11.4 Повышение эффективности организационной коммуникации

Значение коммуникаций в управлении возрастает по мере увеличения уровня информатизации современных организаций и ускорении изменений во внешней среде.

Эффективность внутриорганизационной коммуникации зависит от множества факторов, которые подразделяются на две группы:

– индивидуальные;

– организационные.

Под индивидуальными факторами понимается все то, что связано с сотрудниками организации, их способностью и мотивацией участвовать в информационном обмене. Это:

– затруднения в межличностном общении, что приводит к непреднамеренному искажению информации;

– несогласие с сообщением, что может привести к сознательному искажению информации;

– фильтрация, т.е. упрощение большого объема информации, что также может привести к искажению;

– желание получить одобрение руководства;

– страх перед наказанием и ощущение бесполезности дела.

Под организационными факторами понимаются:

– организационная структура;

– информационная перегруженность;

– неадекватное техническое оснащение.

Чем больше уровней управления, тем более вероятны информационные искажения, поскольку каждый последующий уровень управления склонен корректировать и фильтровать сообщения.

Пути повышения эффективности системы коммуникаций:

– управленческое регулирование (информационный обмен должен планироваться, должна быть организована его передача, разработана система мотивации персонала и должен осуществляться контроль за процессом коммуникации);

– создание системы обратной связи;

– создание системы сбора предложений, с целью облегчения информации снизу вверх;

– создание системы информационных сообщений, позволяющей повысить степень информированности сотрудников о деятельности организации, планах руководства и т.д.;

– применение современных информационных технологий.

Тема 12. Организационные структуры управления

12.1 Организация как функция управления

«Организовывать, то есть строить двойной - материальный и социальный - организм предприятия».²¹ После завершения «строительства» организации как материального объекта и социального субъекта встает необходимость в придании ей динамики, которая обеспечивает процесс управления, одной из функций которого является организация. Процесс управления - «определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию или услуги на «выходе» системы».²² Достижение поставленных целей невозможно без обеспечения взаимодействия между элементами системы, что и определяет суть термина «организация» как функции управления. Организация - деятельность по установлению взаимосвязи и взаимодействия между элементами системы, степень устойчивости отношений которых должна обеспечить ее целенаправленное функционирование и развитие.

В организации выделяют три сферы организационной деятельности:

- организация труда;

- организация материально-вещественной части производства;

- организация управления.

Специалисты по управлению к внутренним компонентам организационной структуры, определяющим их типологию, относят:

а) степень централизации-децентрализации механизма управления;

б) степень сложности, характеризующаяся степенью горизонтальной и вертикальной дифференциации различных видов управленческой деятельности (в том числе функций);

в) степень формализации механизма управления.

Степень выраженности этих компонентов в их сочетании определяют степень адаптивности конкретной структуры к внешним условиям функционирования предприятия, что позволяет, с известной степенью условности, отнести её к механическому или органическому типам структур управления. Принцип действия (подобно механизму или живой клетке) определяет и принципы построения. Каждый из этих типов имеет свои разновидности. Механический тип организационных структур управления в большей степени выражает принцип иерархичности и поэтому их часто называют иерархическими, что вносит некоторую терминологическую путаницу. Этот тип структур характеризуется сложно­стью, высокой степенью централизации и формализации механизма управления. Структуры органического типа более простые, менее формализованы, а управление в них децентрализовано. Источником упорядоченности системы для них - самоорганизация человеческого фактора, как акт защиты на неблагоприятные условия внешней среды.