Нормативные документы

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2205 № 536. Разделы III – yi.

3. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 // Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305.

4. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 // Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233.

Литература

1. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – С.217-271.

2. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. - С. 183-224, (см. также послед. изд.).

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, 2003 – С. 119-150, (см. также послед. изд., соответствующие разделы).

Вопросы для самоконтроля:

1. Как определяется термин «документооборот» в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»?

2. Что понимается под проектированием документооборота?

3. Перечислите основные параметры документооборота и дайте их краткую характеристику.

4. Дайте определение термина «документопоток» и назовите критерии выделения видов документопотоков в составе документооборота организации.

5. Какие виды документопотоков выделяют на основе этих критериев?

6. Как выполняется такая операция по обработке документов как их регистрация?

7. Какие функции выполняет регистрация документов?

8. Дайте определение термина «ИПС»организации и раскройте его содержание.

9. Назовите основные виды контроля по срокам исполнения документов.

10. Какие цели преследует текущий и предварительный виды контроля?

11. В каких целях могут быть использованы данные итогового контроля?

12. Какие операции по контролю за исполнением документов осуществляет служба ДОУ?

Словарь основных терминов

Технологии ДОУ – это система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, систематизации и хранения документированной информации на основе единых методических приемов и правил.

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело

Проектирование (организация) документооборота - это рационализация и оптимизация движения документов и всех производимых с ними в процессе этого движения технологических операций

Плотность документооборота - состав и количество документов, обрабатываемых в определенные периоды времени (недели, месяца, квартала, года)

Маршрут документа – это путь его движения, включающий все инстанции, в которых осуществляются операции по обработке документов с учетом времени на каждую операцию

Документопоток - это движение документированной информации в пределах определенной информационной системы в одном направлении из одного источника или в один приемник

Главное правило организации документооборота: оперативное движение документов по наиболее короткому пути с наименьшими затратами ресурсов (хозяйственно-материальных, технических, трудовых, времени и иных)

Регистрация документа –операция по обработке документа, представляющая собой процесс проставления на документе даты и регистрационного индекса, а также снятия основных реквизитов с документа в регистрационную форму

Регистрационный индекс документа – это порядковый номер в пределах регистрируемого массива (входящих, исходящих и иных, выделенных при регистрации массивов документов), дополненный кодом места хранения документа (индексом дела), а также иными кодами (код места его исполнения, код приказов по кадрам и т.д.), облегчающими поиск документа

Информационно-поисковая система (ИПС) – упорядоченная совокупность индексов регистрационных массивов документированной информации, позволяющая в короткий срок получить сведения практически обо всех имеющихся в организации документах

Контроль движения документов – технологические операции, задачами которых является отслеживание хода и факта исполнения документов; обобщение этих сведений за определенный период для предоставления формализованных результатов руководству и оптимизации документооборота организации

10