Робота з документацією

У діяльності апарата управлінь державної служби використовується організаційно-розпорядницька документація, яка поділяється на такі групи:

нормативно розпорядницькі документи; оперативні планово-звітні документи; організаційні документи.

Для вивчення потоків і обсягів документації в управлінні необхідно виявити:

- обсяг і склад вхідної і вихідної а також внутрішньої документації;

- динаміку обсягу документації за ряд років чи за рік з розбивкою по місяцях;

- розподіл документаційних потоків по структурним підрозділам;

- способи транспортування внутрішньої і зовнішньої документації;

- порядок обліку, реєстрації контролю виконання і

збереження документів.

При цьому вхідна, вихідна і внутрішня документація повинна класифікуватися як по кореспондентах так і в залежності від адресування і підписання документів.

Вхідні документи класифікуються за наступними групами: по характеру кореспондентів; в залежності від адресування.

Вихідну документацію розрізняють: по джерелу виникнення; в залежності від адресування; в залежності від підписання.

Внутрішню документацію складають: нормативно-розпорядницька документація; розпорядницька; організаційна документація; оперативна планово-облікова документація.

Класифікація документів на групи дає можливість виявити специфіку документів і визначити найбільш раціональні вимоги до них.

Крім якісної характеристики складу документів робиться їхній кількісний аналіз.

Обсяг документації управління визначається шляхом вивчення реєстраційних журналів і картотек, для чого аналізуються місячні, квартальні і річні зведення про документи, що надійшли і були відправлені, матеріали статистичної звітності. Отримані дані можуть бути зведені в таблицю чи зображені графічно у вигляді діаграм. За допомогою діаграм можна наочно показати структуру документації, що надійшла в управління протягом року, співвідношення окремих груп документів.

Після з'ясування кількісних характеристик документообігу необхідно представити напрямок руху основних потоків документації в середині управління, установити взаємозв'язок документопотоків, схему їхніх маршрутів між структурними підрозділами, вивчити методи обробки документів і зміст документальної інформації. Для цих цілей об'єктом досліджень вибирають найбільш типові документи.

Від працівників відділу діловодства необхідно одержати наступні дані: які операції вони роблять з документами, куди направляють сам документ чи його копію, які документи зберігають у себе, для яких цілей і протягом якого терміну.

Усі зведення про види документів, їхній обсяг, склад робіт, зведення про шляхи проходження документів і методах їхньої обробки доцільно представити графічно у виді оперограми чи іншим методом. Це дозволить наочно представити з яких операцій складається процес роботи з документами, виявити зв'язок кожної операції з визначеним робочим місцем і закріплення визначених функцій за відповідними виконавцями.

Використовуючи ці дані, можна визначити, наскільки існуюча система документування і діловодства відповідає в частині вимог відповідних інструкцій. Спостереження за основними, типовими групами документів дозволяють судити про існуючу технологію обробки усього документаційного потоку.

При вивченні процесів роботи з обраними для спостереження документами необхідно установити:

- які структурні підрозділи й у якій послідовності проходить визначена група документів,

- склад виконавців, що беруть участь у роботі з документами у кожному структурному підрозділі,

- склад операцій, виконуваних з документом у кожному структурному підрозділі і на кожному робочому місці,

- повторюваність операцій (де і скільки разів документ реєструється, передруковується, візується, узгоджується),

- види і кількість похідних документів, що виникають у процесі роботи з документом,

- час виконання кожної операції, що включає операційний час і час транспортування документа;

- спосіб транспортування документа усередині управління.

На основі проведеного аналізу необхідно вирішувати наступні питання: чи варто змінити існуючу послідовність роботи з документами; за рахунок чого може бути спрощений процес роботи з документами; чи можливо усунути який вид роботи з документом чи об'єднати його з іншим.

Для визначення загальної кількості документів по структурних підрозділах і управлінню в цілому, необхідно вести щоденний облік кореспонденції.

Особливу увагу потрібно зосередити на вивченні й аналізі тих випадків коли значний обсяг зайвої роботи зв'язаний з багаторазовою реєстрацією документів. При цьому спочатку необхідно визначити кількість реєстрованих і нереєстрованих документів. Технологія реєстрації документів вивчається на основних і найбільш типових, масових для даного об'єкта документах Дані по реєстрації зводяться в оперограми чи представляються в графічній формі які дозволяють установити:

- скільки разів де і ким реєструється той самий документ;

- способи реєстрації документів;

- як використовуються виконавцями зведення реєстраційних журналів чи картотек і для яких цілей.

При аналізі варто виходити з принципового положення про те, що найбільш прогресивною є однократна реєстрація документів на картках.

Важливою складовою частиною дослідження роботи з документами є система контролю виконання документів від якої у значній мірі залежить оперативність і якість роботи управління. Варто вивчити методи і техніку контролю виконання, види документів, що підлягають обов'язковому контролю, а також порядок установлення термінів виконання і контролю різних документів, визначенні конкретних виконавців контрольних документів і зняття документів з контролю.

Крім того вивчається порядок угруповання документів до справи шляхом полисного їхнього перегляду в структурних підрозділах.

Потім вивчається порядок підготовки виконаних документів до наступного їхнього збереження і використання в довідкових цілях

Крім зазначених напрямків аналізу і раціоналізації необхідно врахувати скорочення трудомісткості робіт, що може бути досягнуте за рахунок можливої централізації операцій, спрощення й уніфікації форм документів використання сучасних засобів оргтехніки. Тому раціоналізація технології роботи з документами повинна бути ув'язана у єдиний комплекс заходів щодо наукової організації праці і документообігу проведених в апараті управлінь державної служби.

В результаті проведення аналізу документообігу інформаційне обслуговування керівників і фахівців управління значно поліпшиться в зв’язку із зменшенням терміну доходження відповідного документу до виконавця.