необходимо для возможности своевременного перераспределения документов, находящихся на исполнении (при вынужденном отсутствии сотрудника их исполнявшего – болезнь, командировка и т.п.). Исполненные документы с отметкой об исполнении сразу подшиваются в соответствующие дела.

Текущее хранение исполненных документов в делах осуществляется в подразделениях или в службе ДОУ. Дела хранятся в закрывающихся шкафах, в порядке, соответствующем номенклатуре дел. На корешках дел для удобства использования проставляются индекс и заголовок дела. Дела, включающие конфиденциальные документы, хранятся в сейфах, а содержащие ценную информацию – в несгораемых шкафах. При необходимости выдачи уже подшитого в дело документа для работы сотруднику вместо него вкладывается «Лист-заместитель» со следующими реквизитами:

• Документ №____ от _______, корреспондент ______________

• По вопросу ________________

• Выдан _________ ___________

• когда кому

• Выдал __________ Получил __________

• подпись подпись

Аналогичную операцию проделывают при выдачи хранящегося в подразделении дела в другое подразделение. При этом используется «Карта-заместитель», которая оформляется с реквизитами:

• Наименование структурного подразделения

• Дело № ______ 200__г., последующие реквизиты оформляются в виде таблицы и составляют наименование граф:

• Дата выдачи _________

• Количество листов дела ______

• Кому выдано _________

• Подпись получателя____________ расшифровка подписи

• Дата возврата___________

• Подпись принявшего дело _____________

В конце каждого календарного года дела подготавливаются к длительному хранению, а дела с истекшим сроком хранения изымаются и уничтожаются, что фиксируется в специальном акте.

Таким образом, рассмотренные в данной теме операции по систематизации документов, а также по организации их оперативного и текущего хранения, позволяют обеспечить быстрый и точный доступ к необходимой документированной информации каждому потребителю информационных ресурсов организации в процессе решения порученных вопросов. Кроме того, работа экспертной комиссии помогает изначально установить сроки хранения основной массы документов, что гарантирует как полноту и сохранность документированной информации, передаваемой для хранения в ведомственный и государственный архивы, так и своевременное освобождение от информации, потерявшей свою ценность для организации за счет изъятия из хранения и уничтожения дел с истекшим сроком хранения.