11.2 Формы и методы коммуникаций в организации

Выделяют две формы коммуникаций: вербальную и невербальную.

При вербальной коммуникации в качестве символа используются слова человеческого языка.

Невербальная коммуникация предполагает передачу информации при помощи движений человеческого тела.

Формы и методы коммуникаций представлены в таблице 12.

Таблица 12

Формы и методы коммуникаций

Формы коммуникаций		Основные (методы) средства коммуникаций
Вербальная	Устная	Конференцию совещания, доклады, презентации, групповое обсуждение, неформальные беседы и т.д.
	Письменная	Письма, меморандумы, отчеты, письменные доклады, записки, правила и процедуры, приказы, электронная почта.
Невербальная		Поведение человека, гримасы, взгляд, интонация, тембр голоса, поза, жесты

Выбор метода коммуникации зависит:

– от характера передаваемой информации;

– от находящихся в распоряжении ресурсов;

– от особенностей получателя информации.

Как правило, используется несколько методов коммуникации, которые дополняют и усиливают друг друга.

Устная коммуникация наиболее эффективна с точки зрения привлечения внимания получателя информации и получения обратной связи.

Письменная – обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации, позволяет сохранить ее в неизменном виде в течении определенного времени.

Внутриорганизационные правила и процедуры – письменный документ компании, устанавливающий порядок действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни.

Электронная коммуникация в настоящее время является наиболее быстро развивающимся средством организационной коммуникации, позволяющим увеличивать интенсивность информационного обмена в сотни раз. Электронная коммуникация позволяет преодолеть проблему взаимодействия в географически разбросанной организации.

Однако использование электронных средств коммуникации порождает новые проблемы:

– сокращение прямых деловых контактов между сотрудниками приводит к исчезновению эмоционального аспекта в деловых отношениях;

– возможна перегрузка сотрудников объемом информации;

– сохранение конфиденциальности информации при использовании электронных сетей.

Используемые формы и методы коммуникаций должны учитываться в оргпроектировании.

11.3 Направления коммуникаций. Этапы коммуникационного процесса. Основные элементы коммуникаций

Для выполнения своих функций сотрудники должны вступать во взаимодействие друг с другом. Система регламентации менеджмента определяет кто, с кем и в какой форме может общаться внутри организации.

В организации существует три основных направления коммуникационных потоков:

– сверху вниз;

–снизу вверх;

– по горизонтали.

Выделяют следующие этапы коммуникационного процесса:

– возникновение информации (зарождение идеи);

– кодирование и выбор средств передачи;

– передача сообщений;

– декодирование (перевод символов отправителя в мысли получателя);

– обратная связь.

Элементы коммуникационного процесса:

– отправитель – лицо, создающее или собирающее информацию и передающее ее;

– сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;

– канал – средство передачи информации;

– получатель – лицо. Которому предназначена информация и который ее интерпретирует.

Эффективность коммуникации снижают помехи и барьеры.

Помехи и барьеры – факторы, нарушающие качество сигнала.

Источниками помех и барьеров являются:

– язык (в вербальном или невербальном оформлении), что ведет к неправильной интерпретации сообщения;

– различия в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования;

– различия в организационном статусе между руководителем и подчиненным.