Раздел 2. Документирование управленческой информации

Тема 4: создание и оформление управленческих документов

1. Создание документов

1.1 подготовка информации;

1.2 создание проекта документа: составление текста, требования к тексту;

1.3 согласование проекта документа, изготовление документа.

2. Оформление документов

2.1 общие требования к оформлению и изготовлению документов;

2.2 форматы бумаги и поля;

2.3 формуляр документа, состав реквизитов документа и их расположение;

2.4 бланки документов.

Составление и оформление управленческих документов подчинены определенным требованиям, которые обусловлены природой и функциями управленческой информации, фиксируемой на материальном носителе.

Управленческие документы отличаются стабильностью формальных признаков и взаимосвязанностью, которая определяется двумя основными факторами: 1) природой управления (иерархичностью и соподчиненностью должностных лиц и учреждений, разделением компетенций и обязанностей между ними); 2) цикличностью процесса управления (непрерывностью, периодичностью, однотипностью управленческих действий). Функция практического назначения управленческого акта требует создания документа строго определенного вида и соответствующего содержания. Оптимальные форма и содержание документа, обусловленные той функцией, которую ему предстоит выполнить в управлении, закрепляются унификацией и стандартизацией определенного вида документов. Но существуют и общие требования к созданию и оформлению любого вида управленческих документов.

Особенности оформления документов федеральных органов исполнительной власти регламентируются на основе соответствующй Типовой инструкции.

1. Создание документов

Создание документа представляет собой процесс, состоящий из трех стадий: 1)подготовка информации по вопросу, требующему решения; 2) создание (составление и оформление) на этой основе проекта документа; 3) его согласование и окончательное изготовление для подписания или утверждения.

1.1 Подготовка информации.

Важнейшее условие эффективности управленческого решения – объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится документ.

Подготовка информации включает в себя два основных этапа: 1) выявление целесообразности документа и 2) сбор и анализ информации по решаемому вопросу. Выявление целесообразности документа позволяет правильно определить адресат, вид, стиль и характер изложения текста документа, для чего формулируются цель документа и круг вопросов, которые он призван решить. Сбор информации обеспечивает грамотную постановку вопроса, помогает избегать дублирования, противоречия с имеющимися в организации документами и проводится по следующему алгоритму:

• изучение правовой и нормативно-методической базы, определяющей решение такого типа вопросов (законодательные акты, нормативная документация, научные данные и т.п.);

• изучение предшествующих документов, решений по данному или аналогичным вопросам в своей организации (если опыта решения подобных вопросов нет, можно обратиться за консультацией в другую организацию);

• сбор данных по конкретной ситуации (докладные записки, справки, акты, отчеты, письма и т.п.);

На основе анализа собранной информации разрабатывается приемлемый вариант содержания и осуществляется создание проекта документа.