3. Оснащение рабочего места

Это принципиально важный этап организации рабочего места, ведь от качества его решения зависят все следующие этапы его создания.

Труд государственного служащего имеет четко выраженный интеллектуальный характер, что необходимо учитывать при организации рабочих мест. Также следует считаться с уровнем должности служащего; наличие или отсутствие подчиненных, состав и содержание выполняемых должностных обязанностей и функций, горизонтальные и вертикальные организационные и информационные связки и тому подобное. Все это прямо или опосредствовано влияет на расположившее рабочих мест, размеривай площади каждого, оснащение и тому подобное.

Организация рабочего места представляет собой сложный процесс:

- определение функционального предназначения и содержания труда, то есть специализации рабочего места;

- планирование рабочего места;

- оснащение рабочего места всем необходимым для эффективной работы;

- создание благоприятных условий труда.

Предлагаемые в литературе рекомендации по поводу того, как должно быть организовано рабочее место человека умственного труда, сводятся обычно к готовым рецептам типа «куда что класть». При этом одни авторы прямо указывают, куда ручки и карандаши, куда книги и т.д. и т.п. Другие для большей убедительности вводят понятие «зонирования» рабочей поверхности стола, выделяя на нем «зону обслуживания», «зону планов и набросков», «зону готовых работ». Практически все эти советы похожие один на другой. Их авторы пытаются представить как идеал обычное для них расположение рабочих материалов и ту систему работы, что применяют сами, думая, что она окажется пригодной для всех.

Из позиций НОТ эта проблема оценивается по-другому. Как и в любой другой сфере, наилучший вариант организации рабочего места для умственного труда может быть найден лишь в результате анализа той работы, что на нем будет выполняться.

Умственный труд - это не только чисто умственная деятельность. Работник умственного труда пишет, печатает на машинке, чертит, ищет нужные материалы на полках и в каталожных ящиках. Это беспрестанная цепь разнообразных движений, простых и сложных, однократных и часто повторяемой, требующей или внимания выполняемых автоматически. И все они должны подвергнуться тщательному анализу.

В практике НОТ анализ приемов труда обычно связан с проведением сложных исследований и использованием разных методик: хронометража, снятия циклограмм, замедленной киносъемки, определения энергозатрат и др. В отношении изучения своего рабочего места без этого можно обойтись, но необходимо попробовать расчленить выполняемую работу на элементы - трудовые движения. Такими трудовыми движениями могут быть: «встать», «наклониться», «протянуть руку к предмету» и т.д. По каждому из них стоит сделать вывод в отношении того, насколько оно рационально, при этом особенное внимание обратить на выявление больше всего часто повторяемых движений, для того чтобы подумать о возможности их рационализации.

До того, что в процессе умственного труда выигрыш во времени может быть достигнут за счет рационализации рабочих движений, обычно относятся скептически. Многие считают, что это имеет значение лишь для физического труда. Однако стоит начать анализировать свои движения и сразу оказывается, насколько часто повторяется большая часть из них.

Следовательно, незначительный выигрыш на том или другом движении, что выражается в секундах, суммарно даст ощутимую экономию рабочего времени. Подсчитано, например, что отказ от использования канцелярских папок с тесьмами позволяет сэкономить до недели рабочего времени в год - столько его идет на их завязывание и решение. В процессе анализа оказывается, когда и на что расходуется лишнее время: вдалеке от стола расположены каталожные ящики (каждый раз нужно встать, чтобы найти в них определенный, материал), чистая бумага лежит не из той стороны от машинки, куда складывается напечатанный текст (не используется обратное движение руки) и т.д. Большие расходы времени связаны с при ведением в готовность технических средств, здесь они измеряются уже не секундами, а минутами и часы.

Результаты анализа трудовых движений послужат основой для создания рационального планирования рабочего места.

Многообразие условий умственного труда в разных его сферах не дает возможности создать единственную схему организации рабочего места. Речь может идет лишь об общих требованиях, что к нему предъявляются. Главными из них являются досягаемость и видимость всех рабочих материалов, а также изолированность рабочего места. Требования эти в значительной мере связаны между собой, но целесообразно рассматривать каждое отдельно, потому что пути их реализации во многом разные.

Досягаемость

Рациональное планирование рабочего места допускает такое размещение всех технических средств и рабочих материалов, что позволяет работать без, лишних движений, что приводят к усталости и дополнительным расходам времени.

На этот счет имеются нормативные данные, что определяют размеры зон оптимальной досягаемости, у которых работа менее всего утомительна, и максимальных рабочих зон, ограниченных вытянутыми руками. Зоны эти располагаются в горизонтальной и вертикальной плоскостях и зависят от роста человека. Зная их размеры, можно приступать к решению вопроса о размещении отдельных приспособлений и материалов.

