10.5 Условия функционирования организации и степень централизации механизма управления

Вопросы централизации - децентрализации власти - ключевые вопросы организационного проектирования.

Централизуется право на принятие решений и, как следствие, механизм управления. Децентрализация - это делегирование полномочий на принятие решений по уровням иерархии, т.е. процесс перераспределения власти, что повышает динамичность организации как системы. Жёсткая централизация приводит к задержке в принятии решений, чрезмерная децентрализация неизбежно приводит к потере управляемости.

В случае жёсткой централизации ограничивается самостоятельность и инициатива действий в решении производственных задач, в случае широкой децентрализации снижается эффективность решения стратегических задач, поэтому баланс централизация - децентрализация должен постоянно находится в центре внимания менеджмента организации.

Выдающийся французский ученый - практик, управляющий крупной горнометаллургической компании А. Файоль (1841-1945) писал: «Централизация не является системой управления, хорошей или плохой сама по себе; она может быть принята или отвергнута в зависимости от тенденций руководителя и от обстоятельств, но в большей или меньшей степени она существует всегда. Вопрос централизации или децентрализации - вопрос меры. Дело сводится к нахождению степени централизации, наиболее благоприятной для предприятия».²⁰

Механизм управления централизуется, если «угрозы» внешней среды превалируют над «возможностями» и наоборот.

Процесс децентрализации протекает в неразрывном единстве с процессами групповой самоорганизации и отражает параллельные отношения власти. Степень централизации зависит от многих факторов, к которым, прежде всего, относятся:

0. размер организации;

1. характеристики внешней среды организации (степень ее неопределенности, подвижности и сложности);

2. корпоративная культура.

Все вышеперечисленные факторы учитываются при разработке стратегии производственной организации, определяющее влияние которой на формирование организационной структуры убедительно доказал известный современный ученый Альфред Чендлер.

Тема 11. Коммуникации в организации

11.1 Понятие и значение коммуникаций в организации. Типы коммуникаций

Успешность организации во многом зависит от ее умения принимать, перерабатывать и передавать информацию.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя и более людьми

Организационные отношения включают внутренние и внешние связи – коммуникации, которые рассматриваются как явление и как процесс.

Коммуникации как явление представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, положения) отношений между людьми в рамках организаций при выполнении ими своих функциональных обязанностей (процедур, операций) а также систему документооборота.

Коммуникации как процесс – отношения работников друг к другу, к клиентам, поставщикам, потребителям.

Внешняя коммуникация – получение информации о важных для организации изменениях внешней среды, а также сообщение важной для внешнего окружения информации об организации.

Внутренняя коммуникация – передача и обмен информацией между подразделениями, между сотрудниками, уровнями власти.

Организационные коммуникации – это процесс предоставления информации сотрудникам организации и институтам за ее пределами.

Коммуникационный процесс предполагает наличие

– отправителя информации;

– получателя информации;

– процесса обмена информации.

Отправитель придает информации форму удобную для передачи и восприятия получателем (слова, математические символы, рисунки и т.д.). Этот процесс называется кодированием или зашифровкой послания.

После того как информация закодирована, она может быть отправлена по одному или нескольким передаточным каналам (почта, телефон, Интернет и т.д.). Выбор канала передачи во многом зависит от метода кодирования.

Факторы, снижающие чистоту передачи информации, искажающие смысл послания называются коммуникационными помехами или шумом. К ним относятся технические характеристики передаточных устройств, недостаточное владение навыками письма, дефекты речи и слуха.

Выделяют следующие типы коммуникаций:

• внутриличностная коммуникация – коммуникация, возникающая внутри самого индивида. Он является и посылающей и принимающей стороной. Его мысли и чувства создают послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее;

• межличностная коммуникация. В этом типе коммуникаций индивидуумы действуют как принимающая и как посылающая сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи служит взгляд или звук, а обратной связью – ответ каждого участника этой коммуникации;

• коммуникация в малой группе возникает, когда небольшое количество людей собирается вместе с какой-либо целью. В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать друг с другом;

• общественная коммуникация – это послание выступающего аудитории. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе;

• внутренне оперативная коммуникация содержит структурированную информацию, необходимую для достижения целей организации и передаваемую в пределах организации;

• внешне оперативная коммуникация содержит структурированную информацию, необходимую для достижения целей организации и передаваемую тем организация, которые существуют за ее границами;

• личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми всякий раз, когда они встречаются.