3. Роль планирования в профессиональной деятельности госслужащих

Планирование – это совокупность таких действий, как исследование, аналитика и других для нахождения комплекса решений, направленных на достижение целей какой-либо личности, организации, ряда организаций и т.д.

1. Планирование деятельности служит картой дня

Почему так важно планировать работу с вечера на следующий день? Для того, чтобы выиграть минимум 1 час производительного времени. Во-первых, вы запланируете время подъема. Во-вторых, вы запланируете каждый час свободного времени следующего дня. Что делает обычный человек, который не запланировал день, при наступлении свободного времени? Он в течение 1-5 минут, а то и более, решает, что ему делать. А как вы думаете, можно ли за 1-5 минут полностью оценить свои приоритеты, упорядочить цели, организовать карту всей деятельности, причем все это сделать в голове? В самом начале на это уходит до 1 часа времени. Потому, как следствие, человек принимает решение заняться не настолько важными делами. Он думает, что эти дела действительно важные, но скорее они - срочные, и на его будущее будут иметь слабое влияние.

Каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения, то есть дает 1000% отдачу от вложенных умственной, эмоциональной и физической энергии.

Чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10—12 минут. Эта небольшая затрата 10—12 минут сэкономит вам 100—120 минут исполнения, что обеспечивает увеличение продуктивного времени на два часа в день, то есть на 25% повышает вашу ежедневную производительность с того самого дня, когда вы начинаете планировать свой рабочий день заранее. В месяц это получается 2000-2400 минут, что составляет 4-5 полных рабочих дней!!!

2. Планирование деятельности устанавливает приоритеты

Прежде всего приоритеты помогают попасть в самые важные места. Они не позволяют отправиться в менее важные пункты до тех пор, пока вы не попадете в более важные. Часто мы тратим время на то, что нам нравится, а не на то, что нам необходимо сделать. И в результате не достигаем своих целей. Список приоритетов помогает организовывать время так, чтобы достигать своих целей.

3. И самое важное: процесс планирования работы программирует наш ум.

Вы не замечали, что когда вы четко формулируете свои желания, они сбываются? Так вот, процесс планирования помогает нам уяснить четко для самих себя, что мы хотим и к чему стремимся. Это приводит к тому, что быстрее реализовываются наши желания.

Самое поразительное в этом методе планирования, что некоторые пункты списка обязательно будут повторяться много раз, изо дня в день, пока, наконец, не исчезнут из него. Другими словами, иногда мы считаем, что нам нужно что-то делать, хотя вообще-то вполне можем без этого обойтись. Это дела с низким приоритетом – и со временем они исчезают из списка сами собой.

Каждый вечер составляйте список всех дел, которые вам нужно сделать на следующий день, в том порядке, в котором будете их делать. На следующий день начните заниматься делом №1 и занимайтесь им до тех пор, пока не закончите. Не закончив его, не переходите к делу №2. Поступите так со всем списком, при этом не приступайте к следующему делу, не выполнив предыдущего. Прервать дело разрешается лишь в одном случае: если закончить дело вам помешали обстоятельства, неподвластные вашему контролю. В этом случае сделайте все, что угодно, что поможет вам выполнить эту задачу. Сделайте все возможное, чтобы закончить незаконченное дело – а потом приступайте к следующему.