2.2. Система коллежского делопроизводства (XVIII в.)

Реформами Петра I в начале XVIII века была вызвана к жизни система коллежского делопроизводства. Укрепление государства, усложнение бюрократического механизма, рост численности центрального управленческого аппарата привели к необходимости упорядочения государственного делопроизводства. Основными началами этих реформ было введение более систематического разделения ведомств с более четкой компетенцией, а также коллегиального (совещательного) порядка ведения дел.

Нормативно-методическое регламентирование делопроизводства:

Каждая из 12 созданных Коллегий⁴ получила свой регламент ведения дел. В 1720 г. был составлен Генеральный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы созданных коллегий. Генеральный регламент впервые законодательно определял всю систему государственного делопроизводства.

ДУД:

Появились наряду со старыми новые виды документов: указы (нисходящий поток); рапорты (восходящий поток); промемории (горизонтальный поток).

Вводились «регистратуры» – книги регистрации документов для обеспечения сохранности, оперативного ведения справочной работы, контроля за движением документов, их исполнением. «Регистратуры» явились первой примитивной формой классификации документов (входящих, исходящих, вышестоящих органов, прочих).

Реквизиты уточняются и выделяются из текста, занимая определенные места: дата; наименование документа, регистрационные индексы, отметка о контроле, подпись, согласование, отметка о направлении в дело. Подпись теперь ставят члены коллегии и руководитель присутственного места. Петр I сам подписывал Указы, тем самым вводя усиление ответственности должностных лиц (в приказной системе только дьяки заверяли документ).

Столбцы отменяются: основная форма документа – лист и тетрадь.

ОРсД.

В Генеральном регламенте четко и тщательно расписывалась организация работы: как процедуры решения вопросов (дел), так и соответствующие им процедуры организации работы с документами вплоть до организации рабочего места служащих. Делопроизводство рационализировалось, усиливалась ответственность чиновников. Все делопроизводство велось канцелярией⁵, которую возглавлял секретарь. Он отвечал за подготовку дела и доклада к слушанию на заседании Коллегии, за справочную работу, за оформление решений и контроль за их исполнением, хранил печать. Таким образом, возник вид деятельности, который в современном делопроизводстве осуществляет служба ДОУ.

Для решения дел устанавливались определенные сроки: для государственных дел 1 неделя + поверстные для собирания справок (2 дня на 100 верст в один конец); для частных дел – 6 месяцев. Соблюдение сроков исполнения указов государя требовалось категорически (в отдельных случаях - под угрозой смертной казни).

За порядком, законностью дел и исполнением решений устанавливался прокурорский надзор – вводилась должность прокурора коллегии, осуществлявшего контроль за исполнением решений. Дела распределялись между каждым из служащих Устанавливались наказания канцеляристов: штраф, лишение чина, конфискация имущества, галеры, смертная казнь. Было организовано архивное хранение дел при Коллегии иностранных дел (финансовых документов - при Ревизион-коллегии).

В 1722 году Табелью о «рангах» закреплялась государственная служба как профессиональная деятельность, вводились разряды - появился социальный слой чиновников.

При Екатерине II были завершены реформы Петра I на местах: в 1775 г. издан документ «Учреждения для управления губерний». В нем уточнялись виды документов: указы – нисходящий; рапорты, доношения – восходящий; предложения, сообщения – горизонтальный потоки. Вместо челобитных вводились прошения (челобитчиковы) и т.п., а также уточнялись реквизиты и их места: адресат – вдоль верхнего поля, автор под адресатом, наименование [с кратким содержанием], текст, подпись (имя, фамилия, должность, чин); скрепы в правом нижнем углу (имя, фамилия, должность, чин исполнителя) + скрепа секретаря; дата в левом нижнем углу. Резолюция – на лицевой стороне 1-го листа.

Основным недостатком коллежского делопроизводства являлась его громоздкость. В дело, которое шло на решение, формировалось все предшествующее делопроизводство (наследие столбцовой техники) от первого документа до последнего. Каждый предыдущий документ описывался в последующем. Регистрировалась каждая передача дела от одного должностного лица к другому в особых реестрах. Сроки ведения дел затягивались на годы.

Тем не менее, проведенные административные реформы установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма, что было законодательно закреплено Генеральным регламентом 1720 года и другими нормативными актами. Основы этой системы делопроизводства просуществовали в России почти два столетия (вплоть до советского периода развития делопроизводства). Достоинством Генерального регламента как нормативного акта являлось то, что в нем определялись операции управленческой деятельности в единстве с их документационным обеспечением.