2.2 Типовые и примерные номенклатуры дел

Индивидуальная номенклатура дел составляется на основе типовой и с учетом примерной номенклатур дел.

Типовая номенклатура дел создается в крупных иерархических системах управления и преследует цель достижения единства в классификации документов, оптимизации (сокращения) состава документов и отсутствия повтора в накоплении и хранении одних и тех же документов в соподчиненных организациях. Типовые номенклатуры дел создаются для определенных организаций, имеют единую индексацию дел и обязательны для применения в качестве основы индивидуальных номенклатур дел для этих организаций.

Примерная номенклатура дел является рекомендательной и разрабатывается министерствами и ведомствами для организаций, структура и направления деятельности которых не могут быть унифицированы: для определенной отрасли, для административно-территориальной единицы и т.п. При создании индивидуальной номенклатуры дел организация или подразделение могут использовать примерную номенклатуру как методику, позволяющую учитывать особенности ДОУ организации.

Переутверждение типовой и примерной номенклатур производят руководители отраслевого или административно-территориального органа управления. Как правило, это происходит 1 раз в 10 лет после согласования с ЭПК (Экспертно-проверочной комиссией) государственного архива и ЭК органа управления

2.3 Оформление и ведение номенклатуры дел организации

Разработкой номенклатуры дел организации занимается служба ДОУ или лицо, ведущее делопроизводство организации (например, секретарь). Структура номенклатуры дел организации представляет собой сводный документ и составляется из номенклатур дел подразделений. Проект номенклатуры дел согласовывается с ЭК организации и ЭПК государственного архива, утверждается руководителем организации на 5 лет. Если в течение этого периода произошла структурная перестройка организации или отдельных подразделений, номенклатура дел пересоставляется и утверждается снова на 5 лет.

Номенклатура дел оформляется на бланке конкретного вида документа с указанием «на________год»; обязательными являются визы согласования ЭК и ЭПК (для организаций, состав которых определен Архивной службой РФ) и гриф утверждения руководителя организации. После утверждения номенклатура дел приобретает статус нормативного акта. Утвержденный экземпляр номенклатуры хранится постоянно и включается в номенклатуру дел в виде самостоятельного дела. Текст этого документа составляется в виде таблицы:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во томов или частей	Срок хранения (с указанием № статьи типового или ведомственного перечня)	Примечание
1	2	3	4	5
09-01	Положение об организации	…	Постоянно Ст. …
09-…	Должностные инструкции	…	года после замены новыми Ст. …
09-…	Номенклатура дел	…	Постоянно Ст. 67 Перечня типовых документов
09-…	…….	…	…

Индекс дела состоит из порядкового номера подразделения и порядкового номера дела. Третья графа заполняется в конце года: формирование последующих томов происходит, если объем документов дела превышает 250 листов. Срок хранения дел, законченных в текущем году, начинается с 1 января следующего года и соответствует указанному в номенклатуре дел сроку (в соответствии с типовом перечнем или решением ЭК). Графа «примечания» используется для служебных заметок.

Документированная информация на машинных носителях также включается в номенклатуру дел в общем порядке. Основной единицей учета и хранения при этом является файл. Файлы систематизируются в соответствии с внутренней базой данных. В номенклатуре дел делается отметка об электронной форме хранения дела и приводится его адрес.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих наименованиям подразделений или основным направлениям деятельности.

Для каждого подразделения составляется и оформляется своя номенклатура дел.

Номенклатура дел может ежегодно подвергаться незначительной корректировке. Она составляется в декабре текущего года на следующий год, перепечатывается, утверждается и вводиться автоматически.

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам: 1) дела постоянного срока хранения, 2) дела со сроком хранения свыше 10 лет и 3) дела со сроком хранения до 10 лет. Итоговые сведения сдаются в ведомственный и, если положено, в государственный (муниципальный) архив.