4. Задачи и структура курса

Мы рассмотрели вводную тему к курсу, определив место документационного обеспечения управления в системе управления организацией, уточнив такие термины как делопроизводство и ДОУ; проанализировали понятие документа вообще и управленческого документа, их признаки, свойства и основные виды.

Изучая курс, мы должны ознакомиться с процессом становления и развития отечественного делопроизводства, с его государственной нормативной регуляцией, первым актом которой явился Генеральный регламент 1720 года, изданный Петром Первым. Перед нами стоит также задача изучить основные термины ДОУ, особенности официально-делового стиля языка документа, научиться определять принадлежность документа к той или иной системе управленческой документации и правильно составлять и оформлять управленческие документы. Кроме этого, мы получим представление о движении документов в организации при выполнении основных операций по их обработке, об учете документов и возможностях быстрого поиска нужной документированной информации, о правильной организации хранения документов и о той службе, которая организует все эти процессы – службе ДОУ. Мы научимся документационно обеспечивать проведение совещаний – в деловой игре - после самостоятельного изучения этой темы, и познакомимся с тем, как готовить документы к архивному хранению. Часть учебных заданий – по самостоятельному изготовлению документов вы будете выполнять на практических занятиях. Самостоятельно осваиваются также темы «Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения» и «Документационное обеспечение работы с обращениями граждан».

В целом, курс включает три раздела: Система отечественного делопроизводства; Документирование управленческой информации; Организация работы с документами.

К зачету студенты должны овладеть основными терминами ДОУ, знать технологию документооборота в учреждении и пути его совершенствования, ориентироваться в нормативно-методической базе ДОУ, подготовить комплект самостоятельно составленных, сформированных в дело и подготовленных к архивному хранению документов.

Нормативные документы:

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

2. Федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

3. ГОСТР 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.

Литература:

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство как отражение системы и технологии управления (Тезисы доклада) // Делопроизводство. - 2003, № 2. С. 12-13.

2. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002. С. 5-7, 36-48, 80-87, 96-102, 265.

3. Ларин М.В. Актуальные проблемы обмена документированной информацией в государственном управлении // Делопроизводство. – 2003, № 2. – С. 7-13.

4. Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. – 2000, № 1. – С. 5-9.

Вопросы для самоконтроля:

1. Как называются исходные информационные сообщения?

2. Какую управленческую информацию называют производной?

3. Как определяется термин «документированная информация» в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»?

4. Что является главной целью и содержанием документационного обеспечения управления (делопроизводства)?

5. Из каких взаимосвязанных элементов состоят информационные ресурсы организации?

6. Является ли ДОУ одной из управленческих функций?

7. Почему для определения одной и той же отрасли деятельности существуют два термина: делопроизводство и ДОУ?

8. Какое определение термина «документ» дает ГОСТ Р 51141-98?

9. Какие признаки документа являются основными?

10. Какое определение термина «электронный документ» дается в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»?

11. Какие основные свойства документа дают возможность четко определить предмет управленческой деятельности?

12. Какие функции (и подфункции) являются специфическими для управленческих документов?

Словарь основных терминов

данные - совокупность сообщений, порождаемых постоянно происходящими в любой социальной системе событиями; первичная информация

делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование информации и организацию работы с официальными документами

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать

документационное обеспечение управления (ДОУ) - работа с документированной информацией в организации в целях оперативного и полного обеспечения управленческих потребностей

документация - совокупность документов, связанных между собой формально-логическими связями

документирование информации – запись информации на различных носителях по установленным правилам или процесс создания и оформления документа

документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее носитель

информационная инфраструктура организации - совокупность содержащейся в базах данных, то есть документированной, информации, обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств, а также персонала.

информационные технологии – процессы и методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов

информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

официальные документы – документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке

производная информация - «сведения», «показатели» - результат логической и систематизирующей переработки данных (первичной информации), на которых базируется управленческое решение по управляемому объекту

управленческие (служебные) документы – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации

ценность управленческой информации – это такие её качества как целевое назначение, новизна, своевременность (оперативность), полнота, объективность и достоверность

электронный документ – электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе

юридическая сила документа – свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

10