По поводу возможности расположения в зонах досягаемости всего необходимого для работы нередко возникают сомнения. Кажется, что в оптимальные зоны может попасть только небольшая часть материалов и аппаратуры. В большинстве случаев так и бывает, но происходит это, главным образом, из-за непонимания того, насколько важно правильно расположить все необходимые материалы. В границах досягаемости может находиться практически все, что нужно для работы: компьютер, принтер, справочная литература, картотека, канцелярские принадлежности и т.д.

Возможности уплотненного размещения материалов в удобных для работы зонах открываются при использовании приведенных рекомендаций для усовершенствования письменного стола, шкафов и полок за счет увеличения их рабочей поверхности и емкости.

Выполнить требование досягаемости всех материалов на рабочем месте можно за счет рационального взаимного расположившее отдельных предметов мебели. Стоит стремиться к такой их компоновке, при которой они находились бы в непосредственной близости один к одному, образовать единственное целое.

Еще большие возможности расширения рабочей зоны, а значит и досягаемости, связанные с использованием поворотного подвижного рабочего кресла.

Видимость

Это требование организовать свое рабочее место так, чтобы все без исключения материалы в любой момент были видны. Красивая видимость в соединении, с постоянством мест сохранения материалов должна свести на нет потери времени на их поиск. Нормальной должна быть такая организация труда, при котором слово «искать» было бы вообще исключено из лексикона.

Для обеспечения видимости нужна серьезная подготовка рабочего места. В первую очередь стоит добиться того, чтобы каждый используемый в работе материал сохранялся отдельно. Ничто так не затрудняет работу, как сохранение их «навалом», когда папки лежат одна на другой, канцелярские принадлежности - россыпью, книги на полках стоят в два ряда и т.д.

Во избежание этого удобнее всего использовать разные ложементы, лотки, коробки, что выпускаются в настоящее время для сохранения канцелярских принадлежностей, бумаги, микрофильмов, дисков, слайдов и др. Дела, папки, конверты, что сохраняются на полках, стоит отделить один от одного небольшими перегородками. Выдвижные ящики стола также могут быть разделены на секции (например, для сохранения картотек).

Улучшить видимость рабочих материалов можно также за счет увеличения рабочей поверхности стола и вместимости шкафов и полок.

Перечисляя способы облегчения поиска материалов на рабочем месте, остановимся еще на одном важном условии - материалы, используемве в работе, не должны быть «безликими». На этот момент обычно не обращают внимания и не заботятся о том, чтобы соответствующим образом пометить, что именно находится в папке, коробке, конверте, рулоне. Между тем практика показывает, что возлагаться в подобных случаях на память - значит сознательно обречь себя на постоянную потерю времени. Стоит взять за правило помечать документы сразу же, чтобы в дальнейшем не иметь никаких затруднений при их поиске. Способ обозначения (надписи, цифры, символы) зависит от характера материалов. Стоит сделать легко доступными для обзора часто используемые в работе справочные материалы: всякого рода нормативы, условные отметки, единицы измерения и др. и лишит себя таким способом от потерь времени на поиск их в справочниках. Отметим, что бумаги, что лежат под стеклом на письменном столе, есть не что другое, как интуитивное стремление сделать доступной для обзора подобную информацию.

Изолированность

Исследования показывают прямую зависимость между степенью изолированности рабочего места для умственного труда и производительностью работы. Ликвидируется нервное напряжение, что возникает при необходимости работать на глазах.

На практике самое частое отношение к этой проблеме другое. Только малая часть работников умственного труда заботится о том, чтобы изолировать свои рабочие места. Большинство считает, что задача заключается в том, чтобы привыкнуть к работе в любых условиях. Между тем задача достижения определенной изолированности может быть решена самым несложным путем.

В первую очередь ощущение изолированности создается за счет продуманного размещения мебели. Даже при наличии одних письменных столов их почти всегда можно расположить таким образом, чтобы работающие люди не оказались под беспрестанным наблюдением один у одного. Если же, кроме столов, есть еще шкафы и книжные полки, то удается создать действительно изолированные рабочие места. Единственное затруднение в таких случаях может возникать с проблемой освещения: перегораживая помещение, временами сложно сберечь достаточную природную освещенность на каждом рабочем месте. Но недостаток света можно возместить искусственным освещением.

Ощущение одиночества возникает также при использовании разного рода перегородок, ширм (постоянных или временных). Высота их может быть не более 1,1 - 1,2 метра. Ширмы и перегородки - это еще и способ борьбы с шумом.

В тех случаях, когда письменные столы все-таки приходиться ставить или рядом один напротив другого, их тоже рекомендуется отделить один от одного небольшими перегородками, которые можно также использовать для крепления книжных полок.