3. Формирование дел

Формирование дел - это группировка (объединение) документов под одной обложкой в соответствии с заголовком дела. Дело является основной единицей систематизации, учета и хранения бумажных документов. Небумажные документы (фотопленки, аудиозаписи и т.п.) учитываются как единицы хранения, а для документов на электронных носителях такой единицей является файл данных.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляют все исполнители или один из сотрудников, которому это поручено.

Формирование дел включает в себя следующие операции:

• оформление обложки дела

• распределение исполненных документов по делам

• расположение документов внутри дела

3.1 Основные реквизиты обложки дела. Составление заголовков дел

Под обложкой дела подразумевают титульный лист дела, содержащий определенные реквизиты и оформленный в соответствии с предъявляемыми требованиями. Для оформления обложки дела обязательными являются следующие реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, количество томов (частей), заголовок, дата и срок хранения дела.

Заголовок дела – важнейший элемент систематизации и хранения документов, их поиска в целях последующего использования информации. Заголовок дела должен четко и однозначно, исключая возможность различных толкований, отражать основное содержание и состав документов дела в обобщенной форме. В формулировке заголовка можно выделить основные элементы, которые обычно располагают в следующем порядке:

• вид документов (Приказы …, Протоколы …, Планы… и т.д.),

• автор документов (Приказы директора предприятия),

• корреспондент (Переписка отдела логистики с автотранспортными предприятиями),

• краткое содержание документов (Приказы по основной деятельности),

• название места (территории), с которым связано содержание документов (Переписка отдела логистики с автотранспортными предприятиями г. Самары),

• указание периода, к которому относятся документы (Переписка отдела логистики с автотранспортными предприятиями г. Самары за первый квартал 2006 года),

• указание на копийность документов дела (Приказы директора предприятия. Копии).

При группировке различных видов документов в одно дело обычно применяют в заголовке термины «документы» или «дело». Например:

• Документы к протоколам научно-технической комиссии,

или

• Личное дело (сотрудника, студента).

Перечень заголовков дел, в которых сгруппированы документы и представляет собой основу номенклатуры дел организации.

Более подробно требования к оформлению обложки дела мы рассмотрим в следующей теме курса.

3.2 Группировка документов в дела

Исполненные документы (после оформления реквизита «отметка об исполнении документа и направлении его в дело») в течение календарного года группируются в дела в соответствии с заголовками по номенклатуре дел организации. Внутри дела документы располагаются обычно в хронологическом или алфавитном (лицевые счета работников, например) порядке. Если документ имеет приложение более 25 листов, то это приложение формируется в отдельный том, а на документе делается об этом пометка. В дело включается только 1-й экземпляр документа и копии, в случае, если на них есть сведения (визы или иные пометки), дополняющие основной документ. К особо ценным документам могут прилагаться черновые или дублетные материалы.

Некоторые документы имеют особенности формирования их в дела.

Распорядительные документы группируются с учетом авторской принадлежности (Приказы министерства), и направлений деятельности (Приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по личному составу), так как они имеют различные сроки хранения.

Дела с заголовком «Протоколы» формируются по авторскому признаку (Протоколы заседаний Совета трудового коллектива); подготовительные материалы к заседаниям, как правило, формируются в отдельном томе.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которым они относятся: например, отчет, составленный в 2006 году за 2005 год, хранится в деле 2005 года; а план на 2007 год, составленный в 2006 году – в деле 2007 года.

Личные дела работников организации формируются по определенным группам (заявления, направления или представления, личный листок по учету кадров, автобиография и т.д. ), а внутри этих групп – в хронологическом порядке.

Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников.

Обращения граждан формируются в дела в алфавитном порядке, а обращения одного гражданина – в хронологическом порядке.

Таковы основные правила и особенности формирования дел. Рассмотрим основные правила их хранения.