2. Оформление управленческих документов

Под оформлением управленческих документов понимается соблюдение требований, установленных в нормативно-методических документах РФ ( ГОСТ, УСД, ГСДОУ и т.п.). Основным нормативным документом, требования которого применяются ко всем управленческим документам, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30- 97 также может быть использован при оформлении документов.

4. Общие требования к оформлению и изготовлению документов

Независимо от способа документирования и вида носителя к документу предъявляются требования по обеспечению:

• юридической силы

• его идентификации

• условий для оперативного исполнения и поиска

• возможности использования средств оргтехники для создания, копирования и обработки

• качества содержания и внешнего вида.

Изготовление документов осуществляется на пишущих машинках или компьютерах без помарок и исправлений. При этом должны выполняться определенные правила:

• использование бумаги стандартизированных форматов

• соблюдение служебных полей при размещении элементов документа (реквизитов)

• соблюдение правил печатания реквизитов и их размещения в определенных зонах листа стандартного формата.

Реквизиты документов печатаются через 1 междустрочный интервал, составные части одного реквизита отделяют 1,5-2 интервалами, а отдельные реквизиты друг от друга – 2-3 интервалами.

Длина строки отдельного реквизита не может быть больше 28 знаков, кроме реквизита «текст», который печатают на бланке формата А4 через 1,5 междустрочных интервала, а на формате А5 – через 1 интервал.

Если документ имеет более одной страницы, номера страниц проставляют, начиная со второй, арабскими цифрами без точек и тире в центре верхнего поля страницы.

2.2 Форматы бумаги и поля

Хранение документов, оперативная работа с ними и другие операции технологии ДОУ требовали определенных приспособлений – папок, коробок, конвертов и т.п. Все это привело к необходимости унификации размеров бумаги, которая стимулировалась и развитием печатающих устройств. Были введены стандарты форматов бумаги; в нашей стране – в 20-е годы 20 века на основе немецких форматов (DIN – Deutsche Industriale Normal). Современные форматы, которые приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization), регулирует у нас в стране ГОСТ 9327-60.

Форматы делятся на три основных ряда: A, B, C. Для изготовления управленческих документов применяется формат А. Площадь основного формата А0 (841мм * 1189 мм) равна приблизительно 1м². Каждый последующий формат (А1, А2 и т.д.) получают делением предыдущего пополам по большей стороне. Для унифицированных форм документов применяют форматы А3 (297*420мм), А4 (210*297мм), А5 (148*210мм), и А6 (195*148). Основным является формат А4. Для форматов устанавливаются два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное, при котором к его обозначению добавляют букву L – A4L.

В США применяются североамериканские форматы. Основной применяемый формат – 21,59см*27,94см, то есть чуть более широкий и короткий, чем основной европейский формат.

Любой документ имеет не заполняемые при создании информацией так называемые служебные поля, которые могут быть использованы для служебных пометок, а левое (или верхнее) – для подшивки документа в «Дело». Размер полей устанавливается при создании типового формуляра-образца управленческих документов, также как и зоны расположения всех элементов документа – его реквизитов.

В настоящее время действуют два Госстандарта «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.» - ГОСТ Р 6.30-97 и ГОСТ Р 6.30-2003. Первый из них предполагает левое и нижнее поле не менее 20 мм (левое для документации органов власти допускается оставлять до 35 мм), верхнее – 15 мм, а правое – 10 мм; второй – правое – не менее 10 мм, а остальные – не менее 20 мм.

За рубежом в соответствии со стандартом ИСО 3535-1977 применяются следующие размеры полей: левое – 20 мм ± 10 мм, верхнее – 10 мм ± 1мм, нижнее и правое – не регулируются.

Рассмотрим более подробно такие понятия как формуляр и реквизиты документа.