Тема 4. Организация как открытая система

4.1 Организация как система

Поскольку организация взаимодействует с внешней средой, к ней может быть применена системная модель, которая описывает организацию как динамичную систему, у которой характеристики «входа» (материальные и социальные ресурсы) и «выхода» (системный продукт) постоянно изменяются. Взаимодействуя с внешней средой, организация через проницаемые границы системы обменивается информацией.

В общенаучную методологию исследования систем различной природы входят системный подход, общая теория систем и системный анализ.

Системный подход – общенаучная концепция, реализующая философский принцип системности в принципах и методах решения сложных междисциплинарных проблем. При всем многообразии организаций по масштабам деятельности, характеру и интенсивности связей с внешней средой, видам производимой продукции и услуг, что и определяет их место и значение в общественном производстве, системный подход является общим подходом к пониманию сути организаций.

Интенсивные разработки в области системного подхода ведутся начиная с середины ХХ века. Системный подход возник как реакция на длительное господство аналитико- синтетических способов исследования: простой синтез знаний о частях объекта не давал представ­ления об объекте в целом. Основы сис­темного подхода закладывались в разных отраслях знаний: применительно к общественным явлениям – К. Марксом (Капитал и экономические рукописи 1857 – 1858 г.), в области биологии – Ч. Дарвиным, в области химии - Д.М. Менделеевым. Огромное влияние на развитие системного подхода оказала кибернетика (от греч. kybernetike – искусство управления), наука об общих процессах управле­ния, переработки и передачи информации. Термин был введен Н. Винером в 1948 г. Бурное развитие кибернетики связано с созданием в 40-х годах ЭВМ.

Со временем системный подход выделился в самостоятельную науку: «системология» или «общая теория систем». Существенными недостатками общей теории систем является абсолютизация формальных признаков сходства и различия между системами, недооценка исторических и динамических аспектов развития систем, механическое использование математических моделей в биологических и социальных системах.

С позиций системного подхода организация рассматривается как целостный объект, состоящий из взаимообусловленных элементов, находящихся во взаимных отношениях. Системный подход включает такие понятия как целостность, системность, структурность, организованность.

Система (от греч. systema – составное целое) – целое, составленное из частей. Целое и часть - философские категории. «Целое – форма существования и коопе­рации частей, качественная определенность взаимоувязанных слагаемых».⁹ Категории целого и части имеют многовековую историю. Первыми «целостность» и «обычную сумму единиц» противопоставили античные атомисты. Аристотель (384 – 322 г до н. э.) в «Метафизике» утверждал, что целое больше суммы составляющих его частей. «Целое есть система, но не всякая система является целостной».¹⁰ Целое обязательно предполагает систему. Целостной систему делает организованность (упорядоченность), которая закрепляется в структуре.

Значит, существенной характеристикой целого является системная организованность его частей. Характеристики системы не исчерпываются составом частей, а, прежде всего, зависят от характера связей и отношений между ними. Таким образом, установление роли, места и назначение элементов в системе обеспечивается:

1) через связи непосредственного взаимодействия – с кем и как взаимодействуют;

2) через отношения соподчинения – определение места в структурной иерархии по степени значимости для достижения цели.

Таким образом, организация затрагивает как структурный аспект, выраженный в упорядочении частей относительно друг друга в пространстве, так и временной – упорядочение взаимосвязи и взаимодействия. Только тогда совместное функционирование частей целого, обеспечит функционирование системы как целого. Термин «организация» означает определённый порядок, а повышение степени организованности – упорядочение. В организованной (упорядоченной) системе части взаимодействуют для получения интегрального эффекта по дости­жению цели, для чего собственно элементы множества и организуются в систему. Наличие цели является условием организующего взаимодействия. Поэтому системой называется целесообразная совокупность взаимообусловленных,

взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, образующих единое целое.

