Усовершенствование структуры

После создания необходимых таблиц, полей и связей следует заполнить таблицы образцами данных и выполнить с ними различные операции: создание запросов, добавление новых записей и т. д. Это позволит выявить возможные проблемы — например, может потребоваться добавить дополнительный столбец или разбить одну таблицу на две для исключения повторяющихся данных.

Проверьте, можно ли использовать базу данных для получения ответов на нужные вопросы. Создайте черновые формы и отчеты и убедитесь, что в них отображаются нужные данные. Проверьте базу данных на наличие повторяющихся данных и при необходимости удалите эти данные.

В начале работы с базой данных можно выявить области для усовершенствования ее структуры. Нужно обратить внимание на следующие пункты:

• отсутствие необходимых столбцов. Если некоторые столбцы отсутствуют, следует определить, в какую из существующих таблиц можно добавить данные. Если данные относятся к другой теме, может потребоваться дополнительная таблица. Создайте столбец для каждого элемента данных, который требуется отслеживать. Если данные невозможно получить из других столбцов путем вычислений, может потребоваться новый столбец.

• Наличие столбцов, данные которых можно получать из существующих полей путем вычислений. Если данные можно получать из других столбцов путем вычислений — например, пеню можно получить на основе стоимости книги и даты предполагаемого возврата — рекомендуется избегать использования дополнительных столбцов.

• Наличие многократно повторяющихся данных в таблицах. В этом случае следует разделить таблицу на две таблицы и связать их отношением «один-ко-многим».

• Наличие таблиц с большим количеством полей, ограниченным количеством записей и пустыми полями в отдельных записях. В этом случае может потребоваться изменить структуру таблицы, чтобы сократить число полей и увеличить число записей.

• Разбиение каждого элемента данных на минимальные компоненты. Если элемент данных требуется использовать для отчетов, сортировки, поиска или вычислений, его следует поместить в отдельный столбец.

• Наличие в столбце данных, относящихся к теме таблицы. Если столбец содержит данные, которые не относятся к теме таблицы, их следует поместить в другую таблицу.

• Наличие связей между таблицами, представленных общими полями или третьей таблицей. Для создания отношений «один-к-одному» и «один-ко-многим» требуются общие столбцы. Для создания отношения «многие-ко-многим» требуется третья таблица.

Применение правил нормализации

Следующим этапом создания базы данных может стать применение правил нормализации данных (или просто правил нормализации). Эти правила позволяют проверить правильность структуры таблиц. Процесс применения этих правил к структуре базы данных называется нормализацией базы данных или просто нормализацией.

Нормализацию рекомендуется выполнять после внесения в базу данных всех элементов данных и создания предварительной структуры. Цель этого процесса — проверить правильность распределения элементов данных по таблицам. Однако нормализация не позволяет проверить правильность самих элементов данных.

Применение правил нормализации выполняется последовательно; на каждом этапе проверяется соответствие базы данных одной из т. н. нормальных форм. Существует пять нормальных форм. Мы опишем первые три формы, поскольку их применения достаточно для большинства баз данных.