Преобразование элементов данных в столбцы

Чтобы определить столбцы таблицы, следует решить, какие сведения требуется отслеживать для таблицы. Например, в таблицу Книги можно включить столбцы Шифр, Автор, Название, Издательство, Стоимость и Аннотация. Все строки содержат одинаковый набор столбцов, поэтому для каждой строки можно сохранять соответствующие сведения. Например, столбец Автор содержит фамилию автора книги. Каждая запись содержит сведения только об одной книги, и поле название содержит название этой книги.

Первоначальный набор столбцов для каждой таблицы можно дополнять новыми столбцами. Например, удобно хранить имя и фамилию читателя в разных столбцах, чтобы облегчить сортировку, поиск и создание индекса.

Например, адрес также состоит из нескольких компонентов: адреса, города, области, почтового индекса и страны, которые лучше хранить в отдельных столбцах. Например, если требуется выполнить поиск, фильтрацию или сортировку по области, необходимо хранить сведения об области в отдельном столбце. Если планируется хранить в базе данных международные адреса, лучше использовать столбец «Регион» вместо «Страна», т. к. в таком столбце можно указывать области внутри своей страны и регионы других стран. Таким же образом в поле Почтовый индекс можно будет хранить почтовые индексы разных стран.

В приведенном ниже списке содержатся несколько советов по созданию столбцов.

• Не следует хранить в таблицах результаты вычислений. Вместо этого можно выполнять вычисления в Access при каждой необходимости получить результат. Предположим, что в отчете о должниках отображаются промежуточные итоги для читателей. Однако таблица не содержит столбец для промежуточных итогов. Вместо этого таблица включает столбец даты предполагаемого возврата книги. С помощью этих данных Access высчитывает промежуточные итоги при каждой печати отчета. Сами промежуточные итоги не хранятся в таблице.

• Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты. Может показаться, что лучше создавать единые поля для сохранения полных имен или названий книг вместе с их описаниями. Однако объединение различных данных в одном поле затрудняет их дальнейшее извлечение. Следует разбивать информацию на логические компоненты. Например, можно создать отдельные поля для имени и фамилии или для названия издательства, города и года издания.

После создания столбцов в таблицах можно выбрать первичный ключ для каждой таблицы.

Задание первичных ключей

Каждая таблица должна содержать столбец или набор столбцов для однозначного определения каждой строки таблицы. Как правило, в этих целях используется уникальный идентификационный номер, например код сотрудника или серийный номер. В базе данных такие сведения носят название первичного ключа таблицы. В Access первичные ключи служат для быстрого связывания данных из нескольких таблиц и их отображения для пользователя.

Если в таблице имеется уникальный идентификатор, например номер читательского билета, который однозначно определяет каждого читателя, его можно использовать в качестве первичного ключа таблицы, но значения этого столбца должны быть различными для всех записей. Первичный ключ не должен содержать повторяющихся значений. Например, не следует использовать в качестве первичного ключа имена людей, т. к. они не являются уникальными. В одной таблице могут существовать две записи с одинаковыми именами.

Первичный ключ должен всегда иметь значение. Если столбец допускает отсутствующее значение, его не следует использовать в качестве компонента первичного ключа.

Значение первичного ключа не должно меняться. В базе данных с несколькими таблицами первичный ключ одной таблицы может использоваться в качестве ссылки в других таблицах. Если первичный ключ изменяется, это изменение необходимо применить ко всем ссылкам на этот ключ. Благодаря использованию первичного ключа с постоянным значением снижается вероятность нарушения синхронизации с другими таблицами.

Часто в качестве первичного ключа используется произвольное уникальное числовое значение. Например, каждой книге можно присвоить уникальный номер для однозначного определения книги. Этот номер не подлежит изменению.

Если не удается выбрать столбец или набор столбцов для использования в качестве первичного ключа, можно использовать столбец с типом данных Счетчик. При использовании такого столбца в Access автоматически назначаются значения. Такой код не содержит сведений; в нем нет описания строки, которую он представляет. Бессодержательные коды идеально подходят для использования в качестве первичного ключа, т. к. они не изменяются. Первичный ключ, содержащий фактические данные о строке, например номер телефона или имя читателя, более подвержен изменениям, т. к. фактические сведения могут измениться.

В некоторых случаях в качестве первичного ключа таблицы требуется использовать два и более полей. Например, для таблицы сведений о читателях книги, в которой хранятся элементы строк для выданных книг, в первичном ключе можно использовать три столбца: код книги, номер читательского и дата выдачи книги. Первичный ключ из нескольких столбцов называется составным.

В базе данных библиотеки можно создать столбец счетчика для первичного ключа для таблицы Книги – Инв№ (инвентарный номер). Для таблицы Читатели можно назначить первичным ключом поле Номер читательского.