Система состоит из подсистем, которые, в свою очередь, и делятся на элементы. Под элементом понимается наименьшая часть системы, внутреннее строение которого не рассматривается на выбранном уровне анализа. Это - предел членения системы. При этом любой элемент является системой, но на выбранном уровне анализа эта мини система характеризуется только свойствами целостности. Подсистема, объединяя часть однородных элементов системы, должна обладать свойствами целостности.

Строго говоря, эффективность организации определяется ее способностью адаптироваться к внешним условиям фунционирования, сохраняя себя при этом как целостное образование.

При этом организация любой системы требует такого подбора и сочетания элементов, который не только обеспечивал бы её гармоничное функционирование и развитие как единого целого, но и сочетаемость с более крупной системой, элементом которой она является. Сами же элементы, действуя целесообразно, обладают относительно всей организации определённой функцией, которая характеризует роль, назначение того или иного элемента в осуществлении цели. Совокупность функций призвана обеспечить наиболее эффективное функционирование всех подсистем (элементов) соответственно целям системы.

Функционирование и развитие организации как системы во многом зависит от условий внешней среды. Вырабатывая адекватные реакции на ее изменения, организация стремится сохранить себя как целостное образование, накапливая при этом внутренние деформации. Наступает момент, когда критическая сумма деформаций начинает угрожать целостности организации как системы, что приводит к необходимости ее качественных изменений через упорядочение, т.е. организационных изменений.

Особое значение системный подход приобрел в теории и практике управления. В сложных иерархических системах каждый уровень управления обеспечивает определенный тип реакции на изменения внешней среды. Если изменения носят устойчивый характер, требуется функциональное закрепление этих реакций. Все это вызывает необходимость в системных исследованиях, что является предметом системного анализа.

Системный порядок может быть обеспечен при соблюдении трёх необходимых условий:

0. определены границы системы, т.е. установлено, сколько и каких образующих единиц она включает;

1. определены переменные, которые характеризуют единицы, образующие систему, и установлены допустимые соотношения между их возможными коли­чественными значениями;

2. определен образ действий каждой единицы и схемы их взаимодействия.

При формировании состава системы необходимо обеспечить не только совместимость ее компонентов между собой, что является необходимым условием ее гармоничного функционирования и развития как единого целого, но и совместимость с более крупной системой, элементом которой она является. Встроенность в систему большего порядка регламентирует поведение системы меньшего порядка. Понимание своего предназначения в системе большего порядка влияет на формулирование миссии организации и придает ей функциональную окраску. Под совместимостью понимается соответствие данного элемента целевой ориентации системы в целом. Можно сказать, что система большего порядка «диктует» свои жесткие условия совместимости, что влияет на организацию целого. Совместимость обеспечивает взаимодействие, которое является определяющим условием возникновения, функционирования и развития системы.

Цель является системообразующим фактором: на основании установленной цели строится многоуровневая целевая концепция организации, что позволяет функционально оформить ее элементы. Функции определяют структуру, а структура обеспечивает реализацию функций. Реакции на изменения внешней среды каждый элемент системы вырабатывает сообразно своему функциональному оформлению в рамочных условиях поставленной цели. Действуя целесообразно и обладая относительно всей организации определённой функцией, каждый элемент вносит свою лепту в эффективное функционирование системы в целом. Вклад каждого эле­мента в эффективность системы определяет его организационный статус.

Переменные, которые характеризуют единицы, образующие систему называются параметрами системы. Сбой в параметрах системы - проблема. Наличие проблем может привести к критическому рассогласованию между концептуальной моделью будущего и реальным положением организации.

Основные термины и понятия, широко используемые в системных исследованиях:

Состояние системы – упорядоченное множество существенных свойств, которыми она обладает в определенный момент времени.

Поведение системы – реальное или потенциальное действие системы.

Действие – происходящее с системой событие, вызванное другим событием.

Событие – изменение по крайней мере одного свойства системы.